Excel’de Veri Tutarsızlığı Sorunları Nasıl Önlenir ve Çözülür?

Bu makalede, veri tutarsızlığı sorunlarını ele alacağız: Veri Tutarsızlığı Nedir? Nasıl önlenir? Ve Excel’de ve diğer araçlarda daha doğru veriler nasıl korunur?

Çoğu işletme hala önemli miktarda veriyi Excel’de sakladığından, esas olarak Excel’deki veri tutarsızlıklarını çözmeye odaklanacağız.

İçerik Tablosu

1. Veri Tutarsızlığı Nedir?
2. Data Tutarsızlığına ne sebep olur?
3. Excel’de Veri Tutarsızlıkları Nasıl Önlenir?
4. Veri Tutarsızlıklarını Tespit Etmek ve Çözmek için Excel Özellikleri
5. Son Sözler

Öncelikle, Veri Tutarsızlığının ne olduğunu anlayalım ve ardından bu veri analizi sorununun nasıl önleneceğini ve çözüm bulunacağını açıklayacağız.

1. Veri Tutarsızlığı Nedir?

Veritutarsızlığı, veri setleri, veri kayıtları veya veri kaynakları arasındakitutarlılık eksikliğidir. Veriler beklendiği gibi eşleşmediğinde veya hizalanmadığında ortaya çıkar. Veri uyuşmazlığı esasen verilerin uyuşmamasıdır.

Bunu çok basit bir örnekle açıklayalım. İK departmanında çalıştığımızı ve elimizde bir çalışan listesi olduğunu varsayalım. Çalışanların satır satır listelendiği bir Excel sayfamız var. Örneğin, John Brown adlı çalışan birçok farklı şekilde kaydedilmiş olabilir. ‘John Brown’da bir boşluk olabilir. ‘John B.’ olarak yazılabilir. Ya da ‘John Brown’dan sonra bir boşluk bırakılabilir ve çeşitli durumlarda bu böyle devam edebilir.

Verilerimizin yüzlerce satırdan oluştuğunu ve aynı kişiye çeşitli yerlerde farklı şekilde atıfta bulunulduğunu düşünün. Bu verileri birleştirmek istediğimizde, aynı kişi farklı bireylermiş gibi görünecektir.

Örneğin, bir pivot tabloda birleştirirken John Brown ve John-Brown farklı kişilermiş gibi analiz edilecek ve toplam veride bize yanlış bilgi verecektir. Bu tür örneklerle oldukça sık karşılaşıyoruz ve özellikle şirketler verilerinin yanlışlığı ile çok mücadele ediyor.

Bu makalede, bu sorunlara neyin neden olduğunu, nasıl önleneceğini ve ortaya çıktıktan sonra nasıl çözüleceğini tartışacağız. Öncelikle bunlara neyin sebep olduğunu inceleyelim.

2. Data Tutarsızlığına ne sebep olur?

Kayıtlarınızda veri tutarsızlıklarına neden olabilecek birçok neden vardır. Burada bunlardan bazılarını listeleyeceğiz.

İnsan Hatası

İlk olarak, veri tutarsızlığı genellikle yazım hataları ve hatalardan, esasen insan hatalarından kaynaklanır. Bu insan hatalarını tamamen ortadan kaldırmak mümkün değildir. Eğer bunları önleyecek veya düzeltecek bir sistemimiz yoksa, insanlar kaçınılmaz olarak bu hataları yapacaklardır.

Çalışanlara, bireylere veya veri girişinden sorumlu olanlara kızmak özellikle üretken değildir. İnsanlar her zaman bazı şeyleri farklı algılayabilir. Belki de kişi bu şekilde yazmanın doğru olduğunu düşünmüştür. Eğer bu hataları tespit edecek bir sistemimiz yoksa, insan hatalarını önlemek mümkün değildir.

