Plantilla de Planificación de Pedidos en Excel

En la actualidad, las grandes empresas del mercado de bienes de consumo de alta rotación están dando importancia a centrarse en la eficiencia de sus sistemas de planificación de pedidos. Además, también están invirtiendo y buscando mejoras en sus sistemas de gestión de suministros con plataformas ERP. Así pues, esta plantilla Excel de planificación de pedidos pretende conectar sus módulos en un sistema integrado de pedidos y facturación que funcione.

La Plantilla Excel de Planificación de Pedidos y Facturación para la Planificación de la Demanda es una solución para su negocio en los registros de Ventas y Margen Bruto y garantiza el buen funcionamiento de la gestión de inventarios. Por no hablar de que esta herramienta le dará el control sobre la demanda de productos para evitar riesgos sobre existencias obsoletas o situaciones de falta de existencias para su negocio.

Utilizando esta Plantilla de Pedidos y Facturación para la Planificación de la Demanda, tendrá la posibilidad de crear sus pedidos de venta por clientes, crear y guardar facturas y liberar órdenes de entrega en función de las existencias disponibles. Esto es lo que puede hacer

• Posibilidad de añadir o crear nuevos productos y clientes en una sencilla Hoja de Datos Maestros con números de código automáticos para cada SKU y Cliente.
• Según la entrada de Datos Ma estros, la planificación del inventario se calculará automáticamente en el horizonte de planificación de 24 meses.
• En la Sección de Pedidos de Compra, puede importar de otros sistemas Pedidos de Compra por Proveedor.
• Puede crear Pedidos de Venta por Clientes con el número automático de Pedido de Venta.
• En la sección de Entregas, puede comprobar y guardar facturas en formato PDF para enviarlas a sus clientes.
• Puede liberar Entregas para envíos para actualizar automáticamente su inventario.
• Por último, dispone de muchas opciones para consultar gráficos e informes dinámicos y guardarlos en formato PDF.

Plantilla Excel de planificación de pedidos Características:

Básicamente, esta plantilla Excel consta de 8 partes principales:

Comprobemos ahora las ocho secciones principales de nuestra plantilla de planificación de pedidos y facturación:

1. CLIENTES

En primer lugar, puede añadir o crear nuevos Clientes rellenando los campos en blanco. Una vez que lo haga, la plantilla creará un código automático sólo para los nuevos clientes. Aquí, tenga en cuenta que no debe tener códigos duplicados al cargar los datos masivos de los Clientes desde otros sistemas.

Además, si ya tiene datos de clientes para cargar pulse el botón«CARGAR CLIENTES» para desbloquear la hoja y luego copie sus datos y péguelos como valores. De lo contrario, puede añadir un nuevo cliente manualmente rellenando todas las celdas en blanco.

Para las facturas, edite y guarde los datos de su empresa rellenando los campos en blanco de la tabla «Nuestros datos de empresa» en la parte derecha. Estos datos aparecerán automáticamente en todas las facturas que cree.

2. DATOS MAESTROS para la PLANIFICACIÓN DE PEDIDOS

Aquí es donde usted ingresa sus Datos Maestros para SKUs. Puede importar sus productos desde otro sistema o crear nuevos productos por Categoría y Descripción de Producto rellenando los campos en blanco. Para la carga masiva de datos de Producto, pulse el botón «CARGAR PRODUCTOS».

Además, esta sección funciona como un simple módulo de Datos Maestros estableciendo un código automático cuando guarde un nuevo producto. Tenga cuidado, no duplique los códigos cuando se produzca una carga masiva de productos desde otro sistema.

Otros Datos Maestros importantes determinan cómo calculará esta plantilla la Reposición de Productos y el Margen Bruto: Min. Cantidad de Pedido, Min. Pedidos, Coste Unitario y Precio de Venta, Clasificación ABC y Previsión de Ventas.

Min. Pedido de ventas

Esta es la cantidad mínima de pedido que los clientes solicitarán en los nuevos Pedidos de Venta a liberar. Normalmente, esta cantidad coincide con la unidad de asa para cada SKU en su almacén.

Mín. Cantidad de pedido (CMP)

Es la cantidad mínima de pedido que afecta a todas las necesidades de SKU en la Sección de Planificación calculada como cantidades de lotes múltiples según M.O.Q.

Coste unitario y precio de venta

Necesitamos los Datos Maestros para calcular el Margen Bruto por SKUs en los Informes (Sección 7 y 8).

Al agrupar los Productos como A, B o C tenga en cuenta que va a realizar los planes de cobertura en la sección de Planificación para 1,2 o 3 meses según corresponda. La Clasificación ABC determina cómo la plantilla calculará el stock de seguridad para cada SKU.

1. Para los productos «A», el stock de seguridad se establecerá sobre la cobertura de 1 mes.
2. B», las existencias de seguridad se fijarán sobre una cobertura de 2 meses.
3. C», las existencias de seguridad se fijarán en una cobertura de 3 meses.

El horizonte de previsión de ventas en el 1er mes es dinámico. Fije la fecha que desee pulsando sobre «EDITAR PREVISIÓN» y una vez que pulse sobre la primera fecha, podrá elegir la fecha exacta en la lista desplegable. La previsión de ventas determina las ventas esperadas para cada SKU sobre una base mensual.

3. PLANIFICACIÓN DE PEDIDOS en EXCEL

Aquí puede comprobar el cálculo automático de SKU para las cantidades de reaprovisionamiento (Pedidos planificados), Inventario y Cobertura de existencias según los datos maestros, Ventas reales vs. Previsión y Pedidos de compra activos (Tránsito).

En resumen, todo lo que tiene que hacer es elegir el producto en el botón desplegable para encontrarlo en la lista. Según la categoría que elija en los datos maestros (A, B, y C) el ratio de cobertura no puede ser inferior a 1,2, y 3 según corresponda.

