Excel’de ERP Şablonu

ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemi, işletmelerin hesaplarını, mali durumlarını, ürünlerini, satışlarını ve envanterlerini yönetmeleri için kapsamlı bir sistemdir. Excel ERP Şablonu ile tüm kurumsal kaynak planlama faaliyetlerinizi tek dosyadan yönetebilirsiniz.

Küçük işletmeler, performanslarındaki verimlilik iyileştirmelerini kolayca belirlemek için Excel ERP sistemini kullanır. Böylece, her gün tekrarlanan işleri azaltabilir, otomasyonu artırabilir, daha efektif analizler yapabilirsiniz.

KOBİ’lere özel ERP Excel Şablonu

Şablon 3 ana bölümden oluşur:

1. Planlama ve Fizibilite
2. Veri Girişi ve Kayıtlar
3. Raporlar

Temel olarak, şablonun akışı şöyledir:

Aşağıda, bu 3 bölümü ayrıntılı olarak açıklayacağız. Ancak ondan önce ERP şablonunun Dashboard bölümünü inceleyerek başlayalım.

EXCEL ERP ŞABLONU – DASHBOARD

Bu, aracın gezinme kontrol panelidir. Butonlara tıklayarak ilgili bölümlere ulaşabilirsiniz.

Gösterge Tablosunda, altta gri renkli “Ayarlar” düğmesini göreceksiniz. Kategorilerinizi, satış temsilcilerinizi vb. tanımladığınız yer burasıdır. Girişlerinizi yapmadan önce bu verileri ilgili bölümlerde kullanabilmeniz için aşağıdaki tabloları doldurduğunuzdan emin olunuz.

Bu bölümün sağ tarafında, aşağıda açıklanan birkaç mikro ayar daha göreceksiniz:

• Başlangıç Ayı: Verilerinizi ne zaman girmeye başlamak istediğinizi tanımlayın. Şablon, tüm raporları buna göre güncelleyecektir.
• Para Birimi: Excel ERP Şablonundaki tüm değerler bir sayı olarak biçimlendirilmiştir. Rapor başlıklarınızı güncellemek için bu ayarı kullanın.
• Ödeme Vade Marjı: Bu ayar “Ödeme Tahsilat Takibi” için önemlidir. Bir müşteri bu rakamdan sonra bakiyesini öderse Ödeme Koşulları raporunda bir uyarı görürsünüz.

Şimdi, bu şablonun 3 ana bölümüne geçebiliriz.

1. EXCEL ERP ŞABLONU – PLANLAMA VE FİZİBİLİTE

Ürünler

En temel düzeyde, satın aldığınız, stokladığınız ve sattığınız ürünleri tanımlayacaksınız.

• Ürün Adı ve Ürün Kodu sütunları serbest metindir. Ürünleriniz için kod kullanmıyorsanız, ürünleriniz için benzersiz kodlar kullanmanızı kesinlikle öneririz. Çünkü bu, işletme yönetimi açısından en iyi uygulamadır.
• Ürün Kategorisi: Fark edeceğiniz gibi, kategorilerinizi daha önce de belirttiğimiz gibi “Ayarlar” bölümünden tanımlayacağınız için bu sütunda açılır menüler yer almaktadır.
• Birim: Ürünlerinizi bu şekilde satarsınız (paket, kilogram, inç, parça vb. olarak).
• Kritik Stok Seviyesi (gün): Stok seviyelerini takip etmek için “Stok Kayıtları” bölümünde Kritik Stok Seviyesinin etkisini görebilirsiniz. Örneğin, bir ürünün stok sayısı kritik değerinin altındaysa Stok Kayıtlarında kırmızı bir uyarı görürsünüz.
• Marka: Bu, serbest metindir ve raporlama (filtreleme, gruplama) için kullanılır.

Müşteriler

Ürün bölümünde olduğu gibi bu sefer de müşterilerinizi ve bilgilerini tanımlayacaksınız. Bu bölüm, küçük işletme ERP’nizin bir tür CRM veritabanıdır.

