Proforma Faturalar: Nedir ve Nasıl Oluşturulur?

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, başarılı bir iş yürütmek için vazgeçilmez bir araçtır. Ürünlerinizi ve/veya hizmetlerinizi satın alan müşterilerinize satış gerçekleşmeden önce gönderilen bir belgedir.

Bu faturayı, satışın tüm ayrıntıları belirlenmeden ve kararlaştırılmadan önce müşteriniz için bir maliyet tahmini olarak kullanabilirsiniz.

Ürün veya hizmet müşteriye sunulmadan önce bir satış faturasıdır:

Proforma faturayı müşterinin aldığı bir peşin makbuz olarak düşünebilirsiniz. Genellikle düzenleme zamanı, müşterinin ne satın aldığına dair bir açıklama ve toplam ücretten oluşur.

Aslında, satıcı olarak sizin müşteriye ürün veya hizmet sunma vaadiniz olarak düşünülebilir.

Bir satıcı ile bir alıcı arasında kesinleşmemiş bir taahhüttür.

Bu bir bilgilendirme belgesidir, şirketin hedefleri değildir:

Proforma kelimesinden de anlaşılacağı üzere, sadece nezaketen ve müşteri memnuniyetinin asgari gerekliliklerini karşılamak için sunulan bir belgedir. Bununla birlikte, her proformanın (sadece) bilgilendirici olması gerektiğini akılda tutmakta fayda vardır.

İşletmenizin, şirketinizin veya müşterinin isteklerine ilişkin herhangi bir ‘hedef’, ‘hayal’ veya ‘umut’ içermemelidir. Belgeden sorumlu çalışanların bu beyan hakkında bilgi sahibi olduğundan emin olun.

Proforma fatura, iş dünyasında yaygın olarak kullanılan bir belgedir. Ancak belgenin amacını müşterinize detaylandırmak ve açıklamak isterseniz, bunu yapmaktan çekinmeyin. Onlarla iletişime geçebilir veya bunun yalnızca bir tahmin ve bilgilendirme belgesi olduğuna dair bir ifade ekleyebilirsiniz.

Yasal olarak bağlayıcı değildir:

Belge ne şirketin hesaplarında ne de alıcının hesaplarında kaydedilmeyecektir. Ancak, bağlayıcı bir ticari anlaşmadır.

Bu, anlaşma onaylanmaz veya tamamlanmazsa belgenin değiştirilebileceği anlamına gelir. Her iki taraf da belgeyi imzaladıktan sonra, müşteri satın alma işlemini tamamlayacağını teyit etmelidir. Ve ancak bu anlaşmadan sonra anlaşmaya devam edebilirsiniz.

Neden Proforma Fatura Kullanmalısınız?

Beklenmedik Durumlardan Kaçının:

Proforma faturanın temel amacı sürprizleri en aza indirmek ve beklentileri belirlemektir. Müşteriye faturanın nasıl, ne zaman ve ne kadara kesileceğini gösteren bir belge sunarak, beklenmedik aksaklıklardan uzak durmuş olursunuz.

Hem satıcı (şirketiniz) hem de alıcı (müşteriniz) maliyet, ayrıntılar ve tarihler açısından anlaşmadan ne beklemeleri gerektiğinin farkındadır.

Müşterilerinizle Birlikte Organize Olun:

Proforma fatura belgesinde satış süreci bir bütün olarak tasarlanır, detaylara karar verilir. Ayrıca müşteriyi bir satışın olabileceği kadar planlı olmaya davet eder. Müşteri için bir makbuz ya da bir ödeme talebi de değildir. Ancak alıcı için özellikle önemlidir, çünkü proforma belge ile ne beklemeleri gerektiğini bilirler.

Bu belge aynı zamanda farklı ülkelerdeki müşterilere giden mallar için de kullanılır. Belgede malın miktarı, ağırlığı ve boyutu gibi detaylar belirtilir. Böylece paketin gümrük taramasından geçmesi çok daha kolay bir süreç haline gelir.

