Potansiyel Müşteri Listesi Oluşturma: Excel’de Kendi CRM’inizi Oluşturun!

Müşteri adayı yönetimi, başarılı bir şekilde müşteri elde etmek için izlemeniz gereken en önemli süreçlerden biridir. İşletmeler, müşteri adaylarını düzenleyerek ve takip ederek giderek daha fazla alıcı elde ederler. Dolayısıyla, bir satış müşteri adayı, başka bir işletmenin, bir müşterinin veya bir alıcının ürününüze veya hizmetinize gösterdiği ilgi anlamına gelir. Bazen müşteri hizmetleri ve pazarlama departmanları için tam olarak neyin ‘müşteri adayı’ olarak değerlendirilebileceğini belirlemek biraz kafa karıştırıcı olabilir.

Bir satış fırsatı her şey olabilir. Sosyal medya platformlarından herhangi birinde doğrudan mesajla yapılan küçük bir iletişimden, satın alma için ayrıntılı bir e-posta talebine kadar. Bir müşteriden gelen her iletişimi ciddiye almalı ve olabildiğince hızlı bir şekilde takip etmelisiniz. Çünkü her satış potansiyel müşterisi şirketiniz için bir kâr şansına sahiptir. Bir müşteri adayı ne kadar küçük olursa olsun, her zaman bir satın alma ile sonuçlanabilir. Bununla birlikte, hangi müşteri adaylarının takip edileceğine ve hangi müşteri adaylarına öncelik verileceğine ilişkin kriterler belirlemek, işletmeniz ve çalışanlarınız için yararlı ve faydalı olacaktır. Bu, müşteri adaylarınızı organize etmenin ve izlemenin her işletme için dikkate alınması gereken bir süreç olduğu anlamına gelir.

Kurşun Yönetimi İşletmeniz İçin Neden Önemli?

Müşteri adayı yönetiminin şirketiniz için neden önemli olduğunu merak ediyor olabilirsiniz. Satış potansiyel müşterilerinizin yönetimi ve organizasyonu olmadan, daha fazla kâr elde etmek için yanlış bir ilk adım atmış olacağınızı söyleyebiliriz. Daha doğrusu, başarıya ulaşmak için hiçbir adım atmamış olursunuz. Çünkü müşteri adaylarınızın bu şekilde organize edilmesi, amacınıza odaklanmanıza yardımcı olur.

Hiçbir Kaynağınızı Boşa Harcamayın

Herhangi bir yönetim olmadan, zaman, para ve çalışanlar gibi kaynaklarınızı yanlış kişilere; ürün veya hizmetlerinizle ilgilenmeyen kişilere harcıyor olursunuz. Satış potansiyel müşterilerinizi takip etmek sizi bu çıkmaz sokaklardan kurtaracak ve ürün ve hizmetlerinizi satın almak isteyen müşterilere odaklanmanıza yardımcı olacaktır.

Bütçeleme

Müşteri adayı takibi yalnızca gelirinizi artırma fırsatı sunmakla kalmaz, aynı zamanda finansal kaynaklarınızı nasıl tahsis edeceğiniz konusunda da size yardımcı olur. Satış potansiyel müşterilerinin izlenmesi ve düzenlenmesi, mali işlerinizin ayrıntılı ‘büyük resmini’ ortaya çıkarır. Bu resim gelirinizi, satışlarınızı, pazarlama bütçenizi, toplam harcamalarınızı vb. içerir.

Bunları hesaplamak ve her küçük harcamayı veya finansal kazancı düzenlemek, sonunda işletmenizin modellerini, finansal performansını anlamanıza ve ayrıca şirketinizin finansal geleceğini daha iyi tahmin etmenize yardımcı olacaktır. Satış hedefleri belirlerken aynı zamanda harcama bütçenizi de sınırlandırmış olursunuz.

Satış Aşamalarını İyileştirmek

Bu, müşteri adayı yönetiminin ürünlerinizi müşterilerinize zorla kabul ettirmenize yardımcı olacağı anlamına gelmez. Ancak müşterilerinizin ürün ve hizmetlerinizi hangi aşamada satın almayı reddettiklerini ve hangi aşamada satın almak istediklerine ikna olduklarını size gösterecektir. Örneğin, satış müşteri adayı yönetiminiz, müşterilerinizle ne kadar geç iletişime geçerseniz, ürünü o kadar az satın aldıklarını gösterir. İletişim sürenizi ve müşteri hizmetlerinizi ayarlayarak daha fazla satış, daha fazla müşteri ve elbette daha fazla kâr elde edebilirsiniz.

