Standart Operasyon Prosedürleri Nedir? SOP Nasıl Yazılır?

Karmaşık bir faaliyette, adım adım nasıl yapılacağını ezberlemeniz pek olası değildir. Bu tür faaliyetler takip edilmesi gereken talimatlar gerektirir ve bunlar bir yerlerde yazılıdır. Yemek tarifleri için bile size her şeyi açıklayan yemek kitapları vardır veya eviniz için montaja hazır mobilya satın aldığınızda, o ürünün paketinde bir kılavuz bulunur.

Dolayısıyla, belirli bir faaliyeti yapabilmek için bir rehbere ihtiyacınız vardır. İş dünyasında buna “standart çalışma prosedürleri” denir.

Bu yazıda standart operasyon prosedürü nasıl yazılır öğrenecek ve iş akışlarınızı oluşturmak için kullanıma hazır Excel şablonuna ulaşacaksınız!

SOP Nedir?

Standart operasyon prosedürleri, çalışanlara faaliyetler boyunca rehberlik eden ve karmaşık rutinleri gerçekleştirmelerine yardımcı olan adım adım talimatlardır. Şirketlerin standart yapılacaklar listeleri vardır; ve bunları etkin bir şekilde yönetmek için SOP kullanırlar ve süreçleri belgelerler.

Rutin faaliyetler kısaca yazılır, böylece her çalışan her bir adımı ezberlemeye çalışmadan görevlerini her seferinde aynı şekilde yerine getirebilir. Ancak SOP, süreçleri yazmaktan daha fazlasıdır.

Prosedürlere başlamadan önce, mevcut belgenizin haritasını nasıl çıkaracağınızı ve süreçlerinizi hızlı bir şekilde nasıl karşılaştıracağınızı bilmek isteyebilirsiniz. Excel ile iş akışınızı kolaylaştırmak için bu Excel’de Otomatik Akış Şeması Oluşturucu‘ya göz atın.

İlgili tüm adımların açıklamalarını ayrıntılı bilgilerle birlikte içerir. Bu yazılı kılavuz ideal olarak kısadır ve farklı formatlarda yazılabilir.

Standart İşletim Prosedürleri Nasıl Yazılır:

Belgelemeden önce, uygun bir prosedür yazmak için konu hakkında temel bir anlayışa sahip olmanız gerekir. Standart operasyon prosedürünü nasıl yazacağınız sabit bir yöntem değildir, ancak izleyebileceğiniz bazı öğretici adımlar vardır.

İşte bir dizi talimat yazmak için adım adım bir kılavuz.

Adım 1: Hedeflerinizi belirleyin

Bir prosedürün sonunda ne elde etmek istediğinizi ve SOP yazmanın bunu nasıl kolaylaştıracağını tanımlayın.

Bunun için neden bir SOP’ye ihtiyacınız olduğunu ve bunun gerçekten gerekli olup olmadığını anlayın. Etrafta mevcut prosedürler olabilir, ancak bunların sadece düzenlenmesi gerekir.

Yeni bir SOP mu oluşturacağınızdan yoksa mevcut olanı mı geliştireceğinizden emin olun, böylece sonraki adımlarınızı belirlemenize yardımcı olur. Bu soruları göz önünde bulundurabilirsiniz:

Hedef belirleme söz konusu olduğunda, SMART metodolojisini kullanmak daha ulaşılabilir, daha net hedefler oluşturmanıza yardımcı olabilir. Bu SMART Hedefleri Excel Şablonunu kullanarak şirketinizin istenen hedeflerini analiz edebilirsiniz.

Adım 2: Çalışanlara danışın

Belirli bir görev için bir prosedür yazıyorsanız, bu görevden sorumlu olan belirli kişiler var demektir.

Onlarla iletişime geçin ve fikirlerini sorun.

Bu çalışanlar bu görevi düzenli olarak yerine getirmekte ve dahil olan tüm ayrıntıları bilmektedir.

Dokümantasyonu doğru bir şekilde yapmak için çalışanlara danışmalı ve süreçle ilgili her küçük ayrıntıyı öğrenmelisiniz.

Yazılı bir SOP’nin daha iyi performans göstermelerine nasıl yardımcı olduğunu sorun ve önerilerini dikkate alın. Bu, bilgiyi önceliklendirmenize yardımcı olur.

