Plantilla Excel para Seguimiento de Ausencias de Empleados

Tanto si se trata de una pequeña como de una gran organización, la gestión de las vacaciones y los permisos debe gestionarse con la documentación adecuada y planificándose con antelación. Así que, ¿no le parece estupendo disponer de un archivo maestro en el que pueda registrar y realizar un seguimiento de las bajas de los empleados, además de ejecutar análisis para la alta dirección? ¡Póngase en marcha con nuestra Plantilla Excel de Seguimiento de Permisos!

Sin dejarle margen para cometer errores, ¡este archivo será un salvavidas para cualquier profesional y/o directivo de RRHH! Podrá registrar múltiples tipos de permisos, definir los derechos por empleado y analizar el saldo actual de ausencias, así como las vacaciones restantes.

Con nuestro rastreador de permisos de los empleados, podrá programar los permisos sin esfuerzo y tomarlos como referencia para gestionar las solicitudes de viaje, controlar la solicitud de permisos para el cálculo de las prestaciones salariales o crear listas que optimicen la disponibilidad de los trabajadores. Atrás quedaron los días de papeleo laborioso y tediosos procesos de aprobación. Nuestra solución digital lo agiliza todo.

El Rastreador de bajas laborales no es sólo un programador de turnos. Es un sistema integral diseñado para gestionar todos los aspectos de la gestión de bajas. Tanto si se trata de gestionar las ausencias por enfermedad, como de hacer un seguimiento de la acumulación o de garantizar unos registros de asistencia adecuados, nuestro sistema le tiene cubierto. Es su herramienta imprescindible para mantener una oficina organizada teniendo en cuenta la dinámica siempre cambiante de la plantilla.

Nuestro intuitivo proceso de aprobación garantiza que cada solicitud de permiso se gestione de forma eficaz, eliminando los cuellos de botella y asegurando que los trabajadores reciban respuestas a tiempo. Es su pasaporte hacia un lugar de trabajo ágil y eficiente, donde las bajas de cada trabajador se gestionan con precisión y la aprobación es pan comido.

Características principales de la plantilla de Excel de seguimiento de bajas laborales

Diseñado para registrar y luego rastrear los días de ausencia de los empleados, nuestro Planificador de vacaciones Excel incluye cuatro partes principales de este Rastreador de PTO. Éstas son:

1. Panel de control & Configuración
2. Lista de empleados y derechos anuales
3. Registro de Vacaciones
4. Secciones de salida

Además, el Rastreador de equipos, el Rastreador de empleados y el Calendario de ausencias son las tres secciones de salida del Rastreador de bajas laborales.

1. Panel de control y configuración

El tablero de mandos de la plantilla de rastreador de ausencias en Excel tiene tanto los botones de navegación como las opciones de configuración. De este modo, puede utilizar fácilmente los botones para desplazarse por las distintas secciones y hojas del Rastreador de bajas laborales. Y los ajustes son la configuración base de toda la plantilla, ya que lo que introduzca aquí se utilizará en toda la plantilla.

La sección de ajustes incluye un área de entrada para vacaciones, departamentos y tipos de permisos. Además, puede utilizar fácilmente las opciones desplegables para elegir el año, los días laborables y los aplazamientos correspondientes.

En general, el área de entrada de ajustes tiene 50 filas disponibles para vacaciones y departamentos. Una vez finalizada la introducción de datos aquí, puede seleccionar «Sí» para definir los días laborables oficiales. Del mismo modo, los días con la opción «No» se considerarán días no laborables.

La tabla de días festivos es la sección en la que introducirá los días festivos. La plantilla excluirá las vacaciones aquí introducidas de los derechos anuales de los empleados. También hay una sección para los menús desplegables de los departamentos. Así, el usuario introducirá «No» para los días no laborables de la semana.

El área coloreada es para que el usuario introduzca los tipos de vacaciones. Puede definir hasta siete tipos de vacaciones diferentes. Si desea que los derechos no utilizados se trasladen al año siguiente, pulse «Sí» en el ajuste «¿Trasladar al año siguiente?«.