Temaslarınızı Excel’de Nasıl Düzenleyebilirsiniz

Potansiyel müşterilerinizi takip etmek ve düzenlemek için seçeceğiniz yol tamamen size ve şirketinizin ihtiyaçlarına bağlıdır. Potansiyel müşterilerinizi toplamadan ve Microsoft Excel’de bir elektronik tabloya koymadan önce; ilk olarak, şirketinizin şu anda neye sahip olduğuna ve ihtiyaçlarının neler olduğuna karar verin. İşletmenizin satış potansiyel müşterilerinizle ilgili aşağıda verilen yönlerini değerlendirmeniz gerekir:

Bütçe

Satış potansiyel müşterilerinizi Excel’de takip etmek ve düzenlemek, temel bir elektronik tablodan ayrıntılı bir müşteri ilişkileri yönetimine (CRM) kadar değişebilir. CRM’ler uzun vadede size yardımcı olabilse de, müşteri adayı yönetim sistemlerine kıyasla daha pahalı bir seçimdir.

Satış potansiyel müşterilerinin izlenmesi ve düzenlenmesi için gerekli ve belirli miktarda parayı ayırmak için amirlerinize veya bütçe müdürünüze danışın. Müşteri adayı yönetim sistemi veya CRM kullanma tercihi, aldığınız bütçeye ve şirketin gerekli miktarda yatırım yapma isteğine bağlıdır.

Hedef

Yıllık müşteri sayınız ne kadar? Şirketin fiyat teklifi veya gelirle ilgili hedefi nedir? Şirket her yıl kaç müşteriyle ilgileniyor? Bu soruların yanıtları bir müşteri adayı yönetim sistemine karar vermenize yardımcı olacaktır. Böylece, şirketin finansal hedeflerini belirledikten sonra satış potansiyel müşterilerinizi takip etmek için bir plan oluşturabilirsiniz.

Çalışanlar

Şirketin finansal hedefini belirlerken, çalışanlarınızı da bu hedefe göre ayarlamanız gerekir. Potansiyel müşterileri takip etmek ve iletişimi sürdürmek kolay ya da kısa vadeli bir iş değildir. Potansiyel müşterileri sürekli arayabilecek, e-postalarla yorulmadan iletişimde kalabilecek, bilgileri analiz edebilecek ve her zaman yeni müşterileri takip edebilecek bir çalışan ekibine ihtiyacınız var. İşe aldığınız kişiler ve ekipteki kişi sayısı, şirketin hedefine ulaşma isteğinizi belirler. Şirketin hedefini, sizin hedefiniz haline getirin; o zaman çok daha kararlı ve hevesli bir şekilde devam edersiniz.

Analiz

Herhangi bir işi büyütmek, geçmiş hataların analizine dayanır. Şu anda bir müşteri adayı yönetim sisteminiz (veya bir müşteri ilişkileri yönetim sisteminiz) varsa, zayıf yönlerini araştırın. Neyin geliştirilebileceğini analiz ederek sorunu tam olarak tespit edebilirsiniz. Başka bir deyişle, sorunu bulun ve ardından söz konusu sorun için bir çözüm bulun.

Kayıtlar

Potansiyel müşterilerinizi Microsoft Excel’de izlemenin ve düzenlemenin belki de en önemli kısmı kayıt sürecidir. Ama asıl soru şu: Hangi bilgileri kaydetmek istersiniz? Hangi bilgileri not edip saklayacağınızı ve hangi bilgileri not etmeyeceğinizi belirlemek karmaşık ve zor bir süreçtir. Bu, işletmenizin alanına bağlıdır ve yazılacak müşteri bilgileri de buna göre değişir. Örneğin, potansiyel müşterinizin ayakkabı numarasının önemli olmayacağını düşünürsünüz, değil mi? Ancak, ya bir ayakkabı üreticisiyseniz? Potansiyel müşterilerinizin ayakkabı numarası kayıtlarınızda tutacağınız bir numaralı bilgi olacaktır. Ancak şirketinizin faaliyet gösterdiği alan ne olursa olsun, potansiyel müşterilerinizin her zaman kaydetmeniz ve saklamanız gereken bazı bilgileri ve iletişim bilgileri vardır:

