Otel Finansal Planı Nasıl Yapılır? Excel’de Nihai Finansal Plan!

İçindekiler:

• Giriş Kar Değerlendirmesi
• 1. Varsayımlar
• 1.1 Trendler ve Fiyatlandırma
• 1.2 Diğer Gelir Kanalları
• 1.3 Fiyat Artışı
• 2. Maliyetler
• 2.1 Değişken Maliyetler
• 2.2 Sabit Maliyetler
• 2.3 Başlangıç Maliyetleri
• 3. Raporlar
• 3.1 Finansal tablolar
• 3.2 Başabaş Analizi
• 3.3 Kâr Trend Raporu
• 3.4 Satış Birimlerinin Dağılımı
• 3.5 NPV ve IRR Hesaplayıcı
• Son Düşünceler

Yani, kendi Otelinizi kurmaya karar verdiniz veya sadece kendi Otelinizi açarsanız ne olacağını merak ettiniz.

Belki de bu konuda hala şüpheleriniz var?… Ya da sadece açılıştan önce doğru bir finansal fizibilite çalışmasının nasıl yapılacağına dair ana süreci bilmek istiyorsunuz.

Bu harika.

Bu yazıda, aşağıda yer alan bu üç ana bölüme cevap vermeye çalışacağız:

Yukarıdaki tüm maddeleri daha önce düşünmüş olmalısınız. Ancak bunları madde madde sıralamak ve sayısallaştırmak tüm süreci kağıt üzerinde bile olsa netleştirecektir.

Otel Kârlılığı:

Her işletmenin yapısını ve geleceğini şekillendiren tek bir ortak kelime vardır.

“KAR”. Değil mi?

Ancak, kâr elde etmek tek belirleyici unsur olamaz.

Tahmin edebileceğiniz gibi fizibilite çalışmaları yatırımların kilometre taşlarıdır. Sadece yapılması değil, aynı zamanda düzgün bir şekilde yapılması da gerekir. Söz konusu eylemi gerçekleştirmenin mantıklı olup olmadığını değerlendirebilmelidir. Biraz daha açalım…

Bu durumda, (yıllar boyunca paranın değerinden kaçınarak) temel matematikle;

Yatırdığım miktarı sadece 8 yıl içinde alacaksam neden paramı bu tür bir yatırıma yatırayım?

Yıllık faiz oranları en az %1’den yüksekse, risksizken sahip olmak varken neden risk alıp aynı miktarda para alayım?

Bu nedenle bir fizibilite raporunda bu hususlar da belirtilmelidir:

• BaşabaşNoktası (kümülatif kârın ilk yatırım maliyetini karşıladığınokta ),
• Projenizin o zamanki koşullardakinet bugünkü değeri veya
• Projemin yıllık finansal genişlemesini kontrol etmek içinİç Getiri Oranı.

Bu blog yazısı, bir otel işletmesine nasıl başlayacağınızı adım adım özetlemekte ve Excel’de mülkiyetin finansallarını nasıl ayarlayacağınız konusunda size yol göstermektedir.

Daha iyi anlaşılması için bu fizibilite çalışmasını 3 kategoriye ayıracağız.

1. Varsayımlar
2. Maliyetler
3. Raporlar

Öyleyse Varsayımlar bölümüyle başlayalım.

1. Varsayımlar

Bu bölümde, otelin tüm gelir kanallarını etkileyebilecek tüm faktörleri düşünmelisiniz.

Sadece gecelik fiyat veya kaç oda olduğu değil, aynı zamanda mevsimsel trend nedeniyle doluluk oranı, bazı aylarda daha az talep nedeniyle her ay için ortalama indirim, odalar dışındaki diğer gelir kanalları, yıllık fiyat artışı vb. gibi diğer faktörler.

Şimdi bu varsayımları etkileyen faktörleri sıralamaya başlayalım...

1.1 Trendler ve Fiyatlandırma

Fiyatlandırma bu konuda hassas bir konudur ve çeşitli faktörlerden etkilenebilir. Bu bölümde şu konulardan bahsedeceğiz:

1) Maksimum Doluluk Oranı
2) Mevsimsel Trend
3) Ortalama İndirimler

Ama önce, tüm Konaklama Birimlerinizi, gecelik ücretlerini, mevcut birim sayılarını ve konaklayacak kişi sayısını listeleyin. Bu size müşterilere neler sunabileceğiniz hakkında genel bir perspektif verecektir.

