Pareto Analizi Nasıl Yapılır? 80/20 Kuralı ve Uygulama Teknikleri

Detaylı Pareto Analizi, Pareto İlkesi dahilinde sisteminizdeki sorun ve kusurları anlayıp çözüm üretmenize yardımcı olur. Pareto analizini tüm detaylarıyla bu yazımızdan öğrenebilirsiniz!

Pareto Analizi Nasıl Yapılır?
Vilfredo Federico Damaso Pareto
Detaylı Pareto Analizi İlkeleri
Pareto Prensibi Örnekleri
80/20 Kuralını Her Şeye Uygulamak!
Pareto Analizinin Avantajları ve Dezavantajları
Pareto Analizi için Kendi Pareto Grafiğinizi Nasıl Oluşturursunuz?
Pareto Analizi Yapmanıza Yardımcı Olacak Excel Şablonları
Sonuç

Pareto Analizi Nasıl Yapılır?

Görselleştirilmiş pareto diyagramı, pareto analizinde kullanılan bir grafiktir ve mevcut durumun temel kusurlarını, hatalarını veya sorunlarını gösterir. Sorunların oluşma sayısını veya başka bir deyişle sıklıklarını gösterir. Ardından, her sorunun duruma etkisini hesaplar.

Tüm kusurların toplu etkisi, grafikte kümülatif yüzde olarak gösterilir. Grafiğe bazen sıralı diyagram veya bazı durumlarda Pareto Diyagramı da denir.

Grafik bazlı pareto analizi , bir çubuk grafik ve bir çizgi grafikten oluşur:

Bu ikisinin kombinasyonu söz konusu grafiği oluşturur. Grafikteki çubukların her biri bir kusuru, karşılaşılan bir sorunu veya bir hatayı temsil eder. Çubuğun yüksekliği, genellikle kusurun oluşum sayısı veya bazen sorunun maliyeti olan ölçü birimini gösterir.

Grafikteki çubuklar, en fazla oluşum sayısından en aza doğru sıralanmalıdır.

En uzundan en kısaya doğru gittikleri için grafiği detaylı incelemeden bile hangi problemlerin daha sık ve daha fazla dikkat gerektirdiğini anlamak ve pareto analizi yapmak çok daha kolaylaşır.

Çizgi grafiği, kusurların duruma olan toplam etkisini gösterir:

Bu, çubuk grafikteki kusurlarla ilgili tüm yüzdelerin toplamı anlamına gelir. Pareto analizinde çizgi, kusurlar çözülürse, bu kusurların yüzdesinin ne kadarının giderilebileceğinin göstergesi olarak iş görür.

Kusurlar grafikten çıkarılırsa, bahsedilen kusurların toplam etkisi de azalıyor demektir. Ayrıca çizgi, çözmede hangi kusurları önceliklendirmeniz gerektiğini belirtir, en genel iyileştirmeyi elde etmek için önce bu kusurun çözülmesi gerektiğini gösterir.

*ETKİN İPUCU: Herhangi bir alanla ilgili herhangi bir Pareto şemasında, çizelgedeki çizgi dikse veya aniden dikleşirse, durumdaki problemlerin daha etkili sonuçları olacağı anlamına gelir. 

Böylece, bu kusurlar tespit edilmediği takdirde bir yük haline gelebilir. Ve bu kusurlar tespit edilip grafiğe döküldüğünde çözülmesi gerekir, çözülmezse negatif etkisi daha da artar. Kusurların kümülatif olumsuz etkisi, grafiğinizi hangi alanda oluşturuyor olursanız olun sorunlu olabilir.

Çizgi grafiğinin niteliğinize ve durumunuza temel zararlı faktörleri değerlendiren bir araç olduğunu akılda tutmakta fayda vardır. Başka bir deyişle temel amacı, sorunları analiz etmeye ve hangi soruna öncelik verileceğini belirlemeye yardımcı olmaktır.

Bir Pareto grafiğinin kusurları çözmesini veya sorunlara çözüm sunmasını beklememelisiniz. Pareto analizinde, grafiğin amacı çözmek değil, durumu göstermektir.

