Satın Alma Siparişi (PO) Hazırlama Rehberi: Detaylı Kılavuz
Satın alma siparişi oluşturmak , her işletmenin tedarik yönetiminin önemli bir parçasıdır. Bu nedenle, bir satın alma siparişi nasıl oluşturulur sizin için adım adım bir kılavuz hazırladık. Hem talimatları ve görselleri hem de elektronik tablo şablonlarını ekleyeceğiz.
İçerik Tablosu
1. Satın Alma Emri nedir?
2. Satın Alma Emri Nasıl Oluşturulur?
3. Satın Alma Siparişine Neler Dahil Edilir?
4. Satın Alma Emirleri Nasıl Çalışır?
5. Neden Satın Alma Siparişi Gönderilir?
6. Sonuç
1. Satın Alma Emri Nedir?
Satın alma siparişi (PO), bir alıcının satın alacağı mal veya hizmetleri sormak için bir satıcıya gönderdiği resmi bir belgedir. Yani, satın alınan kalemleri, her birinden kaç tane alınacağını, üzerinde anlaşılan fiyatları ve anlaşmanın diğer ayrıntılarını listeler.
Satıcı imzaladığında, bu belge yasal olarak bağlayıcıdır ve hem alıcının hem de satıcının belirli koşullar altında listelenen ürünü satın alması gerekir.
Bir satın alma emrinin ana görevi, bir işlemde her iki taraftan da tam olarak ne beklendiğini belirtmektir. Böylece, karışıklık ve anlaşmazlıkların önlenmesine yardımcı olur.
Ayrıca, alıcının ne istediğinin ve satıcının ne vaat ettiğinin ayrıntılı bir kaydını tutar; bu da takip etmeye, bütçe yapmaya ve mali durumu tahmin etmeye yardımcı olabilir. Envanteri takip etmek, denetimler yapmak ve muhasebeyi yürütmek için satın alma siparişlerine de ihtiyaç vardır. Özetle, hem operasyonel gözetimin hem de uzun vadeli finansal planlamanın önemli bir parçasıdırlar.
2. Satınalma Siparişi Nasıl Oluşturulur?
Her şeyden önce, tüm önemli ayrıntıların dahil edildiğinden ve doğru olduğundan emin olmak için çok dikkatli olmalısınız. Bu nedenle, bu bölümde iyi bir satın alma siparişi oluşturmak için atmanız gereken adımları listeliyoruz. Po formlarımızı oluşturmak için Microsoft Excel kullanacağız.
Adım 1: Satınalma Sipariş Numarası Oluşturun
İlk olarak, her sipariş için benzersiz bir satın alma sipariş numarası olmalıdır. Bu numara çok önemlidir, çünkü siparişin ilk oluşturulduğu andan ödemesinin yapıldığı ve yerine getirildiği ana kadar her zaman takip edilmesine ve geri dönülmesine yardımcı olur.
Numaralandırma sistemi ya sırayla gitmeli ya da şirketinizdeki muhasebe ve takip sistemleriyle çalışan belirli bir formatı takip etmelidir.
Adım 2: Alıcı Bilgilerini Girin
İkinci olarak, alıcı hakkında bilgi ekleyeceğiz:
- Şirketin adı
- Adres
- İletişim bilgileri
- Telefon ve faks numaraları
- Diğer bilgiler
Bu bilgiler sadece kişiyi tanımlamak için değil, aynı zamanda tedarikçinin faturaları nereye göndereceğini ve herhangi bir soru hakkında kiminle konuşacağını bilmesi için de gereklidir.
Adım 3: Ürünleri/hizmetleri listeleyin
Üçüncü olarak, işlemle ilgili tüm mal veya hizmetlerin bir listesini yapacağız.
Satın alma siparişinin bu bölümünde, her bir ürünün tam adını, satın almak istediğiniz birim sayısını ve birim başına kararlaştırılan fiyatı listelemelisiniz.
Ayrıca, doğruluk ve netlik için boyut, renk, model numarası veya insanların ne sipariş ettiklerini anlamalarına yardımcı olacak herhangi bir şey gibi ayrıntıları ekleyin.
Adım 4: Toplamları Hesaplayın
Ardından, siparişin Ara Toplamlarını ve Toplamlarını hesaplayacağız. Her bir kalem için net fiyatlarınızın toplamı size Ara Toplamı verecektir.
Böylece, siparişinizin nihai toplamını hesaplamak için İndirim, Vergi ve Kargo Maliyeti faktörlerini de ekleyebilirsiniz.
Adım 5: Nakliye ayrıntılarını belirleyin
Ayrıca, nakliye bilgileri de satın alma siparişinin önemli bir parçasıdır. Bu bölümde paketin nereye teslim edileceği, en iyi gönderim şekli, ne zaman ulaşacağı ve nakliye ücretinin kim tarafından ödeneceği belirtilmelidir.