Genel Bilgiler:

• İşletmenin Adı
• İletişim Kurulan Kişinin Adı
• İş Kategorisi
• İletişim İlerlemesi: Bu, sizin veya ekibinizdeki çalışanlardan birinin hangi aşamaya geldiğini gösterir. Müşteriyle konuşurken ne kadar ilerleme kaydettikleri not edilecektir. Ayrıca, müşterinin ürün ve hizmeti satın alma konusundaki istekliliğinin yüzde kaç olduğu da detaylandırılabilir.
• İletişim Durumu: Bu bilgi, müşteriyle hangi yöntemle iletişime geçildiğini gösterir. Bu bir e-posta, telefon görüşmesi, doğrudan mesaj veya hatta sosyal medya platformlarından herhangi birinde bir yorum yanıtı olabilir.

Adres Bilgileri:

• İşletmenin Adresi (veya Müşterinin Kişisel Adresi)
• Ülke
• Bölge
• Devlet
• Şehir
• Zip Kodu

İletişim Bilgileri:

• Telefon Numarası
• E-posta
• Alternatif (veya İkincil) E-posta
• Şirketin Web Sitesi
• Faks Numarası
• Ek Notlar

Verilerinizi Bir Elektronik Tabloya Nasıl Aktarırsınız

Yukarıda bir önceki bölümde bahsedilen hususları belirleyerek müşteri adayı izleme sürecinizi başlatabilirsiniz. Ancak, müşteri adayı yönetimi tamamen kararlar almak ve bunları işinize uygulamakla ilgilidir. Bu nedenle vermeniz gereken bir diğer önemli karar da verilerinizi bir elektronik tabloya aktarmak için seçeceğiniz yoldur.

Günümüzde, dijital çağda, verilerinizi bir elektronik tabloya aktarmanız ve girmeniz için sayısız uygulama, çevrimiçi araç ve üçüncü taraf yazılım bulunmaktadır. Ancak en çok kullanılan ve kullanışlı programlar Microsoft Excel ve Google E-Tablolar’dır. Excel daha geleneksel bir yol olsa da; Google E-Tablolar, verilerinizi harici uygulama ve yazılımlardan içe aktarmak için birçok farklı yaklaşım sunar. Şimdi Microsoft Excel veya Google E-Tablolar kullanarak verilerinizi bir elektronik tabloya aktarmanın farklı yollarına bakalım.

Microsoft Excel’de Yöntemler

Verilerinizi Excel’e manuel olarak aktarın:

– Belki de izleyebileceğiniz en temel ama aynı zamanda en ilkel yaklaşım, verilerinizi içe aktarmanın manuel yoludur. Bu, tüm verilerinizi harici bir kaynaktan manuel olarak tek tek girmek anlamına gelir. Bu aynı zamanda verilerinizi bir elektronik tabloya aktarma yöntemini kullanan en zaman alıcı ve enerji gerektiren yöntemdir. Bu yöntemi kullanmanın anlaşılır görünmesinin tek yolu, verilerinizi bir kağıt parçasından bir elektronik tabloya aktarıyor olmanızdır. Aksi takdirde, tüm verilerinizi bir elektronik tabloya koymanın bu kapsamlı ve külfetli yolundan kaçınmaya çalışın.

– Microsoft Excel, veri giriş sürecinizi daha kolay ve hızlı hale getirmenize yardımcı olmak için yaklaşık 400’den fazla işleve sahiptir. Excel, temel veri işleme sistemleri oluşturmada harikadır; bu nedenle, satış potansiyel müşterilerinizi takip ederken ve düzenlerken de kullanışlı olacaktır.