Başka bir deyişle, proforma fatura sorunsuz bir teslimat sürecine ulaşılmasına yardımcı olur.

İthal Malların Takibi:

Gümrük sürecinden bahsedildiği gibi, proforma sözleşmelerin ithalatta da kullanıldığını bilmek sürpriz değildir. İthal edilen mal ve ürünlerin yanı sıra ticari işlemlerde de bu tür bir belge kullanılmaktadır.

Bu belgeyi işinizde kullanmanın bir dizi faydası ve avantajı da vardır.

Bunlardan en önemlilerinden biri, öncelikle yasal olarak bağlayıcı bir anlaşma olmamasıdır. Bunun faydaları, ne satıcı olarak sizin ne de alıcı olarak müşterinizin yasal olarak anlaşmayı tamamlamak ve sonuçlandırmak zorunda olmamasıdır. Yasal bir ön belge olarak düşünülebilir.

Ayrıca, belgede müşteri için yararlı ve faydalı bilgiler yer alır. Bu ilgili ayrıntılar, her iki tarafın da anlaşma ile ne yapacaklarını anlamak için bir araya gelmelerine yardımcı olur.

Bunu ana anlaşma için bir prova olarak düşünün. Anlaşmanın ayrıntılarını düşünmenize ve yeniden gözden geçirmenize yardımcı olur. Bu nedenle proforma faturalar, olası hataları en aza indirmek ve ortadan kaldırmak için ihtiyacınız olan kontrolü sağlar.

Ne Zaman Proforma Fatura Kullanmalısınız?

Bu belge neyin satın alınacağını garanti etmez, ancak müşteriler tarafından neyin alınabileceğini belirtir. Büyük, küçük ve orta ölçekli işletmelerin çoğu proforma fatura kullanmaktadır.

Bu işletmeler, örneğin etkinlikler için yemek servisi yapanlardan yayıncılık şirketlerine kadar çeşitlilik gösterir. Müşterileri ve ürün ve hizmet sağladıkları alan çok farklı olsa da, müşterileriyle yaptıkları anlaşma aynıdır.

Proforma faturalar tedarikçiler, perakendeciler ve satıcılar arasındaki konsinye anlaşmalarda da kullanılır. Bu anlaşmalar, alıcının ürünleri satana veya bunlardan kar elde edene kadar ödeme yapmayacağını belirtir. Satışlar tamamlandıktan sonra, ürünlerin asıl satıcısı anlaşmayı sonuçlandırır ve ödeme alır. Bu konsinye anlaşmaları çoğunlukla perakende mağazalarında ve belirli bir ürün türünü satma konusunda uzmanlaşmış belirli mağazalarda gerçekleşir.

Çiftçilik Örneği:

Örneğin, bir çiftçilik işi yürütüyorsunuz. Ürünleri veya belki de tohumları yetiştirmek, satmak ve kâr etmek için ithal etmeniz gerekiyor.

Proforma faturalar, ithalat izni almanıza yardımcı olabilecek bir belge kanıtı olarak düşünülebilir. Ne ithal etmek istediğinizi ve ne kadarlık bir sipariş vermek istediğinizi detaylandırarak, devletin size izin verme olasılığı artar.

Çünkü proforma faturalar hesaplara kaydedilmez. Dolayısıyla anlaşma sonuçlanana kadar mali işlere müdahale etmek zorunda değildir. Bu, şirketinizin veya işletmenizin muhasebe departmanıyla resmi olarak görüşmeden ve planlama yapmadan üç aylık tahminlerinizi tahmin etmenize yardımcı olabilir.

İşletmeniz ne kadar büyük ya da küçük olursa olsun, şeffaflık ticarette kilit bir unsurdur ve her zaman da öyle olacaktır. Bir işlem veya finansal ticaret içeren her şey dürüstlük ve şeffaflık gerektirir. Proforma faturalar, müşteri için gerekli bilgi ve detayları sağlayarak bunu başarmaya çalışır. Bu havayı temizler ve taraflar arasında karışıklığa yer bırakmaz.

