Proje Yönetimi İçin Excel Kullanılabilir mi?

Herkesin üzerinde çalıştığı projeleri vardır. İşiniz, bir projede çalışmanız için bir proje oluşturmak zorunda bile olmayabilir. Bir örnek verelim ve bir restoranın işletmecisi olduğunuzu varsayalım. Projeniz, restoranı bir bütün olarak ele almak ve restorana para kazandırmaktır. Ya da yelpazenin diğer ucunda, finans sektöründeki büyük bir şirketin stajyeri olduğunuzu varsayalım. Projeniz şirketin bir çalışanı olarak katkı sunabilmek olur. Fakat, proje yönetimi zorlu bir süreçtir çünkü takip, analiz ve strateji gerektirir. Tüm bu alanlarda etkili olabilmek için ne yapmalı? İşte bu yazımızda, proje yönetimi için Excel kullanabileceğiniz alanları ve nasıl kullanabileceğinizi derledik.

Proje Yöneticisinin Sorumluluğu

Proje yöneticisi olarak çalışıyorsanız, ‘proje yönetimi’ terimi tamamen farklı bir anlam kazanır. Projelerinizi organize etmek için proje yöneticisi olmanıza gerek yoktur ancak birinin başında siz ve altınızda çalışan çalışanlar varsa bu durum çok daha önemli hale gelir.

Proje yönetim sistemine ihtiyacınız olduğu anlamına gelir. Bunlardan biri için en temel olanı, tüm çalışanları ve onlara atadığınız işi karalayabileceğiniz bir kâğıt olabilir. Ancak bu yöntem 21. yüzyılın dijital çağında sürdürülebilir mi? Tabii ki değil. Haftalık planlayıcınızı her zaman iş yerinizdeki masanızın başucuna ya da evinizdeki çalışma odanıza koyabilirsiniz; ancak, bir dijital proje yönetim aracına ihtiyacınız olacak. Bu telefonunuzda, bilgisayarınızda, tabletinizde olabilir veya akıllı saatinizde bile olabilir. Proje yönetimi için Excel en yaygın tercih edilen programdır.

Proje Yönetimi için Excel Kullanma

Verileri izlemek, bu verilere eşlik edecek çizelgeler ve grafikler oluşturmak, sonuçları almak ve farklı değişkenleri düzenlemek Excel’in başarıyla yürüttüğü görevlerden bazılarıdır. Excel elektronik tablo formu, proje yönetiminiz için mükemmeldir. Finans sektöründe çalışsanız da çalışmasanız da Excel fonksiyonları, günlük olarak kontrol ettiğiniz proje yönetimi sürecinizi çok daha sorunsuz hale getirecektir.

Ayrıca, ek olarak masanızda tuttuğunuz haftalık planlayıcınızı da atabilirsiniz. Çünkü sizin ve size atanan çalışanlarınızın yapması gereken tüm işleri dijital olarak takip ederken, her zaman çıktısını alıp iş yerinizde de bulundurabilirsiniz. Yönetici olmak ve tutarlı bir yönetim sistemi oluşturmak sorumluluk gerektirir. Çalışanlarınızdan, yaptıkları işten ve müşterinize veya müşterinize sunduğunuz işten sorumlu olmanız gerekir.

Zaman kavramını kaybederseniz, teslim tarihini kaçırırsanız veya işinizi düzgün bir şekilde organize etmezseniz, başarılı bir proje yöneticisi olamazsınız. Proje yönetimi için Excel kullanırsanız tüm bu potansiyel olarak zararlı durumlardan kurtulursunuz.

Sizin için zamanı takip eder, çalışanları işlerinde ilerleyip ilerlemediklerini kontrol edebilmeniz için organize eder. Gerekli bilgileri girdiğinizde, gittiğiniz her yere yanınızda taşımak zorunda kalmamanız için verileri sizin için saklar. Telefonunuz yanınızdaysa, yönetim sisteminize erişebileceksiniz. İlk bölümde, Excel’in proje yönetiminde neden bu kadar iyi olduğuna dair ayrıntılı açıklamalar bulabilirsiniz.