Vilfredo Federico Damaso Pareto:

Pareto analizi grafiğinin arkasındaki ana fikir ‘Pareto ilkesi’ veya 80/20 kuralı olarak bilinir. Grafiğin ve temel alınan ilkenin neden ‘Pareto’ olarak adlandırıldığını ve ayrıca ‘80/20‘nin ne anlama geldiği de merak uyandırıcı olabilir.

80/20 kuralını ilk fark eden kişi Vilfredo Federico Damaso Pareto’dur . Pareto kavramının ortaya atan bir İtalyan mühendis, sosyolog ve ekonomisttir. Gelir dağılımı ve bireylerin tercihlerinin analizi konusunda önemli ilerlemeler kaydetmiştir.

80/20 Kuralı:

80/20 kuralının (veya Pareto ilkesinin) oluşturulması, Vilfredo Pareto‘nun arazi açısından önemli bir dağıtım eşitsizliğini fark etmesiyle ortaya çıkmıştır.

19. yüzyılın sonlarında, Pareto, verileri toplayıp işleyerek İtalya’daki mülk ve arazilerin %80’inin nüfusun %20’sine ait olduğunu hesapladı. Bu yaklaşım aynı zamanda gelir farkı, vergilendirme ve zenginlik açısından da kullanıldı.

Ancak, bu ilkenin kullanıldığı alan veya alan ne olursa olsun, yüzdesi asla değişmedi. Toplamın küçük bir kısmı, her durumda etkinin çoğunluğunu oluşturdu. Bu 80 ila 20 ayrım, Pareto‘nun kuralın kendisine ’80/20’ adını vermesiyle sonuçlandı.

Daha sonra yönetim danışmanı Joseph M. Juran, bu kavramı genişletip bir ilke haline getirmek istediğinde, Pareto‘nun adını önerdi. Bu nedenle ismi Pareto analizi olan metot hala birçok alanda kullanılmaktadır.

Detaylı Pareto Analizi İlkeleri

Pareto Prensibi:

Yukarıda bahsedildiği gibi, az sayıda ancak önemli kusur (%20) genel problemin çoğunluğunu (%80) oluşturmaktadır.

Başka bir deyişle, göreli az ama önemli sorun genel olarak en fazla etkiye sahiptir.

Bu ilke, gelir ve servetin nüfus bağlamları arasında dağılımında da geliştirilebilir.

Üretim, Yönetim ve İnsan Kaynakları gibi çok çeşitli alanlarda uygulanabilir. Ayrıca ticari girişimler dışında kişisel konulara ve kişisel düzeyde uygulanabilir.

Ayrıca diğer ilkelerden farklı olarak bir kanun ya da zorunluluk değildir. Bu sadece bir durumun gözlemlenmesidir. Her ne kadar farklı alan ve alanlarda kabul görmüş, geniş çapta kabul görmüş ve geniş çapta uygulanmış olsa da her sorun, senaryo veya durum için geçerli değildir.

Gelecekte, 80/20 kuralı adını hatırlarsanız, ancak bunun ne anlama geldiği konusunda kafanız karışırsa, şu basit açıklamayı hatırlayın: Hayat adil değildir. Hayattaki çoğu şey eşit olarak dağıtılmaz.

Pareto Verimliliği:

Pareto optimalliği olarak da bilinen, herhangi bir durumda, bir tarafı daha iyi hale getirmeden diğer tarafı daha kötü hale getirmenin imkânsız olduğunu veya eşit olması gerekmediğini ve hatta olamayacağını belirtir.

Örneğin, siz ve arkadaşınızın aç olduğunu ve yiyecek sadece bir elmanız olduğunu hayal edin. Ve elmaları sevmediğiniz için yemek istemediğinizi hayal edin.

Ancak arkadaşınız elmayı çok seviyor ve elmayı yiyip açlığını bastırıyor. Sonunda hiçbir şey yemedin ve hala açsın. Öte yandan, arkadaşınız elmayı yedi ve şu anda o kadar aç hissetmiyor. Arkadaşınız daha iyi hissediyor ve siz daha kötü hissediyorsunuz… ve bu Pareto verimliliğidir.