Ekleyebilirsin:
- Teslim Tarihi
- Ödeme Koşulları
- Teslimat Noktası
- Taşıma modu
Ayrıca, siparişinizin gönderim koşulları hakkında net olmak için buraya ek sipariş notları ve talimatları eklemekten çekinmeyin. Böylece, gönderim talimatları açık olursa ürünlerin nasıl ve ne zaman teslim edilmesi gerektiği konusunda herhangi bir karışıklık yaşanmayacaktır.
Adım 6: Tedarikçi bilgilerini girin
Bu bölümde, alıcının bilgilerini listelediğimiz gibi tedarikçinin bilgilerini de listeleyeceğiz.
Tedarikçinin adı, adresi ve iletişim bilgilerinin yanı sıra hesaptan sorumlu kişinin adı da yer alır. Bir tedarikçi veritabanınız varsa, ilgili tedarikçiyi seçmek için açılır menüleri kullanabilirsiniz.
Tedarikçiler hakkında doğru bilgilere sahip olmak, mesajların ve paketlerin doğru yere ulaşmasını sağlar.
Adım 7: Hüküm ve Koşulları Belirleyin
Ayrıca, satın alma işleminin hüküm ve koşullarını da öğrenmelisiniz.
Bu bölüm, son ödeme tarihleri ve erken ödeme indirimleri dahil olmak üzere ödeme koşullarından bahseder. Ayrıca garanti koşulları, iade politikaları ve geç teslimat için herhangi bir ücretten de bahseder.
Bu şartlar çok önemlidir çünkü hem alıcının hem de satıcının çıkarlarını korurlar ve sorun ya da anlaşmazlık olması halinde ne yapılacağını açıkça ortaya koyarlar.
Adım 8: Satın alma siparişinizin çıktısını alın
Son olarak, onay için göndermek üzere Satın Alma Siparişinizin çıktısını alabilirsiniz.
Satın alma siparişinizi oluşturmak için Microsoft Excel kullanıyorsanız, formunuzdan bir çıktı almak için CTRL+P tuşlarına tıklamanız yeterlidir.
>> Yazdırılabilir PO formları için Someka’nın Satın Alma Siparişi Oluşturucusunu indirin
Bu tamamen satın alma siparişi formlarının oluşturulmasıyla ilgili.
3. Satın Alma Siparişinde Neler Bulunmalıdır?
Satın alma siparişi oluşturma talimatlarını açıkladıktan sonra, şimdi bir satın alma siparişine nelerin dahil edileceğini özetleyelim
- PO Numarası
- Tarih
- Alıcı Bilgileri (İsim, Fatura Adresi, İletişim Bilgileri)
- Tedarikçi Bilgileri (İsim, İletişim Bilgileri, Adres)
- Mal veya Hizmetlerin Tanımı
- Fiyatlar ve Toplamlar
- Nakliye Detayları
- Şartlar ve Koşullar
- Onay / İmza Alanı
Siparişlerinize yapılan bu eklemeler sadece tedarik sürecinizin düzenli ve yönetmeliklere uygun olmasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda herkesin birbiriyle konuşmasını ve neler olup bittiğini anlamasını da kolaylaştırır.
4. Satın Alma Siparişleri Nasıl Çalışır?
Şimdi, satın alma siparişlerinin nasıl çalıştığını özetleyelim ve süreci görelim.
İlk olarak, bu süreç yalnızca satın alma siparişinin yazılmasını değil, aynı zamanda onaylanmasını, satıcının bunu kabul etmesini ve ardından siparişin gerçekleştirilmesini de içerir.
İşte bir iş ortamında satın alma siparişlerinin çalışma yollarından bazıları:
Süreç 1: Satın Alma Siparişinin Verilmesi
Bir alıcı mal veya hizmete ihtiyacı olduğuna karar verip sipariş verdiğinde süreç başlar. Bu belge, aşağıda listelenen mal veya hizmetleri üzerinde anlaşmaya varılan şartlarda satın almak için resmi bir tekliftir.
Süreç 2: Onay Süreci
Siparişin büyüklüğüne ve şirketin iç kontrollerine bağlı olarak, satın alma siparişinin gönderilmeden önce genellikle şirket içindeki üst düzey yetkililer tarafından onaylanması gerekir.
Süreç 3: Satıcı Kabulü
Satın alma siparişi tedarikçiye gönderilir ve tedarikçi siparişi onayladıktan sonra gözden geçirir. Tedarikçi, satın alma siparişini olduğu gibi kabul edebilir ya da fiyat veya teslimat tarihi gibi bazı şartların kabul edilebilir olmaması durumunda yapmak istediği değişikliklerle birlikte geri gönderebilir. Her iki taraf da şartları kabul ettiğinde, sipariş yasal olarak bağlayıcı bir sözleşmeye dönüşür.
Süreç 4: Siparişin Yerine Getirilmesi
Tedarikçi siparişi kabul ettikten sonra, siparişi satın alma siparişinin şartlarına göre yerine getirir. Bu, malların sevkiyata hazır hale getirilmesini veya tarif edilen hizmetlerin sağlanmasını içerir.
