Çalışan Performans Değerlendirme Süreci: Etkin Performans Ölçümü

İK departmanlarının en çok zaman harcadığı işlerden biri çalışan performans değerlendirme sürecidir. Aşağıda size personel performans değerlendirme süreci ölçümlerine dair tanım, yaklaşımları ve araçları aktardık.

Giriş

Şirketler ancak çalışanları verimli olduğu sürece başarılı olabilir. Şirketinizdeki elemanların performanslarını değerlendirmek bu yönüyle şirketlerin yapmak zorunda olduğu bir süreçtir. İşletmenizde çalışanların tam olarak verimli çalışıp çalışmadığını değerlendirirseniz, şirketinizin genel verimliliği hakkında da fikir sahibi olabilirsiniz.

Aynı zamanda hangi çalışanlar ile yola devam edip hangi çalışanlar ile etmemeye karar vermenizde de doğru değerlendirmenin payı büyüktür. Bu nedenle insan kaynaklarının başlıca görevlerinden biri personel performanslarının ölçümü ve çalışan performanslarının artması için çalışmalar yapılmasıdır.

İnsan kaynakları çalışanları genellikle performans değerlendirme sistemleri veya şablonları kullanarak değerlendirme sürecine harcanan zamanı en aza indirmeye çabalar.

A. Çalışan performans değerlendirme süreci nedir ve nasıl yapılır?

1. Tanım

Performans değerlendirme; şirket çalışanlarının iş yerinde geçirdiği sürede ne kadar verimli çalıştığının ölçümlenmesi olarak özetlenebilir. Performans değerlendirme süreci gerek insan kaynakları çalışanları gerekse patronlar için zorlu bir süreçtir. Bu nedenle performans değerlendirme araçları sıkça başvurulan bir yardımcıdır.

2. Çalışan Performans Değerlendirme Sürecinin Şirkete ve Çalışana Etkisi

Performans değerlendirme şirketin sürdürülebilirliği için vazgeçilmez araçlardan biridir. Tabii performans değerlendirme araçları kullanımı kolay ve insan kaynakları personelleri için anlaşılır olmalıdır. Aynı zamanda yeterli derinlikte analiz yapabilecek kadar ayrıntılı olmalıdır.

Şirketler için performans değerlendirme araçları bir opsiyon değil zorunluluktur. Bu yüzden doğru aracı insan kaynakları departmanına entegre etmek şirketin geleceği için çok önemlidir. Şirkete hem yetkinlik hem de analiz becerisi katar.

3. Çalışan İşveren İlişkisi

Performans ölçümlemek hem şirketin çalışanlarını anlaması açısından hem de çalışanların şirkete kattığı değeri görmek açısından önemlidir. Elde ettiğiniz çalışan performansı hakkındaki içgörüler doğru geri bildirim yapabilmenizi, başarılı çalışanları diğerlerinden ayırt edebilmenizi ve kişisel başarıları ödüllendirebilmenizi sağlar.

Ayrıca elemanlar ve insan kaynakları personelleri arasında daha dürüst ve açık iletişim kurmaya teşvik eder. Bu da şirket içi iletişimi geliştirmekte önemli yer tutar. Elde ettiğiniz veriler ışığında yapılan görüşmeler uzun vadede daha büyük sorunlar ortaya çıkmadan çözülmesine ve sessiz istifa gibi sorunların yaşanmamasını sağlar.

4. Elemanların Performans Değerlendirme Sürecini Takip Etme

Şirketinizde çalışanların performanslarını doğru bir şekilde takip etmek size aynı veya benzer işi yapan farklı kişilerin arasındaki farkı daha kolay anlamanızı sağlar. Şirkete daha fazla değer katan personellerin ödüllendirilmesi ve şirkete bağlılıklarının arttırılması için öncelikle performans takip araçları ile saptama yapılması gerekir.

Ayrıca şirketinizde gerekli etkiyi yapamayan veya olumsuz etkisi olan personelleri diğerlerinden ayırt edebilmenizi sağlar. Bu yönüyle de performans takip araçları kişiler arası farkı anlamanıza yardımcı olur.

5. Sistematik Değerlendirme

Çalışan performans değerlendirme süreci sistematik şekilde yürütülmesi gereken bir işlemdir. Değerlendirme süreci yıllık veya 2 yılda bir olarak yapılabilir.

Sistematik değerlendirmeler size daha açık sonuçlar çıkarır ve şirket çalışanlarının uzun vadede verimliliğini arttırır.

B. Şirketler için Çalışan Performans Değerlendirme Süreci Neden Önemlidir?

Elemanların performanslarının doğru kriterler ile ölçümlenmesi size şirketiniz hakkında genel bir bakış sunar. Aynı zamanda 360 derece performans değerlendirme size hangi noktalarda gelişim sağlayabileceğiniz hakkında da fikir verir.