Şimdi bu tabloyu etkileyecek olan trendi tartışabiliriz.

Maksimum Doluluk Oranıile başlayalım.

Maksimum Doluluk Oranı:

Otelinizi kurduktan sonra Maksimum Doluluk oranınıza ulaşabilmek için tanınmanız gerekecektir. Yani her gün tüm odalarınızı veremeyeceksiniz. Markanızın kalitesini artırmak için reklamlara, tanıtımlara, referanslara ihtiyacınız olacak.

Aslında bunu bir Ürün Yaşam Döngüsü gibi düşünebilirsiniz:

Henüz giriş bölümünde olduğunuz için Yıllık Maksimum Doluluk Oranları hakkında da varsayımlarda bulunmanız gerekir. Dolayısıyla sorulması gereken soru şu olmalıdır

“Maksimum kapasiteme kıyasla her yıl kaç kişi beklemem gerekiyor?”

Maksimum Doluluk Oranının ilk beş yılında bu tür sonuçlar bekleyebiliriz.

Gelir varsayımınızın Maksimum Doluluk Oranınızla pozitif bir korelasyona sahip olması konusunda dikkatli olun. Maksimum Doluluk Oranı kaçınamayacağınız bir faktördür.

Mevsimsel Trend:

Mevsimlerin birçok sektör üzerinde önemli etkileri vardır. Bu da aslında onlardan biri. İnsanlar genellikle yaz aylarında seyahate çıkma eğilimindedirler, bu nedenle kalacakları güzel otelleri aramaya başlarlar. Ve her zaman olduğu gibi yaz aylarında (önceden yapılan otel rezervasyonlarının yanı sıra) fiyatlar fırlar!

Mevsimsel trendin anlamı budur.

Dolayısıyla, her ay belirleyeceğiniz fiyatlar değişiklik göstereceğinden, tahminlerinizi çok daha güçlü hale getirmek için varsayımlarınıza Mevsimsel Trend Doluluk Oranı faktörünü dahil etmeniz gerekir.

Ortalama indirim:

Bir önceki faktörde bahsettiğimiz gibi, Mevsimsel Trend nedeniyle, trend sezonlara kıyasla daha az müşteriniz olabilir. Bu nedenle müşteri çekmek için fiyatlarınızı düşürmek isteyebilirsiniz.

Dolayısıyla, bu durumda, otelin pazar segmentini artırmak için daha az talep edilen her ay için bir Ortalama İndirim faktörü verisi girmek mantıklı olacaktır. Sonuçta, aradığımız şey bu. Daha düşük fiyat, daha fazla müşteri çekmek, daha fazla tanıtım, daha fazla itibar, daha fazla para...

1.2 Diğer Gelir Kanalları

Konaklama sizin ana gelir kanalınız olacaktır, ancak büyük olasılıkla tek gelir kanalınız olmayacaktır. Kendi iyiliğiniz için gelir yaratacak başka kanallar aramanız gerekecektir.

Barlar, Mağazalar veya SPA gibi tesisler genellikle otelin günlük fiyatına dahil değildir. Net kârınız için ekstra gelir elde etmek amacıyla bu tür tesisler oluşturmayı düşünebilirsiniz.

1.3 Fiyat Artışı

Markanız güçlenmeye başladığında, gecelik konaklama fiyatlarını ve/veya diğer tesislerdeki hizmetleri/ürünleri artırabilirsiniz.

Dönemler içindeki fiyat artışları nedeniyle, statik fiyatlarınız size en iyi sonuçları vermeyebilir. Çünkü her yılın varsayımlarını ilk yılın fiyat seviyesi ile hesaplıyor olacaksınız.

Bununla birlikte, dönemler boyunca fiyat artışını kontrol edebileceğiniz bir boşluk bırakmak, size her dönemin gelirini kontrol etme dinamiği de sağlayacaktır.

Tüm bu belirleyicileri dahil ettikten sonra, varsayımlarınız gerçeğe daha yakın olacaktır. Maksimum doluluk Oranı, Mevsimsel Trend ve Ortalama indirim dahil olmak üzere bir konaklama türünün aylık gelirini hesaplamak için ihtiyacınız olan tüm verilere sahipsiniz.