Excel Eklentileri veya Üçüncü Taraf Şablonları:

– Veya Excel’in yerleşik işlevlerinin verilerinizi başarılı bir şekilde içe aktarmanız için yeterli olmadığını düşünüyorsanız, her zaman eklentileri ve üçüncü taraf şablonları gibi diğer araçları kullanmayı deneyebilirsiniz.
Basit ama profesyonel tablolar oluşturabileceğiniz bir lider takip şablonu hayal edin. Ayrıca, satış ‘Durumunuzu’ ve müşterinizle ‘İletişim İlerlemenizi’ kolayca seçebilmeniz ve güncelleyebilmeniz için size açılır menüler sağlar. Şimdi, bu şablonun ücretsiz olduğunu hayal edin. İmkansız gibi görünüyor, değil mi? Aslında değil! Bu Potansiyel Müşteri Listesi Şablonu, satış potansiyel müşterilerinizi takip etmek için müşteri verilerinizi kaydetmeyi ve takip etmeyi sağlar. Kurulum gerektirmeden hem Windows hem de Mac cihazlarla uyumludur, indirdikten hemen sonra kullanıma hazırdır. Ve ayrıca tamamen ücretsizdir!

– Verilerinizi Excel’e aktarabileceğiniz diğer bir seçenek de bunu bir veritabanı aracılığıyla yapmaktır. Araç çubuğunda sağ üst köşedeki ‘Veri’ye tıklarsanız, ‘Dış Veri Al’ seçeneğini görürsünüz. Bu, verilerinizi bir veritabanından içe aktarmanız için ana araçtır. Veritabanınızı Microsoft Access aracılığıyla, herhangi bir web sitesinden, metin tabanlı bir veritabanından veya diğer (üçüncü taraf) kaynaklardan içe aktarmayı seçebilirsiniz.

Google E-Tablolar’daki Yöntemler

Verilerinizi E-Tablolara manuel olarak aktarın:

Verilerinizi uygulamaya manuel olarak girme süreci her iki yazılımda da neredeyse aynıdır; ancak verilerinizi girdikten sonra eş zamanlı olarak Google E-Tablolar’da kaydedilir ve buluta yüklenir. Bu, belgenizi kaydetmeyi veya güncellemeyi hatırlamadan, Google sunucularına kaydedildiği anlamına gelir; bu nedenle, Google hesabınıza giriş yapabileceğiniz herhangi bir dijital cihazdan erişilebilir hale gelir.

Üçüncü taraf araçlar ve eklentiler:

En popüler olanlardan biri Supermetrics olarak adlandırılır. Facebook, Twitter, Instagram, Reddit gibi birçok farklı sosyal medya platformundan ve ayrıca Google Adwords ve Facebook Ads gibi reklam platformlarından verilerinizi içe aktarmanız için tasarlanmıştır. Ve kullanımı çok kolaydır. Sadece kuruyorsunuz; verilerinizi aktarmak istediğiniz platformu seçiyorsunuz ve sorgu yapıyorsunuz. Ve açılmasa bile, Supermetrics içe aktardığınız veriler üzerinde otomatik yenilemeler ve güncellemeler planlar.

Verilerinizi yerleşik bir veritabanından içe aktarın:

Microsoft Excel ile aynı. Yine, Supermetrics Sheets eklentisini kullanırsanız, verilerinizi bir SQL sunucusundan da içe aktarabilirsiniz.

Farklı biçimlendirilmiş veri depolarından içe aktarma:

Verilerinizi XML, HTML, RSS veya CSV formatında tutuyorsanız, bunlarda depolanan verileri bir Google E-Tablolar elektronik tablosuna aktarmanız da mümkündür. Bu, blog gönderilerinden, farklı çevrimiçi mağazalardan ürün açıklamalarından ve genel olarak URL’lerden veri getirebileceğiniz anlamına gelir.

Kendi özel kodunuzu yazın:

Veri içe aktarmanın teknik yönü konusunda bilgiliyseniz, farklı görevleri otomatikleştirmek ve süreci kendiniz için kolaylaştırmak amacıyla kod yazmak için bulut tabanlı komut dosyası aracı Google Apps Script’i (aynı zamanda bir programlama dilidir) kullanabilirsiniz.

Bunlar, içe aktardığınız verilerle temel tablolardan oluşan elektronik tablolar oluşturmanızın yollarıdır. Ancak, müşteri adayı listenizin çoklu bir elektronik tablo ve ayrıntılı bir satış müşteri adayı listesi olmasını istiyorsanız, bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemi oluşturmaya da yönelebilirsiniz.