Adım 3: Kapsamı tanımlayın

Diyelim ki pazarlama, satış ve finans ekiplerinin hepsinin dahil olduğu bir prosedür var. Farklı rolleri var ve birbirlerinin faaliyetlerini ayrıntılı olarak bilmeleri gerekmiyor.

SOP hangi departmanlara veya ekiplere hitap ediyor?

Kapsamı, standart işletim prosedürünü nasıl oluşturduğunuza göre sınırlandırın.

Adım 4: Hedef kitlenizi belirleyin

Belirli bir ekip için SOP yazıyorsanız, onların ihtiyaçlarını temel alarak düşünmelisiniz:

• Özgeçmiş: Çalışanlar deneyimli mi yoksa yeni mi? Mevcut çalışanlar şirketin prosedürlerine zaten aşina olabilir, ancak diğerleri için karmaşık olabilir ve daha açık ve ayrıntılı talimatlara ihtiyaç duyabilirler.
• Bilgi: Prosedür hakkında ne kadar bilgi sahibi olduklarını göz önünde bulundurun ve bilgi düzeylerine göre yazın.
• Dil: Hedef kitlenizin ana dili İngilizce değilse, kelimelerden çok görseller kullanmanız gerekebilir.

Adım 5: Formatı seçin

Formatı kullanım amacınıza göre seçmelisiniz. Üç ana tip vardır:

• Kontrol Listesi: Bu çok basit, kısa ve takip etmesi kolay bir listedir. İlgili adımları içerir ve madde işaretleri veya sayılarla yazılır.
• Hiyerarşik liste: Adımlar daha fazla ayrıntı içeriyorsa, bunu kullanabilirsiniz. Kontrol listesi gibi madde işaretli veya numaralandırılmıştır, ancak belirli alt adımları vardır.
• Akış şeması: Fikirleri ve kararları görselleştirir. Prosedürler farklı olası sonuçlar içeriyorsa, akış şeması net bir şekilde haritalamak için iyi bir fikirdir.

Adım 6: SOP Yazın

Belgelemeden önce taslağınızı oluşturun ve bir taslak yazın.

Standart bir operasyon prosedürü şunları içerir:

Başlık sayfası: Bu sayfada prosedürün adı ve ilgili ekip veya departmanların adı yer alır.

İçindekiler tablosu: Belge çok uzunsa buna ihtiyacınız vardır. Belgeye kolay erişim sağlar.

Yöntem: Kullanıcının bakış açısından yazmaya çalışarak onlara net talimatlar verin. Kısa olun ancak gerekli tüm ayrıntıları ekleyin.

• Kapsam: Kapsamın tanımı, sınırları ve nasıl kullanıldığına dair bilgiler.
• Terminoloji: Hedef kitlenizin aşina olmaması durumunda karmaşık terimlerin açıklanması.
• Prosedür: Süreçlerin, haritaların ve şemaların belgelendirilmesi.

Adım 7: Test edin ve gözden geçirin

Artık belgenizi kontrol edebilir, olası hataları tespit edebilir ve düzeltebilirsiniz. İncelemeleri için ekip üyelerine bir taslak gönderin. En iyi versiyona ulaşmak için bu aşamada düzenlemeler veya öneriler dikkate alınabilir.

Adım 8: SOP Uygulayın

Prosedürünüzün güvenli ve kullanıma hazır olduğunu garanti altına aldıysanız, uygulayabilir ve erişilebilir hale getirebilirsiniz. Bunu çevrimiçi olarak paylaşabilir veya yazdırıp ofis içinde dağıtabilirsiniz.

Standart Operasyon Prosedürleri Kullanmanın Faydaları

SOP, işleri daha güvenli ve verimli hale getirirken, ekiplerin ortak hedefler doğrultusunda çalışmasına da yardımcı olur ve bu nedenle bir kuruluş için bütünsel bir fayda sağlar.

Standart işletim prosedürlerinin bazı avantajları:

• Tutarlılık ve verimlilik getirir: Aynı kılavuzu takip etmek ve görevleri aynı şekilde yapmak uzun vadede tutarlılık anlamına gelir.
• Çalışanları süreç adımlarını hatırlamaktan kurtarır: Mevcut bir çalışan için ilgili tüm adımları akılda tutmak yeterince zorken, yeni çalışanlar için bu daha da zordur. Süreçleri çok az bilen birinden her ayrıntılı adımı ezberlemesini bekleyemezsiniz.