Pareto Prensibi Örnekleri

Bu ilke siz fark etmeseniz de hemen hemen her alanda kullanılmaktadır! En bariz olan alandan başlayalım: Ekonomi.

Ekonomide Pareto Analizi:

Pareto’nun kendisi kavramı ilk kez ekonomi alanında ortaya attı. Nüfusun %20’sinin gözleme tabi olduğu arazinin %80’i zenginlik ile ilgilidir. Pareto bu fikri 1896’da üniversitesinde fark etti. Ve yaklaşık yüz yıl sonra, 1992 Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı Raporu’na bakarsak, Pareto’nun yaklaşık bir asır önce önerdiği şeyi tam olarak görürüz !

Rapor, küresel gelir dağılımının- şaşırtıcı bir şekilde- eşit olmadığını gösteriyor. Veriler, nüfusun en zengin %20’sinin tüm dünyadaki gelirin %82,70’ini kontrol ettiğini gösteriyor.

Böylece 80/20 kuralını kanıtlamış oluyoruz.

İlke aynı zamanda vergilendirmeye de uygulanabilir. Amerika Birleşik Devletleri’nde, nüfusun en zengin %20’si Federal gelir vergisinin %80’ini ödemiştir.

Bilgisayar Bilimi:

Bu ilkenin ve 80/20 kuralının uygulandığı diğer alanlardan biri de bilgisayar bilimidir.

Microsoft’taki optimizasyon çabaları, en çok bildirilen yazılım hatalarının %20’sinin düzeltilmesiyle , yazılım hatalarının ve çökmelerin %80’inin ortadan kaldırılacağını gösteriyor .

Ayrıca hesaplamada kodlama da bu prensibi kullanır. Kodun en zor %20’sinin zamanın yaklaşık %80’inin aldığı belirtiliyor.

Spor Dalları:

Bu prensibin kullanıldığı ve şu anda denendiği alanlardan biri de spordur.

İlke, bir sporcunun fiziksel egzersizlerinin ve alışkanlıklarının %20’sinin performansın etkisinin %80’ine sahip olduğu atletik antrenman için geçerlidir .

Ancak atletik antrenmanlarda 80/20 kuralının henüz bilimsel olarak kanıtlanmadığını belirtmek gerekir.

Sağlık ve güvenlik:

Sağlık ve güvenlik alanında uzmanlar, tehlike önceliklendirmesinin önemini vurgulamak için 80/20 kuralını kullanır. Yaralanmaların yaklaşık %80’inin meydana geldiği tehlikelerin %20’sini aldığı varsayılmaktadır.

Pazarlama:

Herhangi bir sayfanın veya bir hesabın gönderilerinin %20’sinin trafiğin %80’ini oluşturduğu görülmektedir . Yine 80/20 kuralı görülebilir.

Suç İstatistikleri ve Pareto Analizi:

İlke aynı zamanda suç istatistiklerine de uygulanabilir. Elbette oran ve rakamlar ülkeden ülkeye ve bölgeden bölgeye değişir ancak bir ülkede işlenen suçların %80’inin, suçluların %20’si tarafından işlendiğini gösteriyor.

80/20 Kuralını Her Şeye Uygulamak!

Önceki bölümlerde birçok farklı örneği görebileceğiniz gibi, 80/20 kuralı ve ilkesi hemen hemen her alana ve hemen hemen her şeye uygulanabilir!

Ancak, bu kuralı hayatınıza uygulamak istiyorsanız, her zaman aklınızda bulundurun, bu kural sadece sizin durumunuzun bir gözlemidir.

1. Adım: Hedeflerinizi belirleyin

Hedeflerinizin yalnızca %20’sine ulaşırken size toplam mutluluğunuzun %80’ini verecek her şeyi düşünün . Düşünmesi, algılaması ve görselleştirmesi biraz zor gibi görünse de aslında öyle değil. Hayatınızda en çok istediğiniz şeyin bir listesini yapabilir ve ardından ilk %20’yi seçebilirsiniz.