Excel CRM Olarak Kullanılabilir mi?

Kısa cevap yankılanan evet! Ancak Microsoft Excel’i CRM’iniz olarak kullanabilmek için CRM’in ne olduğunu ve ne işe yaradığını anlamanız gerekir. Basitçe söylemek gerekirse, bir CRM 1980’lerde kullandığınız bir ajanda veya planlayıcıdan farklı değildir. Kavram aynı olsa da dijital çağdaki gelişmelerle birlikte kavramın işlevleri ve kullanılabilirliği oldukça pratikleşmiştir.

CRM, herhangi bir dijital cihazdan erişilebilirlik, çalışan ekibinizle bağlantı, doğru ve ayrıntılı analiz raporları, şirketin gereksinimlerini karşılamanızı sağlamak için geniş özelleştirme kataloğu için çaba gösterir. Ayrıca hassas verileriniz için güvenlik ve daha kolay bir süreç için otomasyon sunar.

Artık Microsoft Excel’i bir CRM olarak kullanmak mümkün; ancak bu entegrasyonun artıları ve eksileri var:

+ Excel, dünya çapında en çok bilinen elektronik tablo programıdır. Her muhasebe firması ve her satıcı, müşteri ve şirket bilgilerini aynı şekilde veya Excel’de kaydeder ve izler.

+ CRM sisteminizi geliştirmek için sonsuz sayıda şablon indirebilir ve entegre edebilirsiniz. CRM sisteminizi oluşturmanıza yardımcı olacak bu şablonlardan bazılarını aşağıda bulabilirsiniz.

+ Aslen bir elektronik tablo aracı olmasına rağmen, özellikle karmaşık CRM yazılımı gibi rakiplerine kıyasla çok daha ucuzdur.

+ Belirtildiği gibi, diğer CRM uygulamaları ve araçları karmaşıktır ve neredeyse hepsi iş dünyasındaki profesyoneller için üretilmiştir. Excel, CRM olarak kullanmak isteseniz bile herkesin kolayca öğrenmesi ve kullanmaya başlaması için tasarlanmıştır.

– Belki de Microsoft Excel’de eksik olan tek ve en önemli özellik işbirliği yeteneğidir. Çalışan ekibiniz arasında işbirliği yapmak için .xls veya .xlsx dosyalarını kaydetmeniz ve göndermeniz gerekir. Ayrıca, aynı dosya üzerinde eşzamanlı canlı düzenleme ve işbirliği yapma seçeneğinden de yoksundur.

En İyi Excel CRM Şablonları

Vertex42’nin CRM Şablonu geniş bir tablo yelpazesi sunar. İletişim Günlüğü, Satış Günlüğü ve İletişim Ayrıntıları’na verilerinizi girebilir ve ayarlayabilirsiniz. Ayrıca sadece Ekip Üyeleriniz için bir tablo sağlar, böylece çalışanlarınızı farklı rollere kolayca atayabilir ve ilgilendikleri müşteri sayısını detaylandırabilirsiniz. Şablon ayrıca ücretsizdir, şimdi indirebilir ve Excel’de CRM’iniz olarak kullanabilirsiniz!

Chandoo’nun farklı geliştiricilere ait farklı Satış Gösterge Tabloları şablonları aynı konseptin birden fazla versiyonunu sunuyor. Bazı şablonlar dinamik ve otomatik olarak güncellenen gösterge tablolarına sahiptir; bazıları ise daha az görsel grafik sunar ve verilerin okunabilirliğine odaklanır. Açıklamalarını okuyun, hangisini tercih ettiğinizi seçin ve indirin. Çoğunluğu da ücretsiz!

TemplateLAB da farklı CRM şablonları sunmaktadır; ancak tasarımları çoğunlukla veri aktarımının basitliğine dayanmaktadır. Verilerinizi yalnızca sütunlar ve satırlar halinde girebilirsiniz, entegre grafik çizelgeleri seçeneği yoktur.