Elinizdeki tüm verileri bahsettiğimiz faktörler ve belirleyicilerle entegre ederek her bir gelir kanalının dönemler itibariyle gelirini elde edebilirsiniz.

Böylece, varsayımları etkileyen faktörlerden bahsettik. Şimdi madalyonun diğer yüzü hakkında konuşmanın zamanı geldi.

“Masraflar”.

2.Maliyetler

“Her şeyin bir bedeli vardır” sözünü duymuş olmalısınız. Bu tamamen doğrudur. Varsayımlar kısmında planladığımız geliri elde edebilmek için bunların maliyetini düşünmek, maliyetlerine rağmen her birini yönetmenin mantıklı olup olmadığını değerlendirmek zorundayız.

Ancak öncelikle maliyetlerimizi farklılaştırmamız gerekiyor.

Daha iyi anlaşılması için maliyetleri 3 kategoriye ayıracağız.

1. Değişken Maliyetler
2. Sabit Maliyetler
3. Başlangıç Maliyetleri

Şimdi Maliyetler bölümüyle devam edelim.

2.1 Değişken Maliyetler

Değişken maliyetler, doğrudan tedarik edilen ürün sayısına bağlı olan maliyetlerdir. Satış hacmi seviyenize ve/veya üretim maliyetlerinize bağlıdır.

Yukarıdaki görselde yer alan Değişken Maliyetler sütunu, her bir Tesisin Satış Gelirleri içindeki Değişken Maliyet yüzdesini göstermektedir. Her dönem için değişken maliyetinizi bu şekilde hesaplayabileceksiniz.

Fiyat Artışı bölümünde fiyat artışı için oluşturduğumuz gibi bir maliyet artışı tablosu da oluşturabilirsiniz. Her dönem için maliyet artışının dinamikliğini bu şekilde ekleyebilirsiniz.

Çünkü eninde sonunda maliyetleriniz bir şekilde artacaktır. Bunun nedeni artan ürün fiyatı, enflasyon, bazı ürünlere getirilen yeni vergiler olabilir…

Değişken Maliyeti kullanabileceğiniz başka bir tablo :

Rezervasyon Motorları ve/veya Seyahat Acenteleri ile çalışmayı planlıyorsanız, yukarıdaki gibi bir tablo hazırlayabilir, her kanaldaki gelir payınızı çeşitlendirebilir ve komisyon oranlarını belirleyebilirsiniz.

Otelinizin bu kanallara ödeyeceği komisyon oranı da Değişken Maliyetin bir parçası olacaktır.

2.2 Sabit Maliyetler

Sabit Maliyetler, işinizi sürdürebilmek için her ay veya her dönem ödemeniz gereken maliyetlerdir. Bunlar, ürün veya hizmetinizden bir birim daha satmanızdan etkilenmeyecek bağımsız maliyetlerdir. Örneğin maaşlar, kablolu TV, İnternet, yazılım ücreti, Üniforma vb.

Sabit maliyetlerinizi gözlemleyebileceğiniz bir tablo oluşturun.

Maaşlar da sabit maliyetler olduğundan, altınızda çok fazla çalışan varsa, tüm çalışanlarınızın maaşını mikro yönetmek ve gözlemlemek için maaşlar için ayrı bir tablo oluşturabilirsiniz.

Değişken Maliyetler bölümünde bahsettiğimiz gibi, maliyetler dönemler boyunca artar.

Sabit maliyetler söz konusu olduğunda, zaman içinde maaşlarda ve diğer sabit maliyetlerde de bir artış olabilir. Çalışanlar eninde sonunda yıllık veya altı aylık zamlarını alacaklardır ancak diğer bazı sabit maliyetler de zam alabilir.

Bu nedenle, sabit maliyet artışlarının zaman içindeki yükünü hesaplamak için başka bir tablo oluşturmanız gerekir. Yani temel olarak yapabileceğiniz şey, Fiyat Artışı bölümünde bahsettiğimiz prosedürün aynısını uygulamaktır. Tek fark, maliyetlerin fiyatlar yerine zaman içinde hesaplanacak olmasıdır.