Bu nedenle, Bölüm 3’te tartışacağımız sistemler ve düzeltme yöntemlerini kullanarak bu insan hatalarını önleyebiliriz.

Veri İçe Aktarma Sorunları

Excel’e veya veritabanı programımıza başka bir kaynaktan veri aktarıyorsak, karakter kodlaması veya tutarsız biçimlendirme tutarsızlıklara yol açabilir. Örneğin, bir nokta farklı yorumlanabilir veya içe aktarılan veritabanındaki belirli karakterler yeni veritabanında bulunmayabilir, bu da garip, tanıdık olmayan karakterlerin eklenmesine neden olabilir. Ve bu kesinlikle verilerimizi bozuyor.

Tutarsız Veri Giriş Standartları

Veri girişi için standartlaştırılmış formatlar veya protokoller olmadığında tutarsızlıklar ortaya çıkabilir. Örneğin, bir kişi tarihleri GG/AA/YYYY olarak girerken, bir diğeri MM/DD/YYYY kullanabilir.

Formül Hataları

Formüller aracılığıyla veri çekiyorsak, yanlış referanslar olabilir. Ya da Excel’deki otomatik doldurma özelliğini kullanırken, bazen verileri yanlış doldurabilir. Bu nedenle, kritik verileri doldurmak için otomatik doldurmaya güvenmemek önemlidir.

Ayrıca yanlış hesaplamalar, formüllerin yanlış kullanımı veya veri setlerinin yanlış hizalanması gibi veri işleme aşamalarında yapılan hataların da tutarsızlık yaratabileceğinin altını çizebiliriz.

Harici Veri Değişiklikleri

Dosyamız harici bir kaynağa bağlanırsa veya harici bir veritabanından dinamik olarak veri çekerse, buradaki herhangi bir değişiklik dosyanızı etkileyecektir. Bu nedenle, en iyi uygulama olarak, Excel dosyalarında aktif harici veri bağlantıları bırakmamanızı öneririz.

Bunlar veri tutarsızlıklarının arkasındaki en yaygın nedenler arasındadır. Bunlara ek olarak, zaman dilimi farklılıkları, kültürel farklılıklar, veri bozulması, iletişim boşlukları veya örnekleme hataları ve veri yönetimindeki diğer tutarsızlık nedenlerini de sıralayabiliriz.

Veri uyuşmazlığını etkileyen faktörler nelerdir?

• İnsan hatası
• Sistematik hatalar
• Veri toplamayı etkileyen dış faktörler
• Veri dönüştürme hataları
• Örnekleme hataları

3. Excel’de Veri Tutarsızlıkları Nasıl Önlenir?

Veri tutarsızlıklarını ortaya çıkmadan önce önleyecek sistemler uygulamak çok önemlidir. Çünkü yeterince hataya dayanıklı değilsek, verilerimizde tutarsızlıklar olması kaçınılmazdır.

Bir veri tutarsızlığını tespit etmek, onu ilk etapta önlemekten çok daha zordur!

Veri tutarsızlığı sorunlarını önlemenin en etkili yollarını tartışalım.

Veri Doğrulama Listeleri

İlk olarak, Excel’de veri tutarsızlığını önlemenin en iyi yollarından biri Veri Doğrulama kullanmaktır. Excel’de Veri Doğrulamayı kullanarak, her hücreye manuel veri girişini önleyebiliriz.

Bunu nasıl yapacağız? Önceki kişi adları örneğini ele alalım. Veri girişi sırasında her seferinde isimleri manuel olarak girmek yerine, kişi tablosu şeklinde ayrı bir sayfaya veya bölüme sahip olduğunuzu hayal edin. Veri girişi yapan kişi artık bu girişleri manuel olarak yazmayacak, bunları biraçılır listeden seçecektir.

Bu, her seferinde farklı varyasyonlar girme olasılığını önemli ölçüde azaltarak tutarlı ve kontrollü veri girişi sağlar.

