Plantilla Excel de Cuadro de Mando de KPI para Aprovisionamiento

El equipo de aprovisionamiento de las organizaciones está formado por especialistas que aportan una amplia variedad de servicios a todos los participantes del plan comprometidos. Por eso les interesan las actividades relacionadas con el aprovisionamiento de existencias y suministros necesarios para un proyecto o la ejecución de un plan. Por lo tanto, esta plantilla de Excel de cuadro de mando de KPI de aprovisionamiento ayuda a realizar un seguimiento de todas sus actividades de aprovisionamiento con métricas relevantes y medibles.

Además, proporciona puntos de referencia en los que puede analizar los servicios de sus proveedores y almacenes si son de alta calidad o consistentes.

Existen numerosas métricas de KPI para los departamentos de compras, pero, vamos a examinar los 20 KPI más utilizados en diferentes categorías de métricas empresariales bajo cinco grupos principales:

A continuación, veamos los detalles de la plantilla de Excel del cuadro de mando de los KPI de compras.

Plantilla de Excel del Cuadro de Mando de KPI de Adquisiciones Características:

En primer lugar, puede utilizar estos botones de navegación para pasar de una sección a otra. En general, el Año Actual Real, el Año Actual Objetivo y el Año Anterior Real son las secciones en las que introducirá sus propios valores aquí.

Hemos utilizado algunos ejemplos, pero también puede añadir nuevas filas o colocar sus datos en áreas en blanco existentes con un nuevo código de KPI de aprovisionamiento.

Atención!: No olvide que cuando añada/elimine un código KPI, deberá cambiarlo también en otras secciones. Por ejemplo, si añade un nuevo KPI de Adquisiciones a la sección CY Actual, deberá cambiarlo en CY Target, PY Actual y Cumulative.

Además, la plantilla le permitirá ver las tendencias que se forman con los gráficos disponibles, ofreciéndole una visión clara de su actividad de Adquisiciones según el KPI seleccionado.

Por último, el Cuadro de Mando muestra los resultados mensuales y acumulados para ofrecerle una visión clara. De este modo, podrá ver la comparación entre el año pasado y los objetivos de la empresa.

Descripción detallada de las métricas del Cuadro de mandos de los KPI de aprovisionamiento:

Dirección General

Coste total de aprovisionamiento: Esta métrica incluye costes como el envío y la tramitación y pago de la factura del proveedor.

Ahorro de costes: También conocido como «Ahorro duro» es planificar y gestionar el trabajo cuesta menos de lo que se presupuestó.

Valor total del Inventario: El valor de las existencias como activo financiero. Debe calcular los valores financieros de los inventarios según el precio de mercado.

Rendimiento de la inversión: ROI que significa Retorno de la Inversión es uno de los ratios de rentabilidad más utilizados. Analiza la eficacia del dinero invertido.

Si necesita otras métricas en este grupo, no dude en añadir más KPI en su Cuadro de Mando para esta plantilla Excel.

Gestión de la entrega

Duración del ciclo de pedidos: El tiempo que tarda el departamento de compras en satisfacer las necesidades de la organización.

Plazo de entrega al proveedor: El tiempo que transcurre entre la orden de compra y la recepción por parte del cliente.

Número de proveedores: ¿Cuántos proveedores necesita tener? Es importante hacer un seguimiento optimizado de su número de proveedores y permanecer en sus fronteras críticas.

Garantía de calidad

Cantidad total de artículos pedidos: La cantidad total de artículos pedidos. Debe calcularse eliminando los artículos rechazados y los artículos agotados.

Ratio de rechazo: El ratio de rechazo se refiere a un componente defectuoso o un producto incorrecto que no cumple sus requisitos. Esta métrica es importante como KPI para hacer un seguimiento de los estándares de calidad de su proveedor.

Puntuación de calidad: Este ratio es importante para decidir si su pedido rechazado es aceptado o no. Para hacerlo más cuantificable, divida el total de sus pedidos por el número de pedidos defectuosos.

Valoración de la calidad del proveedor: Esta métrica podrá darle una opinión clara sobre su satisfacción con la calidad de su proveedor.

Para enfatizar, puede añadir más métricas KPI de garantía de calidad en esta plantilla Excel.

Gestión financiera

Coste de la orden de compra (CPO): La mayoría de las organizaciones de compras analizan su eficacia haciendo un seguimiento del coste por pedido. Para calcular esta métrica divida el coste total de su organización por por pedido.

Evitación de costes: También denominado «ahorro blando», se trata de cualquier acción, incluidos impuestos, seguros y existencias críticas, que evite incurrir en costes en el futuro.

Reducción de costes: La reducción de costes significa recortar los costes innecesarios en su propia organización o en el proceso de su proveedor.

Ratio de gastos operativos: Es importante comprender su eficacia operativa mediante el seguimiento del ratio de gastos operativos. Porque si tiene un ratio alto podría referirse a que necesita mejorar su proceso operativo.

Gestión de almacenes

Inventario medio (IA): Esta métrica crítica de compras muestra la eficacia de su almacén como media del inventario inicial y final. Se calcula sumando el inventario actual y el inventario anterior y dividiéndolo por dos.

Índice de rotación de inventario (ITR): La rotación de inventario es un ratio que muestra cuántas veces su función (departamento) ha utilizado y sustituido inventario al mes. Se calcula dividiendo la cantidad total de productos que han salido del almacén por el inventario medio.

Coste de mantenimiento: Los costes de mantenimiento son los costes de almacenar el inventario. Para calcular correctamente esta métrica, debe incluir y sumar costes como el alquiler de su almacén, los costes de personal de seguridad y seguros, la depreciación del inventario de manutención, etc.

Agotamiento de existencias: En esta situación, el artículo requerido no se puede conseguir debido a una gestión ineficaz del inventario.

Acuerdos de nivel de servicio (SLA): Es un acuerdo entre clientes y proveedores con un contrato. Puede incluir definiciones técnicas sobre fallos puntuales, reparación, recuperación, responsabilidades, etc. Para calcular el SLA de su almacén divida las horas de trabajo del almacén por las horas de trabajo disponibles.

Esta plantilla le servirá de referencia para el seguimiento de los OKR (Objetivos y Resultados Clave ) de su departamento de compras y de su empresa.

Plantilla Excel de Cuadro de Mando de KPI de Aprovisionamiento Características Resumen:

• Análisis mensual y acumulativo
• Comparación con el año anterior y valores objetivo
• Cuadro de mando resumido con gráficos
• Fácil de usar y diseño agradable
• Instrucciones claras en la hoja
• Compatible con Excel 2010 y versiones posteriores
• Funciona tanto en Windows como en Mac
• No necesita instalación Listo para usar
• Listo para imprimir
• Etiqueta blanca
• No incluye macros VBA