Daha da önemlisi, alıcı ile satıcı arasında güvene dayalı bir ilişki kurmak için bir adım daha atılmış olur.

Ticari Fatura ile Proforma Fatura Arasındaki Fark

Anlam

Ticari fatura ile proforma fatura arasındaki ayrım karmaşık görünebilir. Ancak aradaki fark oldukça basittir. Proforma fatura, potansiyel bir anlaşma oluşturmak için kullanılmalıdır. Öte yandan, ticari fatura satış kesinleştiğinde düzenlenmelidir. Ticari bir belgenin arkasındaki anlam, sipariş verildiğinde, ürün veya hizmet satıldığında, her iki taraf da anlaştığında ve şimdi alıcının ürün veya hizmet için ücreti ödemesi gerektiğidir.

Tür

Proforma fatura bir tür fiyat teklifidir. Satıcının belirli bir tarihte tahmini bir fiyatla belirli malları sağlamayı taahhüt ettiği anlamına gelir. Bu tahmini fiyat (fiyat teklifi) alıcı tarafından kabul edilebilir veya reddedilebilir. Proforma faturanın yasal olarak bağlayıcı olmaması ve mali açıdan değer taşımaması nedeniyle, belgenin ayrıntıları değiştirilebilir.

Ticari fatura bir fatura türüdür. Anlaşma kesinleştiği ve ürünler, hizmetler veya mallar teslim edildiği için alıcının ödemek zorunda olduğu bir makbuzdur. Proforma faturanın tahmini maliyetinden farklı olarak ticari fatura, anlaşmanın nihai ve kesin maliyetine ilişkin bilgileri taşır. Ve alıcı, vadesi gelen ödemeyi yapmayı taahhüt eder.

Yayınlanma Zamanı

Proforma fatura, alıcı herhangi bir sipariş vermeden önce ve ayrıca anlaşma sonuçlanmadan önce düzenlenir. Sadece satış yapmak için bir araç olarak kullanılır.

Öte yandan, ticari fatura kullanıldığında, sipariş verildikten sonradır. Anlaşma yapılmıştır ve eksik olan tek bileşen alıcıdan gelen ödemedir. Bir anlaşmanın oluşturulması için bir araç olan proforma belgenin aksine, ticari fatura bir satışın teyididir.

Amaç

Proforma fatura, alıcının anlaşmaya zaman ayırmasına ve satın alıp almayacağına karar vermesine olanak tanır. Sadece potansiyel anlaşma hakkında bilgilendirici bir belge göndererek, anlaşmada hata yapma ve hata riski önlenecektir.

Bir ticari faturanın amacı, alıcıya ürün ve hizmetler için ne kadar ödeme yapması gerektiğini bildirmektir. Bilgilendirici bir belge değildir; aslında malların satın alınması için gereken ödeme için satıcıdan bir talep ve istektir.

Anlaşmadaki Değişiklikler

Belki de iki tür arasındaki en büyük fark, anlaşmanın ayrıntılarını değiştirme şansıdır. Proforma fatura belgesindeki bilgiler geçicidir ve anlaşma kesinleşmeden önce değiştirilebilirken, ticari fatura anlaşmanın son halidir. Proforma belgelerde şartlar, tarihler, detaylar ve ayrıca satın alma maliyeti değişebilir; ancak ticari fatura, satın alma işleminin teyidi için kanıt niteliğinde bir belgedir. Tüm detaylar üzerinde anlaşılmış olur ve geriye kalan tek şey alıcının işlemi tamamlamasıdır.

Her İki Fatura İçin Şablonlar

Hangi fatura türünü seçmiş olursanız olun, Someka’da her ikisi için de bir Microsoft Excel şablonu vardır.