Bu yöntem SAP, Oracle, Salesforce gibi büyük programlarda da kullanılmaktadır. Bu sistemlerde, kişileri tanımlamak için bir tablo ve bu kişiler hakkında bilgi girmek için başka bir tablo varsa, veriler yalnızca önceden tanımlanmış tablodan çekilerek girilebilir.

Aksi takdirde, bu tür büyük programlarda önemli veri tutarsızlıkları meydana gelecektir. Bu kavram, tutarlılığı sağlamak için verilerin benzersiz numaralarla tutulduğu İlişkisel Veritabanı olarak bilinir. Excel’de Veri Doğrulama kullanarak benzer bir işlev elde ederiz.

Excel’de Ofset formülü ile dinamik açılır menüler oluşturabilirsiniz. Bu yöntemi Someka şablonlarında ve ürünlerinde de yaygın olarak kullanıyoruz.

Veri Formatı Doğrulama

Veri Doğrulama, yanlış veri formatlarının girilmesini önleyen özellikler de içerir. Bunu da araştırmanızı öneririz.

Örneğin, kullanıcıların yalnızca sayısal değerler girmesini istiyorsanız, veri doğrulama ile yanlış veri girişini önleyebilirsiniz. Ayrıca minimum veya maksimum sayıları değiştirebilir veya farklı koşullar atayabilirsiniz..,

Veri Tutarsızlıklarını Önlemek İçin Excel Formüllerini Kullanın

Veri Doğrulama, veri tutarsızlıklarını önlemek için en iyi yöntemlerden biridir. Ancak Veri Doğrulamanın uygulanamadığı durumlarda, önleyici tedbirler almak için formüller ve fonksiyonlar da kullanılabilir.

Örneğin, SOL, SAĞ, ORTA gibi Excel Metin İşlevleri ile, formülleri kullanarak hatalı girişler için verileri dinamik olarak analiz edebilir ve hatalar hakkında uyarılar sağlayan bir sütun oluşturabilirsiniz.

Aşağıda bunun bir örneğini gösteriyoruz. Org Chart Maker veya Flowchart Maker gibi ürünlerimizde, sağ tarafta yanlış veri girildiğinde sizi uyaran, dinamik olarak analiz eden ve uyarılar sağlayan bir özellik ekledik.

– Bu, formüller içeren dinamik bir Hata Kontrol alanına sahip olan Organizasyon Şeması Oluşturucumuzun ana Giriş alanıdır –

VBA Kodları ve Makrolar

Veri tutarsızlıklarını önlemek için Veri Doğrulama listelerini, Veri Doğrulama’daki durdurma veya bilgi gibi özellikleri, formülleri ve fonksiyonları kullanmayı tartıştık. Ayrıca, sürüm kontrolü uygulamak veya verileri makrolar ve kodlarla dinamik olarak kontrol etmek de mümkündür.

Ancak, şimdi bunları derinlemesine incelemeyelim ve bunun yerine tutarsızlıklar ortaya çıktığında neler yapılabileceğine ve veri tutarsızlığının olup olmadığından nasıl emin olunacağına bakalım.

4. Veri Tutarsızlıklarını Tespit Etmek ve Çözmek için Excel Özellikleri

Excel, veri tutarsızlığı sorunlarını bulmak ve çözmek için çok etkili yollara sahiptir. Burada en yaygın üç tanesine göz atacağız:

• Koşullu Biçimlendirme
• Pivot Tablolar
• Hesaplamalar
• Filtreleme

Veri Tutarsızlıklarını Tespit Etmek için Koşullu Biçimlendirme

Koşullu biçimlendirme, veri tutarsızlıklarını bulmak ve düzeltmek için Excel’de kullandığımız ilk tekniktir. Örneğin, tablomuzdan yinelenen verileri kaldırmak için Koşullu Biçimlendirmeyi ayarlayabiliriz. Bu, farklı bir renkle vurgulayarak tekrarlanan verilere dikkat çekerek bizi bilgilendirecektir. Bu, mükerrerlikleri tespit etmek ve düzeltmek için giriş sonrası bir araç ve önleyici bir tedbir olarak kullanılır.