Por último, pero no menos importante, el año de inicio será el primer año de su Planificador de Vacaciones de 10 años. Bienvenido al futuro de la gestión de las vacaciones de los empleados con nuestro vanguardista Planificador de Vacaciones para 2023, 2024, 2025 y más allá. La plantilla le permite un periodo de 10 años a partir de la fecha de inicio. En el vertiginoso entorno laboral actual, programar eficazmente los permisos de los empleados, hacer un seguimiento de la asistencia y gestionar las solicitudes de vacaciones es esencial para tener una plantilla bien organizada y productiva.

2. Lista de empleados y derechos anuales

Tras definir los ajustes del Rastreador de vacaciones, el usuario introducirá la lista de empleados y definirá los derechos anuales para cada empleado y cada tipo de vacaciones. Cada año tiene una lista independiente, a la que el usuario puede acceder desde los botones laterales superiores.

Anote los nombres de los empleados y seleccione los departamentos en la hoja «Lista de empleados» de su Rastreador de permisos Excel. Opcionalmente también puede incluir notas para cada empleado. Tenga en cuenta que la lista de departamentos que ve aquí son los que definió en la sección de Configuración anterior.

Una vez que haya definido a sus empleados, rellenará la hoja «Derechos anuales«. En esta sección, las columnas de año, nombre del empleado y departamento aparecerán automáticamente. Todo lo que tiene que hacer es definir los derechos anuales en días. Recuerde que también puede rellenar la tabla copiando-pegando como valores.

Una vez que termine de rellenar los datos para un año (definido como «año inicial» en la sección de ajustes), sólo tiene que utilizar los botones de año de la parte superior de la sección «Derechos anuales».

3. Abandone el registro

Siendo una de las secciones principales del Rastreador de Permisos de Empleados, ‘Registro de Permisos’ es donde registrará las solicitudes de vacaciones de los empleados. Usted introducirá las vacaciones de cada empleado en esta tabla para que la plantilla pueda hacer los cálculos y presentar las secciones de salida.

Después de seleccionar el nombre del empleado y el tipo de licencia en las opciones desplegables predefinidas, el usuario introducirá «El primer día de la licencia«. La zona azul es dinámica. El usuario puede cambiar el orden de Día/Mes/Año con los desplegables dinámicos. A continuación introducirá el número de días de permiso y seleccionará si se compensan o no. Si se selecciona «Sí» para la compensación, estas vacaciones no se deducirán de los derechos anuales.

4. Secciones de salida del Rastreador de permisos Excel

Hay tres salidas dinámicas del Rastreador de permisos y planificador de vacaciones de empleados de Excel: Rastreador de equipos, Rastreador de empleados y Calendario de ausencias

4.1 Rastreador de equipos: Es la primera hoja de salida del planificador de vacaciones del personal y permite a los gestores hacer un seguimiento de todas las bajas de los empleados de un vistazo. Basta con seleccionar el año y el mes en los filtros. Los usuarios interesados en ver dos meses sucesivos, sólo tienen que hacer clic en el signo «+» de la esquina superior derecha.

4.2 Seguimiento de empleados: Esta sección ofrece al usuario un análisis basado en el personal. Básicamente, puede realizar un seguimiento de todos los días de ausencia de un año con tipos de baja codificados por colores. Además, la Tarjeta del Empleado da una idea de los días restantes del año. Y el desglose mensual de ausencias ofrece la cantidad total de días de ausencia al año. El usuario puede utilizar el filtro «Tipo de baja» para acotar su análisis.

4.3 Calendario de ausencias: Aquí puede ver claramente los ausentes de cada día dentro de un mes. Como usuario, puede acotar el análisis con filtros de año, mes, departamento y tipo de ausencia. Así, si no desea ver los días no laborables de la semana, puede seleccionar «No». La plantilla Excel Leave Tracker proporciona un calendario de ausencias dinámico.

Los ausentes pueden mostrarse por Nombre/Nombre-Tipo de ausencia o Nombre-Departamento. Tenga en cuenta que puede ver hasta 10 personas ausentes cada día y que puede ver el mes siguiente con el signo más (+) en la parte inferior izquierda.

Resumen de las Características de la Plantilla Excel del Rastreador de Ausencias:

• Planificador y rastreador de vacaciones anuales
• Gestor de vacaciones del personal personalizable
• Análisis dinámico incluido
• Notas informativas incluidas
• No necesita instalación, listo para usar
• Funciona tanto en Mac como en Windows
• Compatible con Excel 2010 y versiones posteriores
• No incluye código VBA ni macros