Bu fikir sizi bunaltabilir çünkü hayatta istediğiniz her şeyi listelemek ve belki de kendinizi seçim yapmaya zorlamak isteyebilirsiniz. Her bir hayaliniz ve amacınız, ona ulaşmak için zaman, özen ve çaba gerektirir, bu yüzden onları 2-3 hedefte tutmanız önemlidir; veya başka bir deyişle sadece %20’de kalsın.

2. Adım: Yolunuzu fark etmek

Hedeflerinizin her birine ulaşmak için geçtiğiniz yolları düşünün. Bu yolların çaba-ödül oranı nedir? Genel olarak, çaba-ödül yüzdesi açısından her hedefin dört olası yolu vardır.

Bunlar:

• Düşük Çaba -> Düşük Ödül
• Yüksek Çaba -> Düşük Ödül
• Yüksek Çaba -> Yüksek Ödül
• Düşük Çaba -> Yüksek Ödül

80/20 kuralını hayatınızda uygulamak istiyorsanız az çaba -> yüksek ödül yolunu seçmelisiniz. Maksimum sonuca ulaşmanın en basit yolu, %20 olan düşük çaba ve %80 olan yüksek ödül yoludur. Bu kuralla (ve bu yolla), en iyi Yatırım Getirisini (ROI) de elde edersiniz.

Başkalarının deneyimlerinden ve geçmiş hatalarınızdan ders alın. Sizinkine benzer hedeflere ulaşmak için başkalarının neler yaptığını ve ne tür bir yol seçtiklerini araştırın ve bulun.

İmkanınız varsa onlara ulaşın ve konuşun. Ancak unutmayın, her yol herkes için farklıdır. Yani, sonunda, kendi 80/20 yolunuzu haritalıyor ve yaratıyor olacaksınız.

3. Adım: Eylemlerinizi belirleyin

Harekete geçmek için acele etmeyin. İlk olarak, onları tanımlayın.

Yapabileceğiniz tüm eylemleri inceleyin ve bunların sizi götürdüğü yolu ve yönü izleyin. Kendinize şu soruyu sorabilirsiniz: Büyük resimde büyük bir etki yaratacak bazı temel eylemler nelerdir?

Gereken bazı eylemler nelerdir diye cevap verdiğinizde, o zaman bu eylemleri yapmaya da hazır olursunuz.

4. Adım: Harekete geçin

Hangi eylemlerin gerçekleştirileceğini belirledikten sonra bunları gerçekleştirin .

Ancak bu arada araştırmanızın farkında olun. Yaptığınız eylemler iyi (veya yeterince iyi) yanıt vermediyse, her zaman yeni ve farklı stratejiler deneyebilir ve deneyebilirsiniz. Fikrinizi açabilir ve farklı konularda başkalarının tavsiyelerini alabilirsiniz.

Denemelerinizden ve hatalarınızdan öğrenebilirsiniz.

Pareto Analizinin Avantajları ve Dezavantajları

Her şeyde olduğu gibi, Pareto grafiği oluşturmanın da avantajları ve dezavantajları vardır. Odaklanmanız gereken en önemli faktörleri belirlemek için Microsoft Excel’de kendi grafiğinizi oluşturabilirsiniz. Excel’de, Pareto grafikleri hem dikey çubuklar hem de yatay bir çizgi içeren sıralanmış bir histogram türü olarak düşünülebilir. Pareto grafiğinizi oluşturmanın avantajları şunlardır:

• Kullanıldığı her durumda karar verme sürecini iyileştirir.
• Herhangi bir sürecin ana kusurlarını vurgular.
• Operasyonel ve organizasyonel verimliliği artırır.
• İyi bilinen bir prensibe dayandığından, her alanda düzenli olarak kullanılmaktadır.
• Önemli sorunları belirlemeye yardımcı olur; bu nedenle, bunları çözmek için de yardımcı olur.
• Problem çözme becerilerini geliştirir.
• Herhangi bir durumun önemli unsurlarını sıralamaya yardımcı olur.
• 80/20 kuralı ile sürecin can alıcı faktörlerine odaklanmanıza yardımcı olur.