Böyle bir tablo hazırladığınızda paranın değerini de kontrol edebilecek ve maliyetlerdeki küçük artışları analizinize dahil edebileceksiniz. Bu daanalizinizi çok daha gerçekçi kılacaktır.

Aynı tür bir tabloyu maaş artışları için de hazırlayabilirsiniz. Böylece zaman içindeki zamlar da dahil olmak üzere kurumunuzun her ay maaşlar için ne kadar para harcayacağını görebilirsiniz.

2.3 Başlangıç Maliyetleri

Başlangıç maliyetleri, kuruluşunuzu çalıştırmadan önce ödemeniz gereken gerekli maliyetlerdir. Bunlar tekrarlanmayan, tek seferlik ilk yatırım maliyetleridir. Bu durumda, satın alacağınız arazinin maliyeti, yasal ücretler, lisanslar ve izinler olabilir …

Başlangıç maliyetleri farklı bir maliyet türü olduğundan, bunu diğer maliyetlerden ayrı olarak hesaplamanız gerekir.

Ayrıca tekrarlanmayan bir maliyettir, bu nedenle her ay için bir zaman tablosu oluşturmanıza gerek yoktur çünkü yalnızca bir kez ödenecektir. Aşağıdaki tabloda olduğu gibi kendi tablonuzu oluşturabilirsiniz.

Şu ana kadar verilerimizi başarıyla girdik. Tüm süreci analiz etmek için ihtiyacımız olan şey buydu. Gelir ve Maliyet Varsayımları.

Şimdi bu girdileri analiz etme zamanı.

3.Raporlar

Bir fizibilite çalışmasında ne tür raporlara bakılacağı kişiden kişiye değişebilir, ancak biz olması gerektiğini düşündüklerimizi paylaşacağız.

Raporlar bölümünü 5 bölüme ayırdık.

• Finansal Tablolar
• Başabaş Analizi
• Kar trend raporu
• Satış Birimlerinin Dağılımı
• NPV & IRR Hesaplayıcı

İlk raporumuzla başlayalım.

3.1 Finansal tablolar

Mali tablolar, şirketin/kurumun faaliyetlerini ve mali ölçütlerini kontrol etmek için kendisi için tuttuğu belirli bir döneme ait mali kayıtlardır.

Bu kayıtlar aynı zamanda vergi amaçlı olarak devlet tarafından da denetlenir. Şirketin finansal performansı, mevcut durumu ve nakit akışları hakkında veri sağlar.

Finansal tablolar Gelir Tablosu, Bilanço ve Nakit Akış Tablosu olmak üzere üç farklı finansal belge türünü içerir.

3.1.1 Gelir Tablosu

Gelir Tablosu, bir şirketin/kurumun belirli bir dönemdeki mali performansını gösterir. Kar ve zarar tablosu olarak da bilinir.

Gelir Tablosu, Gelirler, Kazançlar, Giderler ve Zararlar olmak üzere dört ana bölüme odaklanır.

Gelir tablosu toplam gelirle başlar ve satılan malın maliyetinden başlayarak giderler düşülerek Net Gelir hesaplanana kadar devam eder.

Yani özetle, Toplam Gelirin Net Kâra dönüşme yoludur.

3.1.2 Bilanço

Bilanço üç bölümden oluşur. Bunlar Varlıklar, Yükümlülükler ve Özkaynaklardır.

Hissedarlar tarafından yatırılan sermaye ile otelinizin sahip olduğu ve borçlandığı şeylerin kısa bir özetidir.

Bu sistemin arkasında çalışan formül şudur: Toplam Varlıklar = Toplam Yükümlülükler + Hissedarların Özkaynakları.

Bu formülün mantığı, bir şirketin sahip olduğu varlıklar için ya ödeme yapması ya da borç alması gerektiğinden kaynaklanır.

Varlıklarda, işletmenin sahip olduğu parasal değeri olan mülkleri (maddi veya maddi olmayan) veya hakları bulabilirsiniz.

Yükümlülükler bölümü kısa ve uzun vadeli borçları, cari ve ertelenmiş vergi yükümlülüklerini, uzun vadeli senetleri ve varlığını finanse etmek için diğer uzun vadeli yükümlülükleri içerir.