• Eğitimleri standartlaştırmak için kullanılabilir, böylece eğitim süresini azaltır: Şirkete yeni katılanlar için bir eğitime ihtiyaç vardır. Yeni bir çalışanı eğitiyorsanız, SOP kullanarak bir faaliyeti çok kısa bir şekilde açıklayabilir ve her gerçekleştirdiklerinde tekrarlamak zorunda kalmazsınız. Yazılı talimatlarla, daha önce aynı şekilde gerçekleştirebilirler, bu nedenle sonunda size zaman kazandırır.
• Olası hataları ve iletişimsizliği önler: Tüm ekip aynı talimatları takip ettiği ve faaliyetlerini aynı set üzerinden yönettiği için çelişkili çalışmalardan kaynaklanan yanlış anlamalar yaşamazsınız. Herkesin ortak bir referansı ve ortak bir dili vardır.

Ekip iletişimi söz konusu olduğunda, çok fazla işiniz olduğu için geri adım atmak için yeterli zaman bulamayabilirsiniz. Kanban Excel Şablonu bu zorlukların üstesinden gelmek için iyi bir başlangıç noktası olabilir.

• Kaliteli çıktılara ulaşmaya yardımcı olur: Güvenlik, tutarlılık ve verimlilik iyi sonuçları beraberinde getirir. Net talimatlarla yapılan bir çalışma, şirketin kaliteli çıktılara ulaşmasını sağlar.

Hangi departman veya alanda olursa olsun, SOP bir hayat kurtarıcıdır ve bir şirketin başarısı üzerinde önemli etkileri vardır. Genel performans için faydalı olduğundan, mümkün olan her departmanda bulunması akıllıca olacaktır.

SOP için Araçlar:

SOP’lar çok önemlidir, ancak bunları etkisiz bir şekilde kullanıyorsanız kafa karıştırıcı ayrıntılar arasında kaybolmanıza neden olabilirler. Bunları doğru yapın, işinizi kolaylaştırır. Doğru araçları kullanarak başlayın. Bazı özel araçlar mevcuttur ancak hangisini kullanacağınıza karar vermeden önce aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurmalısınız.

1. Fiyatlandırma: Araçların maliyetleri değişir, ancak aynı özelliklere sahip iki tane bulursanız, daha ucuz olanı seçmek isteyebilirsiniz.
2. Kullanım kolaylığı: Buradaki amaç süreçleri basitleştirmektir, bu nedenle anlaşılabilir, kullanımı kolay bir araçla başlamalıdır.
3. İşlevsellik: Hatasız olmalı ve kolayca çalışmalıdır. Size yardımcı özellikler sağlamalıdır.

Standart işletim prosedürleri ideal olarak organizasyon şemaları, ayrıntılı talimatlar ve ölçülebilir sonuçlar içeren kontrol listeleri içermelidir. Muhtemelen bunların tek bir yerde olmasını tercih edersiniz, o zaman bunu sağlayan ve standart işletim prosedürünüzü istediğiniz şekilde oluşturmanıza yardımcı olan bu tür araçları kullanabilirsiniz.

SOP Yazılım Örnekleri:

Farklı fiyatlara sahip çeşitli seçenekler vardır ve çoğu başlarken ücretsizdir. İşte bazı iyi olanlar ve sundukları:

Sweet Process: Web tabanlı bir yazılım olan SweetProcess, süreçlerinizi ayrıntılı talimatlar, fotoğraflar veya ekran görüntüleri ve kontrol listeleri ile belgeler. Ayrıca son tarihleri ve hatırlatma e-postalarını da ayarlayabilirsiniz.

Process Street: Ekibinizin kontrol listelerini, prosedürlerini yönetmek için kullanılan iş akışı yazılımı için başka bir alternatiftir. Kontrol listelerini metin, resim, diyagram veya videolarla oluşturabilir ve özelleştirebilirsiniz. Her kontrol listesi bir şablondur, böylece yeniden oluşturabilirsiniz.

Trainual: Bu bir oyun kitabı gibidir. Basit uygulamasında nasıl yapılacağını bulabilirsiniz. Standart çalışma prosedürleri, eğitim kılavuzları, el kitapları ve daha fazlasını sunar. Kolayca erişebilir ve güncelleyebilirsiniz.