A continuación, la plantilla de planificación de pedidos calculará el escenario de planificación en un horizonte de planificación de 24 meses.

4. PEDIDOS

En esta sección, puede importar datos de Pedidos de Compra desde otro sistema. Tenga en cuenta que estos datos actualizarán el inventario de productos como Bien Recibido cuando el Estado (Última Columna) esté configurado como «Recibido». Si el Estado se establece como «Activo», la cantidad de la orden de compra aparecerá en la Sección de Planeación como «Tránsito». Debe utilizar el mismo Código de Producto entre ambos sistemas, de lo contrario, el Inventario y el Tránsito no se actualizarán como corresponde.

Es muy recomendable nuestro Segundo Módulo «Plantilla de Suministros e Inventarios para la Planificación de la Demanda» para calcular e importar sus datos de pedidos de compra en esta plantilla Excel.

5. PEDIDOS DE VENTA

Cree sus Pedidos de Venta por Clientes seleccionando el cliente de la lista de objetos y pulsando el botón «ESTABLECER NUEVO PEDIDO». Puede establecer hasta 20 productos por Pedido de Venta según la Cantidad Mínima de Pedido de Venta, y puede establecer Descuentos % en caso de promociones.

La cantidad actual de inventario por producto se mostrará y le advertirá sobre cualquier situación de Back-Order en caso de que los niveles de inventario sean inferiores a la cantidad solicitada por el cliente. En este caso, podrá informar de esta situación a su cliente poniéndose en contacto con él.

Haga clic en el botón «GUARDAR PEDIDO» y creará automáticamente un número de pedido. Este número será prioritario en la siguiente sección a la hora de crear envíos y facturas de entrega.

6. ENVÍOS Y FACTURAS

El proceso de venta finaliza en esta sección con la configuración de la entrega y el ahorro. Sólo tiene que seleccionar el Nº de pedido de venta de la lista de objetos; la plantilla lista todos los pedidos de venta en el mismo orden de creación, dando prioridad al primer pedido de venta guardado. A continuación, pulse el botón «BUSCAR PEDIDO DE VENTA» y los datos aparecerán directamente en la factura del lado izquierdo

Todos los datos como Nuestra Empresa y Logotipo, Datos del Cliente, Pedidos de Venta Productos y Cantidades y Precios de Venta se cargarán automáticamente en la factura. Tenga en cuenta que otros datos como Notas de Crédito y Tasas de Impuestos % pueden establecerse en el lado derecho rellenando los campos en blanco. Para las Notas de Crédito, el valor tiene que ser fijado haciendo clic en el botón «CONFIRMAR».

En el caso de una situación de pedido pendiente, la cantidad de factura se actualizará según las existencias disponibles para cada SKU. De lo contrario, la cantidad de la factura debe ser cero en situación de falta de existencias y no afectará al valor total de la factura.

Además, puede guardar su factura en formato PDF haciendo clic en «ENVIAR FACTURA EN PDF» y enviarla por correo electrónico a su cliente. También puede imprimir su factura para sus documentos de registro en el envío o transporte.

El último paso muy importante en el proceso de venta es guardar su entrega. Haga clic en el botón «GUARDAR ENTREGA» y la herramienta actualizará automáticamente los niveles de inventario de cada producto en la sección de planificación.

Cuando cierre el proceso de venta, también podrá consultar cualquier factura que desee desde la Sección Consultar Factura:

7. INFORME DE PRODUCTO

En esta sección, puede comprobar el Escenario de planificación por SKU. Seleccione un producto de la lista de objetos. Entonces el gráfico y las cifras se actualizarán en consecuencia cuando cambie la fecha de inicio del gráfico. Guarde el informe en formato PDF pulsando el botón «ENVIAR A PDF».

Aquí puede comprobar los niveles de inventario, los pedidos planificados, los pedidos de compra, las cantidades vendidas, las previsiones y la cobertura de existencias en un horizonte de planificación de 12 meses. Tenga en cuenta que la unidad de medida de la cobertura de existencias es mensual.

El otro informe de esta sección enumera todos los productos de la cartera ordenados según el Margen Bruto. El objetivo principal de clasificar el Margen Bruto es comprobar el % de Frecuencia Absoluta para sugerir si es necesario cambiar la Clasificación ABC en los Datos Maestros del Producto teniendo en cuenta las siguientes reglas:

• Frecuencia Absoluta < 80%, la Clasificación ABC se establecerá como producto «A».
• 80% < Frecuencia Absoluta < 95%, la Clasificación ABC se establecerá como producto «B».
• Frecuencia Absoluta > 95%, la Clasificación ABC se establecerá como producto «C».

8. GRÁFICOS E INFORMES

En esta sección podrá consultar todos los gráficos e informes recuperados de otras secciones y guardarlos en formato PDF

En primer lugar, los resultados totales o mensuales de las ventas y el margen bruto por categoría:

En segundo lugar, Cantidad de ventas frente a Previsión por Categoría:

En tercer lugar, pedidos pendientes totales y pedidos pendientes por categoría:

Por último, Ventas por cliente (tabla dinámica y gráfico dinámico):

Plantilla Excel de planificación de pedidos Resumen de características:

• Plantilla Excel para realizar Pedidos de Venta, Entregas y Facturas para la Planificación de la Demanda
• Sistema de Reposición de Inventarios en Excel
• Capacidad de Datos Maestros: 200 SKU y 14 Categorías.
• Capacidad de Datos de Clientes: 1.500 Clientes
• Funciona en Windows
• No necesita instalaciones, listo para usar
• Gráficos dinámicos y tablas dinámicas
• Compatible con Excel 2010 y versiones posteriores