• Müşteri Kodu – Ad – Adres – Tel – Posta bilgi sütunlarının tamamı serbest metin olup, istediğiniz gibi doldurabilirsiniz. Müşterileriniz için kod kullanmıyorsanız yine her biri için benzersiz kodlar kullanmanızı kesinlikle öneririz.
• Satış Temsilcisi, başlamadan önce “Ayarlar” bölümünde bu bilgileri dolduracağınız için burada bir seçici olacaktır.
• Son iki sütun, bu Excel ERP Şablonunun benzersiz özellikleridir ve müşterilerinizin ödeme takibi için kullanılır. Hatta doğru kullanılırsa bu, işinizi yönetmenin çok güçlü bir yolu olabilir!
• Ödeme Vadesi Limiti: Bu veriler “Ödeme Tahsilat Takibi” için önemlidir. Müşteriniz bu kadar gün geçmesine rağmen bakiyesini ödemediyse Raporlar bölümündeki “Ödeme Koşulları” kısmında uyarı göreceksiniz.
• Bakiye Risk Limiti: ERP Şablonunun müşteri bakiyeleriniz için bir güvenlik limiti vardır. Bakiyesi bu limiti aştığı halde Ödeme Koşulları Limiti geçmesine rağmen hala ödeme yapmadıysa “Ödeme Koşulları” raporunda uyarı görürsünüz.

ERP Şablonu – Satış Hedefleri

Satış hedefi, hedefinize ulaşmak için mevcut satışlarınızı ölçmek ve karşılaştırmak içindir. Burada, her bir ürün için aylık satış hedefi tutarınızı girmeniz yeterlidir.

Fiili Satışlar

Hedeflerinizi belirledikten sonra ürünlerinizin aylık fiili satışlarını girebilirsiniz. Satış Hedefleri ile birlikte “Satış Gerçekleşme” raporu bölümünde satışlarınızı analiz edebilir, satış ekibinizin verimliliğini gösterecektir.

Ürün Maliyetleri

Bu bölümde, aylık birim maliyetlerinizi girmeniz yeterlidir. Bu veriler, Küçük ERP Şablonunun Karlılık Raporlarında kullanılmaktadır. Bu nedenle, önümüzdeki ayların maliyetlerini tahmin edebiliyorsanız, bu, şirketiniz için daha iyi finansal planlama yapmanıza yardımcı olacaktır.

Satış Fiyatları

Ürün veya hizmetinizin satış fiyatını bu bölümde tanımlayacaksınız. “Birim Maliyetler” ile birlikte bu verilerin sonucunu Karlılık Raporlarında görebilirsiniz.

Sabit Maliyetler

Sabit maliyetler, küçük işletme ERP’sinin tüm süreçlerinde sabit kalacaktır. İşletme karlılığınızı hesaplarken, işletmenin ne zaman başa baş noktasına veya gelecekteki kar marjlarına ulaşacağını görebilirsiniz. Yaklaşan raporlar için, aylık sabit maliyetlerinizi girmeniz yeterlidir.

2. EXCEL ERP ŞABLONU – VERİ GİRİŞİ VE KAYITLARI

Satış Faturası Kayıtları

Tüm şirketler için, müşteriler arasında bir anlaşma olduğunu kanıtlamak için satış faturalarının kaydını tutmak önemlidir. Yani, bu ERP Şablonunda faturalarınızı girecek ve burada satış kayıtları oluşturacaksınız. Bu, araç boyunca kullanılacak birçok veriyi içeren çok önemli bir bölümdür.