Ve son olarak, Hissedarların Özkaynakları, tüm yükümlülükler yerine getirildikten sonra otelinizin sahip olduğu para miktarıdır.

3.1.3 Nakit Akış Tablosu

Nakit Akış Tablosu, bir şirketin belirli bir süre boyunca devam eden faaliyetlerinden ve yatırımlarından giren ve çıkan tüm parayı gösterir.

Nakit Akış Tablosunun, yatırımcıların ve diğerlerinin otelin değerini belirlemesine yardımcı olan finansal tablo olduğu söylenebilir.

Gelir Tablosunun aksine, Nakit akış tablosu nakit muhasebesini izler.

*VAKA ÇALIŞMASI:

A) Müşteriye ürünleriniz karşılığında 100.000 $ peşin ödeme yapmayı teklif ediyorsunuz. 
B) Müşteriye, 2 ay içinde vadeli ödeme seçeneği ile 110.000 $ ödemeyi teklif ediyorsunuz.

Durum A'da, oteliniz ürünlerini müşterilere sattı ve anında 100.000 $ aldınız. Yani Toplam Gelir 100.000 $'dır ve para otelinizin varlık bölümünde nakit olarak bulunmaktadır. 
Durum B'de, oteliniz bu satışı sistemine Alacak Hesabı olarak girer. Yani Toplam gelir 110.000 $'dır ancak bu parayı daha sonraki bir tarihe kadar alamayabilirsiniz. Hala bir ahlaki tehlike riski vardır (bu, alıcının alıcıya rehin verdiği para miktarını ödememesi riskidir). Oteliniz gelir tablosuna göre kârda ve gelir vergisi ödüyor ancak transfer edilmesi gereken para daha fazla veya daha az gelir rakamı olarak gelebilir.

Nakit Akış Tablosu, Faaliyetlerden Kaynaklanan Nakit Akışları, Yatırımlardan Kaynaklanan Nakit Akışları ve Finansmandan Kaynaklanan Nakit Akışları olmak üzere 3 ana bölüme ayrılır.

• CAPEX’in yatırımlardan dolayı artması, nakitte bir azalma olduğu, ancak otelinizin gelecekteki ticari faaliyetleri için yatırım yaptığı anlamına gelir. Daha yüksek bir CAPEX rakamı otelinizden nakit çıkışı olduğunu gösterir.
• Yatırım bölümünde pozitif bir nakit girişi varsa , otelinizin bazı mülklerini ve/veya ekipmanlarını nakit yaratmak için sattığınız anlamına gelir.
• Finansmandan kaynaklanan nakit akışları pozitif bir rakam ise otelinize giren paranın çıkan paradan daha fazla olduğu anlamına gelir. Ancak, negatif bir rakam ise, şirketinizin kredilerini ödediğini veya temettü ödemeleri dağıttığını söyleyebiliriz.

Şimdi, çalışmamızı çok daha güçlü kılmak için nasıl Başa Baş Analizi yapacağımıza bir göz atalım.

3.2 Başabaş Analizi

Başabaş analizi, “sıfır kar” noktasına ulaşabilmek için satılması gereken ürün sayısını ve fiyat seviyesini gösteren finansal bir araçtır.

Biraz daha açalım.

Otelinizi açtınız.

Şimdiye kadar başlangıç maliyetleriniz oldu ve oteliniz faaliyette kaldığı her dönem sabit ve değişken maliyetler de yaratıyor.

Elde edeceğiniz kâr, bir noktada başlangıç ve bahsedilen maliyetleri karşılamalıdır ama NE ZAMAN?

Başabaş noktası, tüm başlangıç maliyetlerinizin projenizin kümülatif karı ile karşılandığı seviyeyi gösterir.

Bu maliyetleri karşıladığında ve projeniz gerçek karlar elde etmeye başladığında, şirketiniz veya projeniz başabaş noktası seviyesinin üzerinde olacaktır.

Basit bir başa baş noktası hesaplayıcısı edinmek isterseniz, aşağıdaki bağlantıdan ücretsiz başa baş noktası hesaplayıcısı Excel şablonumuzu edinebilirsiniz:

Break-Even Analizi Excel Şablonu

3.3 Kâr Trend Raporu

Bu rapor size her ay FAVÖK’ü gösterir. Satış gelirinize kıyasla her ay kârda olup olmadığınızı görebilirsiniz.