Someka’nın satış fırsatları izleme Excel Şablonu Müşteri Takip Excel Şablonu, iletişim listenizi izlemek için bir çerçeveye ve karşılaştığınız her açılır menü için özelleştirmeye sahiptir. Temiz ancak profesyonel tasarım, her Someka şablonunda olduğu gibi PDF olarak da dışa aktarılabilir. Ayrıca, müşteri bilgilerini izlemek için çevrimiçi bir dosya tercih edenler için bir Müşteri Takip Google E-Tabloları Şablonu da sunuyoruz. Ve şimdi indirmek tamamen ücretsiz!

Sadece basit bir kişi listesine ihtiyacınız varsa, Someka portföyünden Kişi Listesi Google Sheets Şablonu veya KişiListesi Excel Şablonu da indirebilirsiniz.

Excel’de CRM Nasıl Oluşturulur

Yukarıda bir önceki bölümde verilen Excel şablonları size çok yardımcı olacak olsa da, bir CRM’in Excel’e dahil etmeniz gereken bazı bileşenleri vardır.

– Görev Günlüğü: Toplantılarınızı, görevlerinizi, çalışanlarınızı ve tabii ki potansiyel müşterilerinizi takip etmek için bir listeye ihtiyacınız var. Bunu bir ‘yapılacaklar listesi’ gibi düşünün. Bu, her şeyden önce çalışanlarınızla iletişim kurmanıza ve onlarla aynı sayfada olmanıza yardımcı olacaktır. Ve daha sonra, müşterilerle ilgilenirken, bir sonraki adımda ne yapacağınızı kolayca takip edebilirsiniz. Görev günlüğü için bir Excel şablonu arıyorsanız, Someka’nın Günlük Yapılacaklar Listesi Şablonu‘nu kullanmayı deneyin. Çalışanlarınızın görevlerini ve başarılarını aylık olarak takip etme yeteneği gibi işlevlerle doludur. Ayrıca kullanıma hazır ödevler ve görsel bir ilerleme tablosu içerir. Ve en iyi kısmı? Ücretsiz!

– Takvim Sayfası: Bu blog yazısında da belirtildiği gibi, CRM’lere bir takvim olarak da bakılabilir. Someka’nın Excel Takvim Şablonu, Excel’deki benzersiz otomatik program oluşturucusunda bir iş görünümü ve tam bir takvim görünümü sunar. Neredeyse her eylem otomatikleştirildiği için zaman tasarrufu sağlar ve diğer takvim araçlarına kıyasla daha ucuz olması nedeniyle de para tasarrufu sağlar.

– Ödeme Takibi: Ödeme takibi bölümü bir Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemine benzeyebilir. Zaten kalabalık olan CRM sisteminize dahil etmeniz için biraz karmaşık ve fazla detaylı olabilir. CRM’inize bir ERP sistemi de eklemek istiyorsanız, Someka’nın kapsamlı Küçük İşletme ERP Şablonunu kullanabilirsiniz. Şirketiniz için gelecekteki satış hedefleri ve potansiyel müşterilerin yanı sıra ürün maliyetleri, faturalar ve satın alma kayıtları sunar.

– Kanban/Proje Yönetim Sayfası: Detaylı bir CRM sistemi oluşturmak için projelerinizi ve önemli olayları takip etmeniz gerekir. Someka’da indirip kullanabileceğiniz ücretsiz bir Kanban Panosu Excel Şablonu bulunmaktadır. Farklı süreçleriniz için ayrıntılı bir izleyiciye eşlik eden gelişmiş bir analiz raporlamasına sahiptir.

– CRM Şablonu: Tüm bu özellikleri hepsi bir arada dosyada denemek için Someka’nın CRM Excel Şablonunu veya CRM Google E-Tablolar Şablonunu da indirebilirsiniz.

SON SÖZLER

Microsoft Excel’i ana müşteri adayı yönetim sisteminiz olarak kullanabilirsiniz. Öte yandan, Excel’i müşteri ilişkileri yönetim sisteminiz olarak da kullanabilirsiniz. Hatta müşterilerinizin verilerini Excel elektronik tablolarınızda bir veritabanı olarak tutabilirsiniz. Microsoft Excel’i muhasebe ve finans süreçlerinizde kullanmanın en iyi yanı, istediğinizi yapma seçeneğine sahip olmanızdır. Süreçlerinizi şirketinizin gereksinimlerine ve ihtiyaçlarına göre planlamalı ve temel almalısınız. Ve Excel size yol boyunca rehberlik edecektir.