Risk Analizi Sürecine Genel Bakış: Önemi, Adımları ve Çerçevesi
İçindekiler
- Risk Değerlendirmesi Nedir?
- Risk Değerlendirme Süreci Nasıl Yürütülür?
- Risk Değerlendirmesi İşletmeniz İçin Neden Önemlidir?
- Restoranlar için Risk Değerlendirme Sürecine Hızlı Örnek
- Risk Değerlendirme Raporu Nasıl Yazılır?
- Someka Risk Değerlendirme Excel Şablonu
- SON SÖZLER
Her şirket, her büyük şirket, hatta her küçük işletme kar etmek ve piyasada başarılı olmak için risk almak zorundadır. Ancak bu riskler değerlendirilmez ve ölçülmezse şirketin mali işleri olumsuz etkilenebilir.
Bu nedenle, ‘risk değerlendirmesi‘ terimini tam olarak ne olduğunu detaylandırarak incelemek istiyoruz.
Bu blog yazısında, risk değerlendirme sürecinin şirketinizde ve yazılımda dijital olarak nasıl yürütüleceğinden ve neden her şirketin bu potansiyel tehlikeleri denetlemesi gerektiğinden bahsedeceğiz.
1) Risk Değerlendirmesi Nedir?
Basitçe ifade etmek gerekirse, şirketinizi olumsuz etkileyebilecek tüm potansiyel zararları ve tehlikeleri saptadığınız bir süreçtir. Bunu yaparak ayrıca belirlenen riskleri analiz edebilir ve bunlara uygun çözümleri belirleyebilirsiniz.
Risk değerlendirmesi yöntemiyle, işyerinizde ve çalışma saatleriniz sırasında meydana gelebilecek potansiyel olarak zararlı tüm durum ve süreçlerin derinlemesine bir tanımlamasını yapabilirsiniz.
Buna tehlike tanımlama denir. Tüm potansiyel tehlikeleri bulmanızı, bunları tek tek listelemenizi ve ayırt edici özellikleri tanımlamanızı sağlar.
Tehlike tanımlamalarını yaptıktan sonra sıra analiz ve değerlendirme süreçlerine gelir.
Risk analizi, genel olarak değerlendirme sürecini başarılı bir şekilde yürütebilmeniz için gerekli bilgileri sağlayabilir. Bu bilgiler şunları içerebilir:
Analiz ve değerlendirme adımlarında, risklerin tahmin edilmesi ve gerçekleşme olasılıklarına göre karşılaştırılması çok önemli eylemlerdir.
Ancak o zaman, tehlikelerin kriterleri ve önemi belirlenebilir ve tespit edilebilir.
Tehlikelerin önemi ve olasılığı belirlendiğinde, bir sonraki adım karar verme sürecidir.
Şirketinize zarar verebilecek potansiyel zararları nasıl etkili bir şekilde ortadan kaldıracağınıza karar verebilirsiniz. İşyerinizi izleyerek, çalışanlarınızı yeniden değerlendirerek ve önlemler alarak kararlarınızı kolayca uygulayabilirsiniz.
2) Risk Değerlendirme Süreci Nasıl Yürütülür?
Başlamadan önce, bu araştırmayı yürütecek kişilerin seçimi ve bu kişilerin bulguları çok önemlidir.
Değerlendirme sürecinin her adımı, işyeri, çalışanlar, ve genel olarak yapılan iş hakkında yeterli bilgiye sahip yetkin bir kişi tarafından yürütülmelidir.
Risk değerlendirme ekibindeyseniz, sürecin aşağıdaki yönlerini göz önünde bulundurmalısınız:
Öncelikle, değerlendirmenin kapsamının ne kadar büyük olmasını istediğinizi belirlemeniz gerekir. Bu, doğru sonuçlar alabilmeniz için tam olarak belirlemeniz gereken önemli bir ayrıntıdır.
Aynı derecede önemli olan, gerekli kaynakları bir araya getirmenizdir. Herhangi bir sonuç elde etmek için gerekli bilgileri toplamanıza yardımcı olacak kaynakları ve kaynakları bir araya getirmek, süreçteki kilit faaliyettir.
Sadece amirleriniz değil, aynı zamanda ‘tepedeki insanlar’ tarafından da kontrol edileceksiniz. Bu nedenle, değerlendirmenizden elde ettiğiniz sonuçların şirket hissedarları tarafından da kabul edilebilir olması gerektiğini unutmayın.
Son olarak ve belki de en önemlisi, uymanız gereken yasa ve yönetmelikleri okumanız gerekir.
