Generador y Rastreador de Órdenes de Compra en Excel

¿Desea crear formatos de órdenes de compra en Excel? Utilizar el generador y rastreador de órdenes de compra hará que este proceso sea más rápido y sencillo. Con esta plantilla de Excel de órdenes de compra, podrá crear, registrar y supervisar sus órdenes de compra.

Nuestra plantilla de órdenes de compra es una herramienta indispensable para la gestión de la cadena de suministro, meticulosamente diseñada para agilizar los procedimientos de adquisición y compra en un entorno de empresa a empresa (B2B).

Hay ciertos elementos en una Plantilla de OC formal, como el número de OC, la descripción del artículo, las unidades, los precios, los plazos, la fecha, etc.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra (OC) es undocumento formal que un comprador entrega a un vendedor. En él se enumeran los tipos de bienes o servicios que desea el comprador, cuántos de ellos necesita y el precio acordado. Para muchas empresas y organizaciones, es una parte importante del proceso de compra.

La mayoría de las empresas utilizan hojas de cálculo Excel para preparar las órdenes de compra. Pero la mayoría de las veces no son estándar, les falta información crucial y carecen de un diseño elegante que no concuerda con la imagen de marca de la empresa. Además, introducir la información cada vez desde cero lleva bastante tiempo.

La orden de compra (OC) es un tipo de formulario común utilizado entre empresas comerciales en el ciclo de vida empresarial diario. Generalmente lo preparan las empresas que desean comprar artículos específicos al proveedor. Cuando el vendedor acepta la orden de compra, ésta se convierte en un acuerdo vinculante entre dos partes.

¿Cómo crear una orden de compra en Excel?

Para crear una orden de compra en Excel:

• Cree el formato de la orden de compra con el logotipo de su empresa
• Añada la información del comprador y del vendedor
• Enumere todos los artículos con la información de cantidad, unidad y precio
• Calcule el importe total
• Defina las condiciones de entrega y pago, así como otros términos y condiciones
• Asigne un número de pedido

Pero no tiene por qué dedicar tiempo a preparar su formato de OC. El generador de Someka le ofrece un formato de orden de compra profesional que puede rellenar fácilmente. Además, puede registrar sus OC anteriores.

¿Cuáles son las ventajas del generador de PO?

Desde las requisiciones de material hasta la recepción de envíos, todos los aspectos están cubiertos. Junto con las cartas de porte y las facturas, los formularios de P.O. y LPO (Local Purchase Order) se encuentran entre la documentación principal de la contabilidad detallada y el mantenimiento de registros.

• Puede generar fácilmente documentos de solicitud de presupuesto (RFQ ), facilitando negociaciones eficientes con los proveedores y agilizando el proceso de aprobación y compra con funciones editables e imprimibles.
• La plantilla ayuda a los jefes de compras (CPO) a planificar y gestionar eficazmente las solicitudes de compra, garantizando un flujo de trabajo fluido de pedidos y entregas desde el proveedor hasta el almacén.
• Al incorporar los principios de la gestión de las relaciones con los proveedores (SRM), mejora el proceso de aprovisionamiento y compra, fomentando asociaciones productivas con los vendedores y optimizando al mismo tiempo la cadena de suministro.
• Es un activo inestimable para la contratación electrónica y los sistemas de gestión de pedidos (OMS), ya que simplifica la creación de propuestas de venta, el seguimiento de los envíos y el registro de los recibos de cada transacción.

¿Por qué necesitaría esta plantilla de pedido de compra en lugar de otras más sencillas?

Si utiliza con frecuencia plantillas de hojas de cálculo sencillas para preparar formularios de pedidos de compra, esta herramienta puede resultarle perfecta por las siguientes razones:

• Profesional y bien estructurado: Una orden de compra ordenada y de aspecto agradable mejora la imagen de su empresa. Además, incluye todos los elementos necesarios para que no se olvide de nada.
• Ahorre tiempo preparando nuevos pedidos: Esta herramienta tiene una sección de base de datos separada para sus productos/servicios que le permite «seleccionar» en lugar de hacer entradas cada vez. Sólo tiene que mantener actualizada la sección de la base de datos y preparar nuevos pedidos en 30 segundos.
• Registre sus pedidos anteriores: ¿Alguna vez se ha preguntado cuál era el artículo que solicitó al proveedor XYZ? En lugar de navegar por varios documentos, basta con registrarlos en esta plantilla. Más adelante, podrá realizar análisis y crear informes con estos datos.

Esta plantilla tiene muchas más funciones prácticas, como exportar fácilmente a PDF, mostrar/ocultar descuentos con un botón, asignar y registrar la persona responsable que creó el pedido, etc. Todas estas funciones son súper fáciles de usar y vienen con instrucciones en la hoja.

CARACTERÍSTICAS DE LA PLANTILLA DE ORDEN DE COMPRA SOMEKA

Básicamente, PO Template consta de 3 secciones principales:

1. Generador de órdenes de compra
2. Base de datos de productos / servicios
3. Registro y seguimiento de pedidos

El flujo es: Introduzca los productos/servicios que pide con frecuencia en la base de datos > Cree sus pedidos en la sección del generador > Analice sus pedidos anteriores en la sección de seguimiento.