Süreç 5: Teslim Alma ve Muayene
Alıcı mal veya hizmetleri aldığında, bunları satın alma siparişindeki ayrıntılarla karşılaştırarak kontrol eder. Böylece, teslim edilmeyen ürünler veya düşük kalite gibi herhangi bir sorun yazılır ve düzeltilmesi için tedarikçiye gönderilir.
Süreç 6: Faturalama ve Ödeme
Mallar teslim alınıp onaylandıktan sonra, satıcı alıcıya bir fatura gönderecek ve alıcı ödemeyi tamamlayacaktır.
Süreç 7: Kayıt Tutma
Yasal, muhasebe ve denetim nedenleriyle, her iki taraf da satın alma siparişinin ve e-postalar ve makbuzlar gibi ilgili tüm belgelerin tam kayıtlarını tutmalıdır. Bu kayıtlar anlaşmazlıkların çözülmesine, bütçelerin takip edilmesine ve gelecekteki satın alma faaliyetlerinin planlanmasına yardımcı olur.
Someka’nın Satın Alma Siparişi Excel Şablonu, tüm satın alma siparişlerinizi kaydetmek ve sizin için bir PO günlüğü oluşturmak için benzersiz bir özelliğe sahiptir:
Son olarak, bir şirketin dış harcamalarını ve iç bütçelemesini etkin bir şekilde yönetmek için bu akışı anlamak önemlidir.
5. Neden Satın Alma Siparişi Gönderilmeli?
Son olarak, bir satın alma siparişi göndermenin ana nedenlerini görelim:
Resmi Kayıt ve Yasal Koruma: Tedarikçi satın alma siparişini imzaladığında, bu yasal olarak bağlayıcı bir anlaşmaya dönüşür.
Bütçeyi yönetmek: Satın alma emirleri, herhangi bir taahhütte bulunmadan önce tüm harcamaları önceden onayladığınızdan emin olmanızı sağlar.
Envanter Kontrolü: Satın alma siparişleri, fiziksel mallarla uğraşan işletmelerin stok seviyelerini takip etmelerine yardımcı olur.
Satın alma sürecinin takibi: Her satın alma işlemi, gerekli tüm kontroller ve onaylar yerinde olacak şekilde aynı şekilde ele alınır.
Tedarikçilerle daha iyi ilişkiler: Açık ve tutarlı olan satın alma siparişleri, tedarikçilerin herhangi bir karışıklık olmadan alıcının ihtiyaçlarını karşılamasını kolaylaştırır.
Denetim İzi: Satın alma siparişleri, finansal değerlendirmeler ve denetimler için çok yararlı olan net bir denetim izi bırakır.
Daha İyi Hesap Verebilirlik: Resmi bir satın alma emri süreci, çalışanların ne kadar harcama yaptıklarından sorumlu olmalarını sağlar.
Özetle, satın alma siparişi göndermek bir şirketin mali çıkarlarını koruyan, operasyonel verimliliği artıran ve stratejik tedarikçi yönetimine yardımcı olan önemli bir adımdır.
6. Sonuç – Satın Alma Siparişi Nasıl Oluşturulur?
Son olarak, bir satın alma siparişinin nasıl oluşturulacağına dair adım adım bir kılavuz verdik. Ek olarak, PO formlarına nelerin dahil edileceğini, satın alma siparişi kabul akışını ve ayrıca bu bağlayıcı belgeleri kullanma nedenlerini özetledik.
Satın alma siparişi oluşturma ve izleme sürecinizi düzenlemek istiyorsanız, sorunsuz bir aracımız var:
>> Purchase Order Generator ve Tracker’ı İndirin
Temel olarak, bu araç kolayca doldurabileceğiniz açıkSatın Alma Siparişi Formatına sahiptir. Ayrıca, bir tedarikçi ve ürün / hizmet veritabanı ile ilgili bilgileri hızlı bir şekilde seçebileceksiniz. Son olarak, kayıt özelliği ile tüm satın alma siparişlerinizin kaydını tutma şansına sahip olacaksınız. Ve tüm bunlar Excel’de! Kurulum yok, ayar yok, pahalı bir yazılım yok. Sadece indirin ve düzenlenebilir aracınızı kullanmaya başlayın.
Bu aracın nasıl çalıştığını görmek için hızlı bir öğretici de burada:
Ayrıca, daha basit ancak çevrimiçi bir çözüm arıyorsanız, Satın Alma Siparişi Google E-Tablolar Şablonumuza göz atmaktan çekinmeyin.
Umarım makalemizi beğenirsiniz!
Önerilen Okumalar:
Proforma Faturalar: Anlamı, Şablonları ve Nasıl Oluşturulur?
Excel’de Fatura Nasıl Oluşturulur? Kılavuz, Örnekler ve Şablonlar
İlgili Yazılar