*PRO İPUCU:
FAVÖK, her ay faiz, vergi, amortisman ve itfa payları öncesi kazançtır. Tüm değişken ve sabit maliyetleriniz satış gelirlerinizden düşülür ve üzerine amortisman ve itfa payı eklenir.

Amortisman ve İtfa, ekipmanınızın kullanım ömrüne ve fiyat değerine bağlı olan hayali bir maliyettir. İşinizi yürütmek için satın aldığınız ekipmanı ne kadar çok kullanırsanız, bozulma olasılığı o kadar artar ve Gelir Tablosundan düşülmesi gereken negatif bir varlık değeridir. 

Yani hayali, var olmayan bir faktör olduğu için her ay gerçek karı göstermek için toplanır.

3.4 Satış Birimlerinin Dağılımı

Aylık kâr raporunuzu kontrol etmek önemlidir, ancak sağladığınız hizmetlerin özelliklerini kontrol etmek de önemlidir.

Sonuçta hizmetleriniz kar elde etmenize yardımcı oluyor, o halde neden performansı ölçmeyesiniz?

Satış Birimleri Tablosu hazırlamak, sağladığınız her ürün ve hizmet için satışlarınızı analiz etmenize olanak tanır. Stratejinizi geliştirmek için size farklı fırsatlar gösterebilir.

3.5 NPV ve IRR Hesaplayıcı

NBD (Net Bugünkü Değer olarak bilinir), ilk yatırım artı nakit girişlerinin bugünkü değeri ile belirli bir süre boyunca nakit çıkışlarının bugünkü değeri arasındaki farktır.

Bugünkü değer, işletme faaliyetlerinden kaynaklanan gelecekteki nakit giriş ve çıkışlarını içeren projenin bugünkü değeri anlamına gelir.

Gelecekte yaratacağı nakit girişleri de dahil olmak üzere otelinizin değerini hesaplamamıza yardımcı olur. Bu, otelinizin değerini belirlemek için kullanabileceğiniz bir yöntemdir.

NBD için formül şu şekilde yazılabilir:

IRR ( İç Getiri Oranı olarak bilinir) potansiyel yatırımların olasılığını tahmin etmek için kullanılır. Hangi projelerin iyi bir getiri sağlayacağını ve yatırıma değer olacağını ortaya çıkarmak için minimum iskonto oranıdır.

IRR’yi, nakit akışlarının bugünkü değerlerini toplayarak ve aşağıdaki formülün işaret ettiği gibi sıfıra eşitleyerek hesaplayabilirsiniz:

Otelinizin getirmesi gereken minimum getiriyi bilerek, Otelinizin finansallarını analiz etmek ve bilmek çok daha kolay olacaktır.

*PRO İPUCU:

- Raporlarınızda Net Bugünkü Değer ve İç Getiri Oranının bulunması, sermaye bütçelemenizi çok daha iyi optimize etmenize yardımcı olacaktır. 

- Bir projenin veya yatırımın değerine ve üretmesi gereken minimum getiriye bakarak değerli olup olmadığına karar vermenize yardımcı olacaktır.

SON DÜŞÜNCELER:

Fizibilite çalışmaları varsayımlarınızı ölçmenize yardımcı olabilir ve belirli bir eylemi gerçekleştirmenin mantıklı olup olmadığına karar vermek için sayısal bir çıktı verir.

Bu makalenin amacı, bir otel kurmanın finansal yapısını açıklamak ve size süreçle ilgili genel bir bakış açısı kazandırmaktır. Böylece, artık otel finansal planının nasıl yapılacağı hakkında genel bir bilgiye sahipsiniz.

Şimdi başlayabilir ve Excel’de kendi otel fizibilite çalışmanızı oluşturabilirsiniz. Veya bir tane yapmak için zamanınız yoksa şablonumuza göz atın: Otel Finansal Modeli Excel Şablonu

Umarız bu rehber kendi fizibilite çalışmalarınızda size yardımcı olur. Bir şeyden bahsetmeyi atladığımızı düşünüyorsanız, bizimle iletişime geçin!