1. SECCIÓN GENERADORA DE PEDIDOS

GENERADOR DE PO – BOTONES DEL MENÚ

Crear PDF: Esto crea un PDF temporal tal y como ve su plantilla de PO en Excel. Realiza algunos controles antes de crear el PDF como comprobar el ID único, la fecha, el importe total, etc. Cuando cree un PDF, no olvide guardarlo en la carpeta correspondiente de su ordenador.

Registrar datos del pedido: Esto envía los datos de la orden de compra a la sección de Seguimiento para que pueda analizar qué / cuándo / cómo creó POs para ciertos proveedores.

Añadir/Borrar Filas: Este botón añade nuevas filas o borra las existentes en la factura.

Ocultar Descuentos: El campo Descuento es opcional y a veces puede querer ocultarlo si no hay descuento a nivel de artículo. Entonces, este botón cambia la columna Descuento.

Restablecer Formulario: Este botón borra toda la información existente en la Plantilla de OC, refresca las fórmulas y la deja lista para un nuevo OC. Utilícelo con precaución.

GENERADOR DE PEDIDOS DE COMPRA – OTROS

Logotipo de la empresa: Este es un logotipo ficticio. Puede sustituirlo fácilmente por el suyo propio.

Número de pedido: El número de pedido es importante para registrar los pedidos en la sección de seguimiento. Para poder distinguir los distintos pedidos entre sí, debe utilizar un número de pedido único en cada pedido que cree. Puede escribir el N.º de pedido manualmente en la sección superior del formulario O pulsar el botón «Generar automáticamente» para crear un nuevo N.º rápidamente (también puede cambiar el prefijo).

Persona responsable: La Persona Responsable se registrará en la sección de seguimiento para poder seguir más adelante quién creó el pedido. Puede añadir/eliminar la lista de personas en la sección «Panel de control».

Sección Productos / Servicios: Puede seleccionar sus artículos de Productos/Servicios en los desplegables cuando haga clic en la primera fila bajo Descripción. Toda la información relevante aparecerá automáticamente según los datos que introduzca en la sección Base de datos.

Instrucciones: Puede mostrar/ocultar las instrucciones desde el conmutador situado en la sección superior derecha.

Mostrar / Ocultar Selector de Descuento Total: Puede Mostrar u Ocultar el Descuento Total con este selector. PO Template calculará automáticamente la cantidad de Descuento que introduzca aquí.

Mostrar / Ocultar Selector de IMPUESTO: Puede Mostrar u Ocultar el IMPUESTO aquí con este selector que se muestra a continuación. La Plantilla de OC calculará automáticamente también la cantidad de IMPUESTO que usted introduzca y añadirá la cantidad total.

Mostrar / Ocultar Coste de Envío: Puede Mostrar u Ocultar el Coste de Envío con este selector. La plantilla de pedido calculará automáticamente también el importe de los gastos de envío que introduzca y añadirá el importe total.

Notas e Instrucciones de Pedido: Este es un campo de texto libre en el que puede escribir las notas adicionales que desee entregar al proveedor.

2. SECCIÓN DE BASE DE DATOS DE PRODUCTOS / SERVICIOS

Descripción e Info: La columna de descripción se utiliza en los desplegables de la plantilla de pedido (como se muestra en la imagen inferior) En la columna de información puede poner cualquier dato para cada artículo. Si pone enlaces web aquí, aparecerán como enlaces clicables en el PDF generado.

Nº de artículo – Unidad – Precio unitario – Moneda: Esta información aparecerá automáticamente en su presupuesto cuando seleccione el artículo correspondiente al preparar su Orden de Compra, como se muestra a continuación. ¡Un gran ahorro de tiempo!

La unidad y la moneda se definen en el cuadro de mandos para garantizar la coherencia de los datos en todo su libro de trabajo.

3. EDITAR BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

Añadiendo a su proveedor en la sección de base de datos, crear un nuevo presupuesto será más fácil y le llevará menos tiempo. Puede seleccionar el nombre de su proveedor en el botón desplegable de la sección Información del proveedor.

4. SECCIÓN DE REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE PEDIDOS

Toda esta información procede de la sección Generador de pedidos. Cada vez que crea un nuevo pedido y pulsa el botón de registro, la herramienta le informa de que ha registrado los datos del pedido en la sección de seguimiento, como se muestra a continuación:

Esto es realmente útil si desea realizar un seguimiento de sus OC, la persona responsable que creó el OC, los artículos que solicitó, etc.

Ya se trate de emitir órdenes de compra, realizar un seguimiento de las entregas o gestionar los suministros, esta plantilla sirve como solución integral para todas sus necesidades relacionadas con las compras, desde la solicitud hasta la recepción.

RESUMEN DE CARACTERÍSTICAS DEL GENERADOR Y RASTREADOR DE ÓRDENES DE COMPRA

• Plantilla de OC para crear órdenes de compra profesionales
• Sección de base de datos para una preparación más rápida del PO
• Sección de seguimiento para los registros de pedidos
• Diseño elegante y fácil de usar
• Función de exportación a PDF
• Etiqueta blanca
• Totalmente personalizable y listo para imprimir
• Notas informativas incluidas
• No necesita instalación, listo para usar
• Funciona tanto en Mac como en Windows
• Compatible con Excel 2010 y versiones posteriores
• Incluye códigos VBA o macros

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• Plantilla de presupuesto
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