Elde ettiğiniz performans değerlendirme sonuçları şirketinizin gelişimini doğru yönlendirmek için kullanılabilir.

1. Performans Kalitesi

Performans değerlendirme sistemi aracılığıyla ulaştığınız sonuçlar personellerin performans kalitesi hakkında içgörü sunar.

Doğru performans değerlendirme kriterleri daha açık sonuçlara ulaşmanıza bu vasıtayla şirketinizin hedeflerine daha kolay ulaşmanıza yardımcı olur.

Personel değerlendirmeleri ile hedeflerinizle uyuşan çalışanlarla daha uzun vadeli planlar yaparak daha efektif takım çalışması yapabilirsiniz.

Personel değerlendirme sisteminde, yaptığınız işlemler sonucu çalışanın hangi noktada kendini geliştirmesi gerektiğini nokta atışı saptayabilir ve geri bildirimler ile olumlu etki yapabilirsiniz.

2. Eğitim ve Gelişim Süreçleri

Personel performans değerlendirme sonucu hangi çalışanın ne gibi bir eğitim alması gerektiğine karar verebilir ve bu noktada aksiyon alabilirsiniz. Bu yolla hem çalışanın şirkete bağlılığını arttırabilir hem de personelden aldığını verimi katlayabilirsiniz.

Çalışanlarınızın gelişim sürecinde sabırlı olursanız uzun vadede çok daha verimli personelleri şirketinizin bünyesinde bulundurabilirsiniz.

3. Personellerin Kişisel Farkındalığı

Bazen personelleriniz verimliliklerinin düştüğünü veya neyi yanlış yaptıklarını bilmezler. Personel değerlendirme sistemleri çalışanların dahi fark etmedikleri eksikleri gün yüzüne çıkarır. İK departmanları vasıtasıyla personel bu sorunu anlayınca kendini geliştirmek veya değiştirmek için bir fırsatı olur.

4. Tanınma ve Olumlu Geri Dönüş Alma

Pozitif etkisi olan personellere olumlu geri dönüşler yapmak hem çalışanın gelişimi hem de şirket içindeki değerinin farkına varması sağlanır. Aynı zamanda başarılı personellerin başarılarının fark edilip onlara belirtmek onları daha mutlu eder. Mutlu çalışanlar her zaman daha iyi iş çıkarır. Ek olarak kişisel farkındalıkları ve özdeğerleri yükselir.

Bir şirkette mutlu olmak sadece yüksek ücretler almak veya büyük zamlar almak değildir. İşveren veya İK departmanları başarısını fark edip olumlu geri dönüşler sağlaması da en az büyük bir zam almak kadar etkilidir.

5. Personel Zayıflıkları

Performans Değerlendirme formları ile hangi çalışanın yeteri kadar başarılı olmadığı saptanabilir. Şirketin standartlarını hangi personel düşürüyor anlaşılıp aksiyon alınabilir veya geri dönüşler ile gelişim sağlanabilir.

İK personelleri için personel değerlendirme sürecini Excel şablonu ile yürütmek ise en kolay tercihtir. Gerek Excel’in hemen her çalışan tarafından aşina olunması gerekse Excel şablonları yoluyla 3. Parti bir yazılıma gerek duymadan çalışması nedeniyle Microsoft Excel en popüler performans değerlendirme araçlarından biridir.

Someka’nın Personel Değerlendirme Excel Şablonu ile İK çalışanları tüm personelleri hızlı ve kolayca değerlendirip doğru analizler yapabilir.

C. Personellerin Performans Değerlendirme Süreci

Performans değerlendirme araçları genellikle yeteri kadar önemsenmez ve her proje bittikten sonra faydalanılmaz fakat başarılı şirketler düzenli ve sürekli olarak performans değerlendirme araçlarından faydalanır.

Tabii ki başarılı bir projeden sonra kimse geri dönüm süreçleri tek tek incelemek istemez fakat şirketin olumlu gelişimi için başarılı projelerin bile her süreci tek tek değerlendirilmeli ve bu sonuçlar analiz edilmelidir.

1. Hedefler ve Sonuçlar

Performans değerlendirmesine başlamadan önce ilk olarak personellerden beklentilerinizi ve şirketinizin hedeflerini ortaya koymalısınız. Her proje için belirlediğiniz hedeflere hangi çalışan ne kadar ulaşabilmiş bunun incelemesini yapmalısınız. Şirket hedefiniz ve personel performansınız arasındaki fark ise gelişim göstermeniz gereken alanı işaret eder.

Şirketinizin hedeflerini belirlerken realist olmalı fakat şirketinizin geleceği hakkındaki hayallerinizi de göz ardı etmemelisiniz.