Risklerin önemi ne olursa olsun, sürecin her adımında tarafsız olmanız gerekir ve bunu yasa ve yönetmeliklere uyarak başarabilirsiniz.
Tehlikelerin tanımlanması:
Bu adımdaki genel hedef işyerinde mevcut olabilecek olası tehlikeleri bulmak, kaydetmek ve listelemek olmalıdır.
Ancak, bir tehlikenin şu anda mevcut olmaması, gelecekte de var olmayacağı anlamına gelmez. Bu nedenle, işyerinin mevcut durumunun yanı sıra potansiyel olarak olumsuz durumları da göz önünde bulundurmak çok önemlidir.
Ekibinizi, çalışma alanına aşina olan kişiler ile denetime yeni bir bakış açısı getirebilecek kişileri bir araya getirerek oluşturmanız süreçte yardımcı olabilir.
Tanımlama süreci işin her yönünün incelenmesini içermelidir; bu rutin, günlük faaliyetlerin yanı sıra günlük olmayan rutinleri de içerir. Ayrıca, sürecin bu adımından sorumlu ekip kazalar, olaylar ve tartışmalı durumlarla ilgili geçmiş kayıtları elde etmelidir.
Kamuya yönelik riskler de incelenmelidir.
Örnek olarak müzeleri verebiliriz! Bir müzedeki geniş koleksiyonun güvenliği raporda göz önünde bulundurulmalı ve değerlendirilmelidir. Aksi takdirde müzeye girip çıkan ve tarihi eserleri inceleyen ziyaretçiler tehlike altında kalabilir.
Kimin zarar görebileceğini analiz etmek:
Bu adımda, her tehlikenin nasıl zarar verebileceğini belirleyerek tehlikeli durumları analiz edersiniz. Ayrıca, farklı tehlikeler farklı çalışanları etkileyebilir.
Bu nedenle şu soruyu sormayı aklınızdan çıkarmayın:
“Kim zarar görebilir?”
-
- Bilgisiz ve deneyimsiz işçiler makineyi kullanırken kendilerine zarar verebilir ve başkalarına (ve muhtemelen halka) zarar verebilir.
- Eski veya son kullanma tarihi geçmiş herhangi bir ürün veya garantisi olmayan herhangi bir makine tehlike yaratabilir ve potansiyel olarak bir tehlike olarak kabul edilebilir.
- Her türlü sağlık ve güvenlik malzemesi mevcut olmalı ve ulaşılabilir yerlerde bulunmalıdır. Bu malzemelerin yürütülmesinden sorumlu olan çalışanlar sağlık ve güvenlik kılavuzlarını okurlar
.
Kılavuzların uygulanması da önemlidir. Tehlikeye neden olabilecek ve zararlı olabilecek her faaliyette sektör uygulama kurallarını uygulamalı ve kontrol etmelisiniz.
İşle ilgili veya işyerinde meydana gelen her türlü yaralanma, kaza veya hastalık araştırılmalı, kaydedilmeli ve listelenmelidir.
Risklerin değerlendirilmesi ve önceliklendirilmesi:
Bunlardan kimlerin etkilenebileceğini analiz ettikten ve detaylandırdıktan sonra, sıra olası tehlikelerin olasılığını ve bu risklerin sonuçlarının ciddiyetini değerlendirmeye gelmiştir.
Bu değerlendirme, potansiyel tehditler listenizi listeleme, kategorilere ayırma ve en önemlisi önceliklendirme sürecinde size yardımcı olacaktır.
Tehlikeleri tek tek sıralamak, hangi riskin öncelikle dikkate alınacağını veya kontrol edileceğini belirlemenin yollarından biridir.
Bulduğunuz riskleri önceliklendirerek, bunları raporda sırasıyla ele almak ve tek tek ortadan kaldırmak veya kontrol etmek için bir ‘plan‘ oluşturmuş olursunuz. Böylece bir ‘eylem listesi‘oluşturmuş olursunuz.
Önerilen eylemler ve elemeler:
Riskleri tespit ettiniz, analiz ettiniz, değerlendirdiniz ve sıraladınız; ancak bunlar sadece risk olarak kalamaz. Bunları ortadan kaldırmak için gerekli adımlar atılmalıdır.
Şirketin bu tehlikeleri kontrol etmesi ve bunlardan kurtulması için ekibiniz eylemler sağlamalı ve önermelidir. Genel olarak, şirket aşağıdaki gibi yöntemler kullanır:
3) Risk Değerlendirmesi İşletmeniz İçin Neden Önemlidir?
Risklerin şakası yoktur. Risk olmalarının nedeni, insan hayatına zarar vermeleri, acı çektirmeleri ve zarar vermeleridir.