Evernote: Bu, talimatlarınızı ve kontrol listelerinizi oluşturabileceğiniz popüler bir not alma uygulamasıdır. Daha sonra bunları düzenleyebilir ve ekibinizle paylaşabilirsiniz. Ayrıca işinizi tartışmak için ekip sohbeti de sunar.

Yaptığımız İş: Bu, işletmelerin politika ve prosedürlerini oluşturmalarına ve bunları iş akışlarında aktif olarak kullanmalarına yardımcı olur. Politika ve prosedür kabulü, görev izleme, IP koruması ve daha fazlasını sunar.

Ancak, pratik bir alternatif kullanmak istiyorsanız, özel yazılım dışında başka bir yere bakabilirsiniz.

Excel doğru çözümdür. İşlemlerinizi hızlı bir şekilde yürütebileceğiniz basit ve kolaydır.

Excel’de SOP Nasıl Oluşturulur:

Microsoft Excel, basit akış şeması şablonlarıyla talimat setinizi oluşturmanıza olanak tanır.

Bir akış şeması oluşturmayı kolaylaştırır, ancak metin ve şekilleriniz için manuel ayarlamalar ve biçimlendirme gerektirecektir.

Bu nedenle size minimum çabayla oluşturmanıza yardımcı olacak Otomatik Akış Şeması Oluşturucu‘yu öneriyoruz. Excel herkesin aşina olduğu bir araçtır, diğerleri ise bir öğrenme süreci gerektirebilir.

Çok fazla zaman harcamadan iş akışınızı oluşturabilir, Excel’in sağladığı pratik şablonlar ve özelleştirme ayarları ile bunları görselleştirebilirsiniz.

Excel’deki bu araç yalnızca şirket süreçlerinizi görselleştirmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda istediğiniz zaman analiz etmenize ve iyileştirmenize de olanak tanır.

Şekiller ve çizgiler arasında kaybolmadan tek tıkla kendi sürecinizi oluşturabilirsiniz. Tek yapmanız gereken verilerinizi özelleştirme tercihlerinize göre girmek.

Sürecinizi belgeledikten sonra, verilerinizi şekil kimliği, açıklaması, sonraki kimliği, karar etiketleri ve şekil türü ile veri bölümüne kolayca girebilir veya kopyalayıp yapıştırabilirsiniz.

Veri bölümünde ayrıca şablonunuzu özelleştirmenize olanak tanıyan iki isteğe bağlı bölüm vardır.

Stardart Operasyon Prosedürleri uygulandıktan sonra düzenli olarak güncellenmelidir. Böylece bir güncellemeye ihtiyaç duyarsanız veya bir şeyi unutursanız, kolayca ekleyebilir ve süreç belgenizin yeni sürümünü oluşturabilirsiniz.

Ayarlarda yazı tipi boyutunu, grafik düzenini veya renkleri değiştirebilirsiniz.

Son olarak, akış şemasının birkaç kopyasını saklamak için belgenizin çıktısını alabilirsiniz. Acil durumlarda birisinin ofisinizdeki belgeyi kontrol etmesi gerekebilir.

Standart Operasyon Prosedürleri yazmak için Otomatik Akış Şeması Oluşturucunun Avantajları:

Bazen ayrıntılı prosedürler hazırlamak zaman alan bir proje haline gelebilir ve süreçlerinizi görselleştirmenin en hızlı yolu olmayabilir. Ancak Excel’deki bu kullanıma hazır akış şeması oluşturucu, şirketiniz için akış şemanızı düzenlemeyi, paylaşmayı ve içe aktarmayı hızlandırmaya yardımcı olabilir.

Birkaç kolay tıklama ile şirketiniz için en güncel bilgilere sahip olabilir ve akış şemanızı yöneticilerinize veya ekip üyelerinize sunabilirsiniz.

Akış şemanızda iyileştirilecek alanları analiz edebilir, ekip üyelerinizle işbirliği yapabilir ve Excel dosyanızı gerektiğinde paylaşabilirsiniz.

Eğer siz de şirketinizin organizasyon yapısını oluşturmayı düşünüyorsanız, kullanmak isteyebileceğiniz en yaygın organizasyon yapısı türlerini gösteren bu faydalı blog yazısına göz atın!