Proforma Fatura Şablonu:

Ticari girişimleriniz için proforma fatura kullanmayı tercih ediyorsanız, Someka’nın ücretsiz Proforma Fatura Şablonu bu belgeyi oluşturmanız için doğru yoldur.

Müşterilerinizle ilgili bilgilerinizi ve ayrıntılarınızı girmeniz için birden fazla veritabanına sahiptir. ‘Müşteri Veritabanı’ bölümünün yanı sıra Someka, ürünün adı, kategorisi ve açıklaması gibi ayrıntıları koymak için bir ‘Ürün Veritabanı’ da sağlar.

Ayrıca, müşterilerinizin ödeme bilgilerini de şablonda tutacağınıza her zaman güvenebilirsiniz. Bunları telefonunuzdaki ‘notlar’ uygulamasına yazmanız veya kaybedebileceğiniz bir kağıda yazmanız gerekmez.

Ve son olarak, şablon, dahil etmek isteyebileceğiniz veya istemeyebileceğiniz gönderi ayrıntılarına bağlı olarak size iki proforma şablonu sunar. Sevkiyat bilgilerini proforma belgeye eklemek istiyorsanız, ‘ayrıntılı’ olanı kullanmayı seçebilirsiniz.

Ticari Fatura Oluşturucu:

Ticari fatura yolunu takip etmek ve anlaşmalarınızı sonuçlandırmak istiyorsanız, Someka’dan Ticari Fatura Şablonu indirebilir ve anında kullanmaya başlayabilirsiniz.

Bu basit ama profesyonel ve kullanımı kolay araç, buna en çok ihtiyaç duyanlar için özel olarak tasarlanmıştır.

Bir küçük veya orta ölçekli işletme (KOBİ) iseniz, şirketinizde fatura yönetiminden sorumluysanız veya yeni kurulmuş bir start-up olsanız bile, bu Excel şablonu ticari fatura oluşturma sürecini sizin için daha kısa ve çok daha kolay hale getirecektir.

Sahip olduğunuz ürün veya hizmetler için veritabanı bölümleri ve tüm geçmiş belgeleriniz için izleme detayları ile bu iyi yapılandırılmış şablon şu anda kullanıma hazır!

Fatura İzleyici:

Faturaların takibi şirketler için bir diğer önemli konudur. Müşteri ödemelerinizin kaydını tutmak istiyorsanız, sizin için çok basit ama güçlü bir aracımız var: Fatura Takip Excel Şablonu. Çevrimiçi bir şey tercih ediyorsanız, Fatura Takipçisi Google E-Tablolar Şablonu‘nu da deneyebilirsiniz.

Yaygın Fatura Hataları

Ürün, Hizmet veya Malın Eksik Tanımı

Müşterileriniz sizden ne satın aldıklarını anlamak ve bilmek isteyecektir.

Burada anahtar iletişimdir.

Kendinizi alıcının yerine koyun ve şunu sorun: ‘Bu ürünü satın alıyor olsaydım ne bilmek isterdim?

Bu soruyu yanıtlayarak, proforma belgenizin açıklamasına koyacağınız ayrıntıları ve gerekli bilgileri ortaya çıkaracaksınız.

Hiç Tarih Koymamak veya Yanlış Tarih Koymak

Proforma fatura gönderiyorsanız, bir tarih gereklidir; ancak, anlaşmayı müşterinizle de konuşarak ve tartışarak her zaman değiştirebilirsiniz.

Öte yandan, ticari bir fatura gönderiyorsanız, belirli bir tarihin belirlenmesi gerekir. Dolayısıyla alıcının o tarihe kadar beklenen ödemeyi yapması gerekecektir. Muğlak ödeme detayları ve belirsiz tarihler sadece kafa karışıklığına yol açacaktır.

Bu, bir anlaşmada, sözleşmede veya işlemde kaçınmak isteyeceğiniz en önemli şeylerden biridir.

