Google Sheets’de RACI Matrisi Şablonu

Google Sheets’de RACI Matrisi Şablonu projenin her adımını anlamanın sağlanması için bir yoludur. Ekip üyeleri, çizelgeye bakarak işlerinin zaman çizelgesinde nereye uyduğunu görebilir. Google Sheets Raci Matrisiyle herkesin neyden sorumlu olduğunu ve projelerinin nereye uyduğunu anlamanız kolaylaşacaktır..

Bir proje yöneticisinin hayatını kolaylaştırabilecek iki olağanüstü araç vardır. Bu araçlar, RACI Matrisi Şablonu ve İş Dağılımı Yapısı çizelgesidir.

Google Sheets’te doğrudan erişilebilen Google Sheets’de RACI Matrisi Şablonu, WBS Çizelgesi ve RACI Çizelgesini (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed anlamına gelir) tek bir dosyada içerir.

Ayrıca, bu Google Sheets şablonu, her bir kişinin her faaliyetteki rolü hakkında açıklayıcı bilgiler sağlar.

Google Sheets’de RACI Matrisi Şablonunun Özellikleri:

Öncelikle, üç öğeden oluşan basit ancak kapsamlı bir proje yönetimi aracı geliştirdik. RACI Çizelgesi üç bölüme ayrılmıştır: 1) Ayarlar, 2) Sorumluluk Atama Matrisi (RAM), ve 3) İş Dağılımı Yapısı (WBS).

1. Ayarlar

Bu bölüm, kişi, pozisyon ve görev kategorilerini hızlıca belirleyebileceğiniz yerdir. Bu nedenle, bu bölümdeki veriler Google Sheets şablonunun her yerinde kullanılacaktır. Ayar çizelgeleri basittir:
İlk olarak, ekip detaylarını veya personel isimlerini elle girin. İkinci olarak, pozisyonlarını ve Sorumluluk Atama Matrisi Çizelgesinde göstermek istediğiniz kısayolu eklemeye devam edin. Ekstra satırlara ihtiyacınız olursa, seçenekler tablosunun sol üst köşesindeki ‘+’ düğmesine tıklayarak miktarı en fazla yüz adet olacak şekilde artırın.

Sonra, ‘Görev Kategorileri‘ ayarlarına giderek seçtiğiniz kategori etiketlerini ve temsilci sembollerini belirleyin. Aynı zamanda her etiketi yeniden adlandırabilir ve kategorileri en fazla on farklı iş kategorisi ile doldurabilirsiniz.

2. Sorumluluk Atama Matrisi (RAM)

RAM matrisi, projenizin tüm görevlerini tanımladığınız yerdir. Görev açıklamalarını yazacak ve görevleri belirli ekip üyelerine altdan alma seçeneklerini kullanarak atayacaksınız.

Daha önce açıklandığı gibi, bu atama kategorilerini RACI Çizelgesi Şablonu’nun ‘ayarlar‘ bölümünde tanımlayabilirsiniz.

Gerektiğinde tabloya satır ekleyebilir veya silebilirsiniz. Verileri kopyalarken ve yapıştırırken daima özel değerleri kullanmayı unutmayın. İsteğe bağlı olmasına rağmen, İş Dağılımı Yapısı (WBS) oluşturmak için kimlik girişi gereklidir.

3. İş Dağılımı Yapısı (WBS)

İş Dağılımı Yapısı, bu sorumluluk atama matrisi şablonunun final unsuru olup, görevlerin görsel bir görüntüsünü sunar. RAM çizelgesinden kimlik ve iş açıklamalarını ve Ayarlar çizelgesinden kişileri ve unvanları kullanarak hiyerarşik bir ağaç formudur.
Ayrıca ‘Çizelge içeriği‘ bölümünde yer alan açılır menüden bu çizelgenin içeriğini seçebilirsiniz.

Ayrıca, WBS çizelgesini özelleştirmek için filtreleme araçlarını kullanabilirsiniz. Mevcut filtreler ‘Atanmış Rol‘ ve ‘Kişi‘dir. Atanmış rol, hangi görev kategorilerinin çizelgede yer alması gerektiğini belirlerken, kişi çizelgeyi kişinin ait olduğu görevleri vurgulayarak kişiselleştirir.

Kullanıcı, ayrıca projenin basılı amaçlar için burada proje detaylarını güncelleyebilir, proje adı, tarih ve/veya sorumlu yönetici ekleyebilir. Ayrıca, baskı alanı dinamik olduğundan manuel olarak güncelleme yapmanıza gerek kalmayacaktır. Lütfen görev başına en fazla beş görünür kişi veya rol sayısı unutulmamalıdır.

Bu arada, başlamak için sadece bir internet bağlantısı ve Google hesabı gereklidir. Her şey senkronize olacak!

Google Sheets’de RACI Matrisi Şablonu- RACI Çizelgesi  Özeti:

• Google Sheets’te proje yönetimi aracı
• Görev ve sorumlulukları oluşturma, atama ve yönetme
• Bilgilendirme notları dahil
• Kurulum gerektirmez, hemen kullanıma hazır
• Herhangi bir işletim sisteminde çalışır
• Mobil, tablet ve masaüstü dahil olmak üzere her cihazda kullanılabilir
• Herhangi bir VBA kodu veya makro içermez
• Şablonun dili İngilizce’dir