Dezavantajları şudur:

• Sorunların ana nedenini sağlamaz.
• Durumların derin köklerine inmez.
• Bu sadece bir gözlemdir, herhangi bir kusura, hataya veya soruna bir çözüm değildir.
• Standart sapmayı hesaplamak için kullanılmak üzere ek bilgi ve veri gerektirebilir.
• Olası herhangi bir eylemin herhangi bir sonucunu tahmin edemez.
• Pareto şemasına konulan sorunlara neden olabilecek veya bunları değiştirebilecek dış unsurları ve faktörleri hesaplayamaz.
• 80/20 her zaman doğru değildir. Prensip ve dolayısıyla tablo da %100 sonuçlanmak zorunda değildir.

Pareto Analizi için Kendi Pareto Grafiğinizi Nasıl Oluşturursunuz?

Önceki bölümlerde bahsedildiği gibi, Pareto grafiğinizi oluşturmanın en iyi yolu Microsoft Excel’i kullanmaktır. Bunun nedeni, Excel’in kullanmanız için zaten yerleşik bir Pareto grafiği türüne sahip olmasıdır. Bir araya getirmeniz gereken tek şey, öğelerinizin bir listesi ve sayılarıdır.

Şimdi, bu öğeler sorunlar ve faktörler ile kategoriler ve kusurlar arasında değişebilir. Bu öğeler bir sütuna konulacaktır. Ve başka bir sütuna, bu öğelerin sayısını (veya sıklığını) yazarsınız. Excel’de kendi grafiğinizi nasıl oluşturacağınıza adım adım görelim:

1. Adım: Ham verileri toplayın

Bu, araştırma, deneme yanılma ve/veya görüşmeler yoluyla bilgilerinizi toplamak anlamına gelir. Örneğin, bir restoran işlettiğinizi ve çalışanlarınızın hataları veya kötü davranışları üzerine bir Pareto şeması oluşturmak istediğinizi düşünelim. Aşağıda gördüğünüz gibi iki sütun oluşturuyor olacaksınız:

Şikayet Nedeni	Şikayet Sayısı
İş Başında Telefonla Oynamak	54
Yanlış Sipariş	41
Müşteriye Karşı Kötü Tutum	24
Herhangi Bir Ek İş Yapmamak	8

Adım 2: Histogram Ekle

Bilgileri girdikten sonra bu iki sütunu seçin. Yukarıdaki Ekle sekmesinde, Grafikler grubunu görürsünüz. Histogram sembolüne tıklayın.

Adım 3: Pareto Şeması

Histogram ve Kutu ve Bıyık grafik türlerini görürsünüz. Histogram bölümündeki Pareto grafiğine tıklayın. Pareto grafiğiniz oluşturulacaktır.

Ek adımlar: Grafik başlığınızı girebilirsiniz. Ayrıca, soldaki + sembolüne tıklayıp Pareto grafiğinize hangi grafik öğelerini dahil etmek istediğinizi ve hangilerinin seçimini kaldırmak istediğinizi seçebilirsiniz.

Alternatif adım: Pareto grafiğinizi oluşturmak için Önerilen Grafikler bölümündeki Tüm Grafikler sekmesini de kullanabilirsiniz.

Ham verilerinizi girdikten sonra, Ekle düğmesini tıklamanız ve Önerilen Grafikler’i seçmeniz yeterlidir.

Önerilen Grafikleriniz göründüğünde, Tüm Grafikler’i tıkladıktan sonra sekmede Pareto grafiği seçimi karşınızda olacaktır.

Pareto Analizi Yapmanıza Yardımcı Olacak Excel Şablonları:

Elbette, veri toplamak, onları toplamak ve ardından bilgileri işlemek çok zaman ve sıkı çalışma gerektirebilir. Ancak, tabiki bu böyle olmak zorunda değil!