Potansiyel tehlikeler, tedavi edilmediği takdirde, sadece şirketin mali işlerine değil, aynı zamanda şirketin her çalışanına, işverenine, şefine, direktörüne, hissedarına ve hatta CEO’suna da büyük zarar verebilir.
Bu nedenle, risk değerlendirmesi sadece organizasyonun önemli bir parçası değil, aynı zamanda iş sağlığı ve güvenliği yönetim planının da vazgeçilmez bir parçasıdır.
Bu riskler aşağıdakilere yol açabilir:
Siz ve şirketiniz, işinizin birçok gerekli ve önemli yönünü riske atmış olursunuz. Şimdi, risk değerlendirmeleri yapmaktan ne kazanacağınıza bakalım. Bunlar faydalardır.
- Halka zarar verebilecek her türlü riskin belirlenmesi
- Şirketin zayıf yönlerinin kontrolü
- Yaralanmaların ve hastalıkların önlenmesi
- Şirket varlıklarının ve değerli eşyalarının tanınması
- Her türlü finansal, fiziksel ve kritik riskin yönetimi
- Şirketinize yönelik tehditler, tehlikeler ve zararlar hakkında farkındalık
4) Restoranlar için Risk Değerlendirme Sürecine Hızlı Bir Örnek:
Bu bölümde, bir risk değerlendirme raporu örneği sunarken, size belirli yönleri de göstermek istiyoruz.
Şimdi, bir restorandan sorumlu olduğunuzu hayal edin.
Yönetici olarak müşterilerle ilgilenmek zorundasınız. Onları yiyeceklerden memnun edin ve deneyimlerini keyifli bir hale getirin.
Risk değerlendirme ekibi restorandaki tüm sorunları tespit etmiş ve değerlendirmiştir. Buldukları tehlikelerden biri de bazı çalışanların eldiven giymemesiydi. Çalışanlar mutfaktaki aşçılarsa bu durum büyük riskler yaratabilir.
5) Risk Değerlendirme Raporu Nasıl Yazılır?
Her raporda olduğu gibi, risk değerlendirme raporunuzu da sadece bir kalem ve kağıt kullanarak oluşturabilirsiniz.
Ancak, tehlikeleri tanımlamak ve tespit etmek, tehlikenin ciddiyetine karar vermek ve eylem önermek ve bunun da ötesinde, her küçük ayrıntıyı bir kağıda elle yazmak zor bir iştir.
Kısacası, kalem ve kağıt yöntemi ‘geçmişte kaldı’. Düzenlemek zaman alıcı, yorucu ve karmaşıktır.
Risk Değerlendirme Araçları:
Integrum: Raporunuzu oluşturmak için kullanabileceğiniz programlardan biri Integrum. Bu, iş performansınızı optimize etmek için tasarlanmış piyasadaki en kapsamlı araçlardan biridir.
Uygun bir raporlama sistemi ile tanımlamayı çok eksiksiz hale getirir. Böylece birçok gösterge tablosu, rapor ve grafik analiz oluşturabilirsiniz.
Cura: CURA, esnek tanımlama ve izleme sağlayan web tabanlı bir risk yönetimi çözümüdür. Görsel panolar, anketler, öz değerlendirme portalı, bildirimler, iş akışı yönetimi, şirketinizin karşılaştığı etkiyi anlamanıza yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
Word: Kullanabileceğiniz diğer yazılım ise Microsoft Word’dür. Diğer programlara kıyasla en basit seçenektir. Tablolar oluşturabilir, verileri yazabilir ve yazdırabilirsiniz; ancak Microsoft Word bir rapor oluşturma süreci için tasarlanmamıştır.
Girdiğiniz verilerin her harfinden siz sorumlu olacaksınız ve her tabloyu oluşturmak ve doldurmak size bağlı olacak. Bundan daha iyi bir seçeneğimiz var.
Microsoft Excel, risk değerlendirme raporunuzu oluşturmak için bir başka harika çözümdür. Günümüz dünyasında arzu ettiklerimizi elde etmek için hepimiz her zaman çalışmak zorundayız.
Bu yüzden zaman çok önemlidir ve Excel kullanarak zamandan tasarruf etmiş olursunuz. Çünkü Excel hepimizin aşina olduğu bir yazılımdır ve sıfırdan öğrenmemiz gerekmez.
Risk Değerlendirme Excel Şablonumuz şirketinizin sahip olabileceği tüm potansiyel tehlikeleri yönetmenize ve kontrol etmenize yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Öğrenme eğrisi yoktur. Raporunuzu oluştururken şablonumuzu Excel’de kullanırsanız kendinizden emin olacaksınız.