Faturayı Geç Göndermek

‘Müşterinin fatura istemesinin daha iyi olacağını’ düşünüyor olabilirsiniz.

Ama aslında daha kötü bir durum yaratır.

Müşterileriniz, ister büyük bir holding ister küçük bir yerel butik dükkan olsun, satıcı olarak sadece siz olmayabilirsiniz.

Diğer ürünlerle, diğer satışlarla ve diğer girişimlerle meşgul olabilirler. Belgeyi almaları gerektiğini unutabilirler. Satıcı olarak bunu göndermek sizin sorumluluğunuzdadır. Ayrıca, anlaşma ile ilgili bir ödeme talebi için olsa bile, hemen göndermek kaba bir davranış değildir.

Faturayı ne kadar erken gönderirseniz, ödemenizi o kadar erken alırsınız. Bunu sakın unutmayın!

Detaylarda Hata Yapmak

Hatalar her zaman olur ve söz konusu işin ciddiyeti ve profesyonelliği ne olursa olsun olmaya devam edecektir.

Ancak, hata yapmak ve hataları düzeltmemek sizi tembel ve profesyonel olmayan biri gibi gösterebilir.

En küçük ayrıntılar da dahil olmak üzere her ayrıntıyı okumak, düzenlemek ve kontrol etmek, özellikle çok para gerektiren büyük anlaşmalar için çok önemlidir.

Özellikle müşterinizle ilgili detaylarda hata yapmak bazen anlaşma bozucu olabilir. Sözleşmeyi gönderdiğiniz saniyeye kadar her şeyi iki kez kontrol etmek en büyük risk azaltıcıdır.

Beklenmedik Ücretler Koymak veya Maliyeti Değiştirmek

Para içeren herhangi bir iş, anlaşma veya anlaşma sürprizlere yer değildir.

Elbette, proforma faturalarda yalnızca sattığınız ürün veya hizmet için tahmini fiyat belirtilir. Ve bunun maliyetini değiştirmek veya nakliye ücretlerini ayarlamak konusunda yanlış veya profesyonel olmayan hiçbir şey yoktur.

Ancak, söz konusu ticari bir fatura olduğunda, belgeye herhangi bir ek ücret ekleyemezsiniz. Her maliyet veya ücret, sizin ve müşterinizin üzerinde anlaştığı rakamla aynı olmalıdır.

Anlaşmada bahsedilmeyen herhangi bir değişiklik (proforma bile olsa) müşteriyi kaybetmenize neden olabilir.

Kendi Proforma Faturanızı Nasıl Oluşturursunuz

Proforma fatura oluşturmak zaman alır ve aynı zamanda dikkat gerektirir. Bu nedenle, aşağıdaki temel adımları izlerseniz, faturaları ve nasıl oluşturulacaklarını araştırma süresini azaltmış olursunuz.

Fiyat üzerinde anlaşın

Bu sürpriz olmamalı. Bu, her şeyin ilk ve belki de en önemli adımıdır.

Tüm anlaşma alıcıdan ödeme almaya dayanır. Bu yüzden atmanız gereken ilk adım, sattığınız şeyin fiyatını belirtmektir. Müşteri fiyatı yüksek bulabilir.

Endişelenmeyin, müşteriyle yeni seçenekleri tartışmak ve değerlendirmek için çok zamanınız var. Fiyat ve ek maliyetleri değiştirerek birden fazla proforma belge de gönderebilirsiniz. Ancak, hem sizin hem de müşterinin vardığı önemli sonuç, fiyat (ve ek ücretler) üzerinde anlaşmaya varmaktır.

Faturanın formatını belirtin

Bu blog yazısının önceki bölümlerinde de belirtildiği gibi, faturalar farklı türlerde olabilir. Müşterinizle iletişim kurun ve hangi faturayı gönderdiğinizi, proforma mı yoksa ticari bir fatura mı olduğunu belgede özellikle belirtin.