Veri Tutarsızlıklarını Bulmak için Pivot Tablolar

Pivot tabloların kullanımı ek bir yardımcı tekniktir. Bir pivot tabloda iki sütunu yan yana birleştirdiğimizde veriler boşluk bırakılmadan birleştirilmelidir.

Pivot tablo, aynı veriler için herhangi bir tutarsızlığı veya yinelenen girişleri temiz bir şekilde gösterecek ve hataları tespit etmeyi kolaylaştıracaktır. Bu amaçla pivot tabloları kullanmak mantıklıdır.

Aritmetik Hesaplamalar

Pivot tabloların bahsetmeye değer bir başka önemli yönü daha vardır. Metin verilerinin girişinden ve doğruluğundan bahsettik, ancak sayısal değerlerin kontrol edilmesi de çok önemlidir.

Örneğin, ondalık nokta ve virgül kullanımı farklı ülkelerde değişiklik göstermektedir. Bazı ülkeler ondalık işareti olarak nokta kullanırken, diğerleri virgül kullanır. Wikipedia gibi bir siteden veya başka bir web sitesinden Excel’e veri kopyalarsak, bu veriler istediğimiz formatta gelmeyebilir ve biz bunu fark etmeyebiliriz bile. Dolayısıyla, bu sorunu ele almak için birkaç yöntem vardır.

İlk olarak, verilerinizin bulunduğu sütunu toplamayı deneyebilirsiniz. Basitçe bir TOPLA formülü veya ORTALAMA formülü uygulayabilirsiniz. Sayısal bir değer yoksa, verilerinizin Excel’in toplamı hesaplamasını engelleyen hatalar veya metin girişleri içerebileceğini gösterir.

Filtreleme

Başka bir yöntem de filtreleme kullanmaktır. Diyelim ki 25,95 gibi bir değeriniz olduğunu düşünüyorsunuz, ancak bu aslında virgülle ayrılmış bir değer ve Excel’de 2595 olarak görünüyor.

Bir kaynaktan kopyalayıp Excel’e yapıştırdığınızda yanlış görüntülenebilir. Bir filtre uyguladığınızda, 30-40-50 civarında değerler bekliyorsanız ve 3200 gibi bir değer görüyorsanız, bu açık bir tutarsızlık işaretidir. Bu nedenle, verilerinizi filtreler aracılığıyla incelemek bir başka etkili yöntemdir.

5. Son Sözler

Sonuç olarak, veri tutarsızlığı, özellikle verilerin bu kadar önemli bir rol oynadığı günümüz dünyasında önemli bir sorundur. Şirketlerde bu tutarsızlıkları önlemek ve ele almak için yollar uygulamak çok önemlidir.

Uyuşmazlıkları hem önlemek hem de çözmek için stratejilerimiz olması gerekirken, özellikle Excel’de önerimiz Veri Doğrulama’yı kullanmaktır. Bu yaklaşım tek başına yaygın sorunların %50’sinden fazlasını çözebilir. Veri Doğrulamanın uygulanabilir olmadığı durumlarda, verilerinizi temizlemek için diğer düzeltme teknikleri kullanılabilir.

Son bir not olarak, verilerinizi tutarsızlıklardan temizlemek için bu özelliklerin çoğu için Google E-Tablolar ‘ı da kullanabilirsiniz.

Önerilen Okumalar:

Excel’de Giriş Tabloları Nasıl Biçimlendirilir?

Excel Gösterge Tablosu Tasarımı: Someka’nın yaptığı gibi etkileyici Excel panoları nasıl yapılır?

Excel Verileri Analiz Edebilir mi?