• Fatura Tarihi: Bu, faturanın düzenlenme tarihini izlemek içindir.
• Vade Tarihi: Bu fatura ne zaman ödenecek? Bu veriler, müşteri bakiyelerini izlemek için önemlidir.
• Fatura No: Aynı fatura kalemlerini takip etmek ve gruplandırmak için önemlidir.
• Ürün Kodu – İsim: Fark edeceğiniz gibi bu bir açılır menüdür ve “Ürünler” bölümünde tanımladığınız ürününüzü seçeceksiniz.
• Birim, Ürünler bölümünden otomatik olarak alınacaktır. Lütfen ilgili bölümde değişikliklerinizi yapın ve gri hücreleri değiştirmeyin.
• Parça No: Bu alan, birlikte satın alınan ayrı ayrı faturaların daha iyi takip edilebilmesi için “Satınalma Kayıtları” ile birlikte “Stok Kayıtları” bölümü için kullanılır. “İlk giren ilk çıkar” metodolojisini yönetmek için bu alanı kullanabilirsiniz.
• Müşteri Kodu – Ad: Fark edeceğiniz gibi bu bir açılır menüdür ve “Müşteriler” bölümünde tanımladığınız ürününüzü seçeceksiniz.
• Adet: Faturadaki öğelerin sayısı.
• Fiyatlandırma & KDV: Faturadaki bilgilere göre doldurulacaktır.

ERP Şablonu – Satın Alma Kayıtları

Bu bölüm geri kalan hesaplamalar için çok önemli değildir ancak bu tabloyu satın alma bilgilerinizi kaydetmek için kullanabilirsiniz.

Satış Faturası Kayıtlarından farklı olan diğer sütunların açıklamaları aşağıdadır:

• HS Kodu: HS kodu, malların sınıflandırılması için uluslararası standartlaştırılmış bir isim ve sayı sistemidir ve bunu yalnızca bilgi amaçlı kullanabilirsiniz.
• Son Kullanma Tarihi: Bazı emtiaların, özellikle hızlı tüketim mallarının son kullanma tarihi olabilir. Bunları daha sonra takip etmek için buraya girebilirsiniz. (Bu alan işletmenize göre isteğe bağlıdır.)
• Depo Konumu: Yalnızca bilgi amaçlıdır. Yeni satın aldığınız ürünlerin yerleşimini kolayca takip etmenizi sağlar.

Stok Kayıtları

Stok Kayıtları, satın aldığınız her ürün için stok durumunuzu tutar. Ürünler ve Parti No’yu seçtikten sonra, diğer tüm bilgiler (gri sütunlar) diğer tablolardan otomatik olarak alınacaktır.

• Günlük Tüketim Oranı, Bugünün tarihindeki İlk Satış Verileri arasındaki gün sayısı farkına göre hesaplanır.
• Tahmini Stok Günleri, bu ürün için kaç günlük stokumuz olduğunu hesaplamak için Tüketim Oranını kullanır. Yani bu, kritik stok günlerinden daha düşükse burada kırmızı bir uyarı görürsünüz.

Ödeme Tahsilat Takibi

Ödemeyi aldıktan sonra, müşterilerin devam eden değerlendirmesi için kaydetmeniz gerekir. Burada, Excel ERP Şablonu, müşterilerden aldığınız gerçek ödemeleri kaydedecektir.

• Tarih gerçek ödemeyi aldığınız zamandır.
• Müşteri Kodu açılır listeden seçilebilir.
• Ödeme No, ödeme numaralarını takip edebilmeniz için bir referans alanıdır. (Üçüncü taraflarla iletişim kurarken bir ödeme referans numarası kullanmak iyi bir uygulamadır.)
• Ödeme yöntemi Açılır menüden seçin. Bu öğeleri Ayarlar bölümünden yönetebilirsiniz.
• Tutar doğrudan aldığınız ödeme tutarıdır. Para birimini burada Ayarlar bölümünden değiştirebilirsiniz.
• Beklenen Ödeme Tarihi: Bazı ödeme türleri doğrudan banka hesabınıza yatırılmaz ve biraz gecikme olabilir. Müşteriler ödemeyi yapabilir ancak X hafta sonra yatırılabilir. Bu nedenle nakit akışı ve muhasebe için önemli bir bilgidir.
• Banka adı ve Notlar alanları tamamen isteğe bağlıdır.