Öğeleri listeleyin

Bazen sadece tek bir ürün veya hizmet satmayabilirsiniz. Anlaşma birden fazla ürüne dayalı olabilir. Bu nedenle, sattığınız tüm ürünleri ayrı ayrı listelemeyi ve her birinin fiyatı ve maliyeti konusunda şeffaf olmayı unutmamalısınız.

Döviz birimine karar verin

Dünya çapında anlaşmalar yapıyorsanız, müşterinizle bir para birimi üzerinde anlaşmanız önemlidir. Anlaşma tamamlandığında herhangi bir para biriminin çok daha fazla veya daha az değerli olabileceği gerçeğinden dolayı para birimleri arasında herhangi bir dönüşümden kaçınmaya çalışın.

Tarih ile imzalayın

Bazı faturalar ticari olarak bazı faturalar ise yasal olarak bağlayıcıdır. Bu nedenle, her zaman anlaşma tarihini yazmanız çok önemlidir. Anlaşmayı sonuçlandırmak ve satın alma işlemini tamamlamak istiyorsanız, anlaşmadan sorumlu olan kişinin de belgeye imzasını eklemesi gerekir.

Aşağıda, belgenize eklemeniz gereken gerekli ve önemli bilgi ve detayları bulabilirsiniz:

Fatura başlığı: Her zaman faturanın türünü belirten açık bir üstbilgiye sahip olun.

Fatura numarası: Her faturanın kendine özgü bir numarası vardır. Bu bilgiyi ekleyerek, her iki tarafın da belgeyi daha sonra bulması ve konumlandırması kolaylaşır.

Fatura tarihi: Faturanın oluşturulduğu ve gönderildiği tarihi ekleyin. Ayrıca, anlaşmanın son kullanma tarihini de eklemeyi unutmayın.

Vergi, nakliye masrafları ve her bir ürün için fiyat: Geçerli vergi oranları, vergi ve kesintiler öncesi ara toplamlar, nakliye maliyeti ayrıntıları ve her bir ürün için tam fiyat dahil edilmelidir.

Satıcı ve alıcı bilgileri: Her iki tarafın da ulaşılabilir iletişim bilgileri yer almalıdır.

Paket detayları: Ürün sayısı, hacim, ağırlık ve boyut gibi detaylar ve içindeki içerik nakliye süreçleri boyunca yardımcı olacaktır.

Gönderi ayrıntıları: Sevkiyat yöntemini, sevkiyat tarihini (mümkünse varış tarihini) ve her iki taraf için açık adresi unutmayın.

Toplam: Fiyatların, maliyetlerin ve vergilerin belirtilmesi önemlidir; ancak, anlaşmanın sonuçlanması halinde alıcının ödemesi gereken toplam tutar da ayrıntılı olarak belirtilmelidir.

Proforma Faturanıza Şimdi Başlayın!

Proforma faturanızı oluşturmak için en iyi yazılım Microsoft Excel’dir. Büyüklüğü ne olursa olsun her işletme Excel kullanır. Herkes buna alışkındır, bu nedenle öğrenme eğrisi yoktur! Ayrıca, faturanızı Someka’nın Excel şablonlarını indirip oluşturursanız, işletmenizin büyüklüğünden bağımsız olarak yine profesyonel belgeler oluşturmuş olursunuz!

Şablonun ayrıntılı ancak doldurması kolay yönü ve hem Mac hem de Windows cihazlar için uyumluluğu, kendi proforma faturanıza başlamanız için yeterlidir! Ancak hala endişeleriniz varsa, sadece şablonun fiyatını kontrol edin. Doğru, pahalı çevrimiçi rakiplerinin ve öğrenmesi zor yazılımlarının aksine, Someka’nın Proforma Fatura Şablonu ücretsizdir! İhtiyacınız olan tek şey indirmek ve hemen Excel’de kullanmaya başlamak!