Someka’nın Excel şablonlarını kullanırsanız, kendi grafiğinizi oluşturma süreciniz çok daha az sürer ve iş sizin için çok daha kolay olur.

Pareto Grafik Oluşturucu:

Someka, Pareto diyagramınızı saniyeler içinde çizmeniz için size kullanıma hazır şablonlar sağlar. Tek yapmanız gereken verilerinizi girmek ve pareto dağılımınızın nasıl göründüğünü görmek. Hızlı bir Pareto diyagram oluşturucu almak için Pareto Grafiği Excel Şablonunu veya Pareto Grafiği Google Sheets Şablonunu indirebilirsiniz.

Pareto Analizi için Satış Panosu:

Diyelim ki müşterinizi ve/veya ürün hizmetinizi detaylandırmak istiyorsunuz. Ayrıca satış trendleri, dağıtım analizleri ve işletmenizin karlılığı ile bölge detaylarına da yer vermek istiyorsunuz. Someka‘nın Satış Panosu Şablonu, profesyonel satış yönetiminde ihtiyacınız olan her şeyi sağlar. Her yönetim departmanı için ‘sahip olunması gereken‘ bir araçtır.

Pareto Analizi için Venn şeması:

Belki de neyin kesiştiğini veya kesiştiğini net bir şekilde görmek için farklı şekil ve boyutlarda Venn diyagramları oluşturmak istersiniz. Someka’nın bunun için de bir şablonu var ve daha da önemlisi ücretsiz! Venn Şeması Şablonu, seçebileceğiniz sekiz farklı diyagram modeline sahiptir. Ayrıca, birçok özelleştirme özelliğine de sahiptir.

Otomatik Akış Şeması Oluşturucu:

İşletmenizin veya şirketinizin bilgilerine ve ölçümlerine derinlemesine dalmak istiyorsanız, akış şemalarının yardımını da kullanabilirsiniz. Someka , yalnızca bir düğme tıklamasıyla ayrıntılı bir akış şeması oluşturucu olan Otomatik Akış Şeması Oluşturucu‘yu sunar . Diğer çevrimiçi akış şeması programları ve yazılımları gibi temel ‘sürükle ve bırak‘ yöntemini kullanmaz. Ayrıca bir ton özelleştirilebilir özellik ile birlikte gelir.

Otomatik Kuruluş Şeması Oluşturucu:

Önceki bölümde Pareto çizelgenizi oluştururken verilen ‘çalışan davranışı örneğini’ hatırlıyor musunuz? Microsoft Excel‘de bir çalışan listesi oluşturduğunuzu hayal edin. Ancak, sadece isimler ve başka hiçbir bilgi kafanızı karıştırmaz. Çalışanlarınızın fotoğraflarına, kime rapor verdiklerine dair bilgilere vb. ihtiyacınız var. Someka’nın Otomatik Organizasyon Şeması Oluşturucusu, Excel çalışan sayfanızı alır ve pratik bir veritabanına dönüşür. Diğer kuruluş şeması araçlarına ve yazılımlarına göre daha ucuzdur ve ayrıca benzersiz ‘Fotoğraf Yükleme‘ ve ek ‘Alt Düzen‘ özellikleriyle birlikte gelir.

Sonuç

Pareto analizi yapmak ve pareto grafiği oluşturmak, grafiği hangi konsept için oluşturuyorsanız kullanın, size avantaj sağlayacaktır. 80/20 kuralı tek başına başarılı iş insanları ve büyük şirketlerin kariyerleri üzerinde büyük bir etkiye sahiptir.

İş, perakende, üretim, toplumsal kategoriler veya kişisel gelişim olsun, gelişmek için Pareto ilkesi her zaman önemli olacaktır. 80/20 kuralını kabul etmek, ham verileri toplamak ve işlemek ve ardından bir Pareto şeması oluşturmak, ‘ başarı ‘ denen bu merdiveni tırmanmanın en güçlü araçlarından ve yollarından biridir.