3. EXCEL ERP ŞABLONU – RAPORLAR

Finansal Özet Raporu

Küçük İşletme ERP Şablonu, satış fiyatlandırması, sabit maliyetler, COGS ve raporlar gibi tüm girdilerinizi burada birleştirir. Temel olarak, bu 3 sonuç görünecektir:

• Gelir
• Brüt Marj
• Net Marj

Girişlerinizi ne kadar çok yaparsanız, bu rapor o kadar uzun gösterilir.

Satış Faturası Kayıt Analizi

Bu rapor yalnızca satış faturası kayıtlarınıza dayanmaktadır. Bir pivot tablonun nasıl kullanılacağı hakkında biraz bilginiz varsa, bu rapordan gerçekten keyif alacaksınız ve özel ihtiyaçlarınız için daha fazla görünüm oluşturabilirsiniz. Ayrıntıları genişletmek veya gizlemek için “+” / “-” düğmelerine tıklayabilirsiniz.

Satış Hedefine Ulaşma Raporu

Satış Hedefi Gerçekleştirme, satış hedeflerinize ulaşıp ulaşmadığınızı görmek için görsel bir pano görünümünde size net bir sonuç verir. Ayrıca sağdaki seçici ile birden fazla ürün veya kategori seçebilirsiniz.

Hesap Analizini Kontrol Etme

Bu rapor oldukça önemlidir. Satışı yaptıktan sonra bir müşterinin size ne kadar borcu olduğunu ve o ana kadar ne kadar ödediğini gösterir. Ayrıca, her satış ekibi üyesinin ne kadar açık bakiye taşıdığını görmek için belirli müşterileri filtreleyebilir veya raporun üst kısmında birden çok müşteri seçip belirli Satış Temsilcilerini seçebilirsiniz.

Çünkü bu, ödeme tahsilat performansının önemli bir göstergesidir.

Ürün Karlılık Raporu

Ürün karlılık raporu, ürününüzün tüm maliyet ve giderlerini hesaba kattıktan sonra size ayrıntılı bir analiz sunar. Bazı kategoriler diğerlerinden daha karlı olabilir. Ya da belki şirketiniz tek bir ürüne bağlı ve diğerleri size para kaybettiriyor. Bu nedenle, bu Excel ERP Şablonu için ürün tabanlı analiz oldukça önemlidir.

Yine burada, ayrıntıları genişletmek veya gizlemek için “+” / “-” düğmelerine tıklayabilirsiniz.

Ödeme Koşulları Raporu

Hatırlarsınız, “Müşteriler” bölümünde tüm ortaklarımız için bir risk limiti tanımlamıştık, bu nedenle bu rapor tamamen müşteri ödemelerine yöneliktir.

Arka plandaki hesaplamalar pek çok faktörü göz önünde bulundurur:

• “Bu müşteri ne sıklıkla ödeme yapıyor?”
• “İlk/son ödeme ne zamandı?”
• “Bu müşteri için risk limitimiz nedir?”
• “Ödeme Vadesi Marjımız nedir?”

Son olarak, bu hesaplamaları yaptıktan sonra, rapor bazı müşterilerinizi zorlamanız veya onlara biraz daha zaman vermeniz konusunda sizi uyarır.

EXCEL ERP ŞABLONU ÖZELLİKLERİ:

• KOBİ’ler için Benzersiz ERP Şablonu
• Hem Mac’te hem de Windows’ta çalışır
• Kurulum gerekmez, kullanıma hazırdır.
• Profesyonel tasarım ve sunumlar için uygun
• Yenilikçi Excel ERP Sistemi
• Kapsamlı Raporlar
• Sayfadaki Talimatlar
• Baskıya Hazır
• Excel 2010 ve sonraki sürümlerle uyumludur.
• Şablonun dili İngilizce’dir