Rapor için tablolarınız zaten oluşturulmuştur ve verilerinizi doldurmanız için hazırdır. Sadece metin tabanlı kullanımı kolay bir tasarımla değil, aynı zamanda sizin için görsel bir gösterge tablosu görünümü de içerecek şekilde tasarlanmıştır.
En iyi kısmı mı? Kullanımı ücretsiz!
Risk Değerlendirme Excel Şablonu Kullanarak Bir Adım Önde Olun:
Diğer yazılım paketleri ve programların aksine, Risk Değerlendirme Excel Şablonu iki faydalı özellik sunar: Pano ve Risk Değerlendirme Matrisi.
Dashboard aracı, zararlı durumlara neden olabilecek tehlikeleri listeler ve bunları ciddiyetleri ve olasılıkları açısından kolayca analiz edebilir. Ayrıca, verilerinizi anlaşılması kolay ve yüksek kaliteli grafiklerle sunabilir.
Sütunlara Tehlike‘, Kim Risk Altında, Sorumlu Kişi ve Önerilen Eylem verilerini ve bilgilerini yerleştirdikten sonra, sadece riskin ‘Şiddetini’ seçerek ‘Risk Etkisi’ sonucunu elde edersiniz.
Risk Değerlendirme Matrisi, koyduğunuz tehlikenin etkisini hesaplar.
Olasılık Ölçeği ve Şiddet Ölçeği‘ni ve nasıl hesaplandığını açıkça görebilirsiniz. Ancak, bu ölçekleri şirketinizin prosedür ve politikalarıyla aynı hale getirmek için değiştirmek istiyorsunuz.
Daha önce koyduğunuz tüm veri ve bilgileri değiştirmeniz gereken zor ve zaman alıcı bir işlem, değil mi?
Çünkü koyduğunuz diğer bilgiler hakkında endişelenmeden ölçekleri değiştirebileceğiniz ve metni değiştirebileceğiniz şekilde tasarlanmıştır. Verileri değiştirebilirsiniz ve bunu yaptığınızda Gösterge Tablosundaki her şey buna göre güncellenecektir. Dahası, her Windows bilgisayarda Microsoft Excel vardır, bu nedenle bilgisayarınıza herhangi bir şey yüklemenize gerek yoktur:
Bu kadar çok kullanımı ve özelliği ile pahalı bir Excel şablonu olarak karşımıza çıkabilir. Ancak, diğer program ve yazılım paketleriyle karşılaştırıldığında, bu hazır şablon çeşitli yararlı özellikler içeren en uygun fiyatlı olanıdır.
Ayrıca, raporunuzla işiniz bittikten sonra, yalnızca bir düğmeye tıklayarak raporunuz yazdırılmaya hazır olacak ve ayrıca PDF dosyası olarak dışa aktarılacaktır.
Risk yönetimi için bir diğer önemli çerçeve de Hata Modu ve Etki Analizidir (FMEA). Excel FMEA araçları ile potansiyel hata modlarını nedenleri ve eylemleri ile birlikte belirleyebilirsiniz. Bu aracı iş arkadaşlarınızla eş zamanlı olarak kullanmak isterseniz FMEA Google Sheets Şablonu‘i deneyebilirsiniz. Her ikisi de özellikle süreç risk analizi için tasarlanmıştır.
Risk değerlendirmesi için bir başka veri görselleştirme aracı da papyon diyagramlarıdır. Someka’nın şimdi bir Papyon Analizi Excel Şablonu var, bu da risk yollarınızı bir neden ve sonuç modelinde göstermenizi sağlıyor. Tüm risklerinizi ve tehlikelerinizi bir papyon grafiğinde göreceksiniz.
SON SÖZLER
İşyerlerinde meydana gelen tüm başarısızlıklar, felaketler, yaralanmalar ve kazalar, şirketin tehlikelerinin dikkatlice düşünülmemesinden ve dikkate alınmamasından kaynaklanmaktadır. Bu durumların tanımlanması, analizi ve değerlendirilmesi olumsuz olay veya durumlardan herhangi biri meydana gelmeden önce yapılmalıdır.
Bunları ortadan kaldırmak ve şirketinizi, işverenlerinizi ve kendinizi etkileyebilecek herhangi bir sorunu önlemek için; yetkin bir ekiple risk değerlendirme sürecini başlatın. Şirketiniz bu önemli görevi üstlenirken hazır Excel şablonumuzu da kullanabilirsiniz ve kullanışlı özellikleri yanınızda olacaktır.
İlgili Yazılar