Someka’nın SMART Hedefler Şablonu ile güçlü ve zayıf yönlerinizi saptayabilir ve şirketiniz için uzun ve kısa vadede hedefler koyabilirsiniz. Güçlü ve zayıf yönlerinizi ışığında koyduğunuz hedefleriniz ulaşılabilir ve anlaşılabilir olacaktır.

2. Personellerin Performans Değerlendirme Süreci ve Gözlemleme

Personellerin performans analizini yapmak için onların iş akışını bozmadan takip etmek ve kendilerinin dikkatini dağıtmamak çok önemlidir. Bu sayede hem personellerin konsantrasyonları bozulmamış hem de onların her zamanki iş performansı üstünden değerlendirebilirsiniz.

Ek olarak, değerlendirme görüşmeleri ilk olarak grupça daha sonra ise birebir şekilde yapılmalıdır. Bunun temel sebebi bazı çalışanların grup içinde fikirlerini rahat bir şekilde beyan edememesidir. Aynı zamanda fikirlerini beyan eden insanlar için de diğer personellerin çalışma arkadaşlarının sorunlarını anlamasını sağlamaktır.

Görüşmelerde hem resmi ve ciddi sorular hem de iş dışında kalan, grubun veya kişinin iletişime açılmasına yarayacak rahatlatıcı sorular sorulmalıdır. Rahatlayan personeller ciddi ve önemli sorulara daha kolay cevap verir.

Personellerin performans ve yetenekleri birkaç temel özelliğe göre değerlendirilir;

• Liderlik
• Proje Yönetimi
• Şirket değerleri ile uyum
• Kariyer hedefleri
• Problem çözme becerisi
• Teknik beceriler
• İletişim becerileri

3. Performans Değerlendirme Süreci Sonuçlarını Analiz Etme

Çalışan performans değerlendirme sürecinde, görüşmeler tamamlandıktan sonra yapmanız gereken elde ettiğiniz bulguları sistematik bir şekilde işlemek ve sonuçları analiz etmektir. Elde ettiğiniz bulguları doğru bir şekilde işlemek ve bunları doğru bir şekilde analiz etmek daha önce fark edilmeyen hataları ortaya koyar.

Analiz sonuçları işlenip belirli saptamalar yapmanın sonucunda personeller ile tekrar görüşme yaparak kendilerine geri bildirim yapmalısınız. Bu sayede çalışanların performansını kısa sürede arttırmasına veya yüksek performanslı çalışanın şirkete bağlılığının artmasına yardımcı olur.

Bu süreci İK departmanı için kolaylaştıracak birçok form ve şablon bulunuyor. Şablon veya formlar yoluyla süreci hızlandırabilir ve departmanın iş yükünü azaltabilirsiniz.

Şablon veya formda bazı temel bilgiler yer almalıdır. Personel ismi, departmanı, rütbe ve iş tanımı, iş başlama tarihi ve son olarak değerlendirme alanı bulunmalıdır.

D. İK Departmanlarını Destekleyici Excel ve Google Sheets Şablonları

1. 9 Kutu Modeli Excel ve Google Sheets Şablonu

Çalışan performans değerlendirme sürecinde 9’lu yetenek yönetimi matrisi veya McKinsey Matrisi olarak da anılan şablonumuz size yardımcı olacaktır. Bu şablon,  personelleri 9 ana kategoride performans ve potansiyellerini değerlendirmek için kullanılır.

Özellikle 20 ve fazla çalışanı olan şirketlerin verimliliklerini arttırmada çok faydalıdır. Personelleri değerlendirmelerine göre 9 kutu modelinde bir gruba dahil olurlar. Her grup için yaklaşım farklıdır. Farklı gruptaki çalışanlara farklı geri bildirimler yaparak veya destekler vererek şirketin daha verimli işlemesi sağlanır.

2. İş Alım Takibi Excel Şablonu

A. İK departmanı çalışanlarının belki de en çok zaman harcadığı görev işe alım sürecidir. Bu süreç adaylar için yorucu olduğu kadar, işe alım yapan İK departmanı personelleri için de zorludur.

İş Alım Takibi Excel Şablonu, çalışan performans değerlendirme sürecini baştan sona rahatlıkla kontrol etmeyi ve doğru kişiyi işe almanıza yardımcı olur. Ayrıca, güncel tüm Excel versiyonlarında Mac veya Windows işletim sistemi fark etmeksizin çalışır.

Sonuç

Performans değerlendirme süreçleri gerek çalışanlar gerekse İK departmanları için uzun ven yorucu olabiliyor. Bu süreci en sorunsuz ve doğru sonuçlar elde ederek tamamlamak için emek ve çaba yeterli gelmeyebilir. Bu noktada form veya şablonlardan yardım alarak, İK departmanının iş yükünü azaltabilir ve daha doğru sonuçlar elde ederek personellerden aldığınız verimi arttırabilirsiniz.