Proje Yönetimi için Excel Nasıl Kullanılır?

Her uygulama ve yazılımda ve hayattaki her şeyde olduğu gibi, hiçbir şey tam anlamıyla mükemmel değildir. Bu, Microsoft Excel için de geçerlidir. İşbirliği araçları ve bağlantı sorunları gibi kusurları vardır. Ancak proje yönetimi için Excel’in eksilerinden çok artıları vardır. Proje yönetimi ile ilgili bu avantajlardan bazılarını aşağıda bulabilirsiniz.

Sonsuz Bir Çalışma Sayfası

Microsoft Excel’in elektronik tablo biçimi, proje yönetimi sürecini takip edilmesi çok daha kolay bir süreç haline getirir. Excel’in tek bir elektronik tabloda bir milyondan (1.000.000) fazla satırı vardır .

Rakiplerinden biriyle karşılaştırırsanız, Google E-Tablolar’ın çalışma sayfalarından birinde toplam 400.000 hücre vardır. Teorik olarak, Excel’in çalışma sayfalarından birinde on yedi milyardan (17.000.000.000) fazla hücre vardır . Yalnızca tek bir elektronik tabloya ve tek bir dosyaya sığdırabileceğiniz veri miktarı inanılmazdır. Kapsamlı projeleriniz, verilerini bir Excel elektronik tablosuna girerken hiçbir ayrıntısını kaybetmez.

Koşullu Biçimlendirme

Excel’in bu işlevi, elektronik tablonuzdaki herhangi bir hücreyi biçimlendirmenizi sağlar. Yazı tipi şeklini, boyutunu ve biçimini vurgulayabilir, değiştirebilirsiniz. E-tablonuzda çok sayıda çalışanınız ve çeşitli görevleriniz varsa, bazı ayrıntılar gözden kaçabilir. Excel’in koşullu biçimlendirmesi, projenizdeki her küçük ayrıntıyı net bir şekilde görmenizi sağlar.

Verilerinizi Saklamak

Yazılım, yalnızca verilerinizi yönetmek ve düzenlemek için değil, aynı zamanda verilerinizi depolamak için de işlev görür. Buna ek olarak, kişisel bilgisayarınızdan iş bilgisayarınıza, telefonunuza, akıllı saatinize o dosyayı açmak için erişilebilirlik faktörü her şeyi kolaylaştırır.

Proje Yönetimi için Excel Fonksiyonları ve Formülleri

Excel, yazılımında yerleşik olarak bulunan 450’den fazla işleve sahiptir. Bu işlevler ve çeşitli görevleri gerçekleştirmek için VBA (Visual Basic for Applications) formülleri. Bunlar, temel matematiksel işlemlerden verilerinizi hesaplamaya ve düzenlemeye kadar uzanır. Microsoft Excel’in belki de en iyi özelliğidir ve proje yönetimi sürecinizdeki zorlu işlemlerin sorumluluğunu sizden alır.

Özelleştirilebilir Tablolar ve Grafikler

Proje yönetim sisteminizi görsel olarak sunabilme yeteneği, Excel’in en büyük avantajlarından biridir. Size yalnızca farklı çizelgeler ve grafikler arasından seçim yapabileceğiniz birçok seçenek sunmakla kalmaz, aynı zamanda kapsamlı özelleştirme de sunar. Girdiğiniz verileri tam istediğiniz gibi sergileyebilirsiniz. Çizgilerin ve grafiklerin renklerini değiştirebilir, şekilleri ve boyutları vb. ayarlayabilirsiniz.

Program ayrıca bir Önerilen Grafikler sekmesi de sağlar. Excel’in sağladığı grafik ve grafik seçeneklerine aşina değilseniz, Excel’in sağladığınız verilere göre önerdiği çeşitli grafiklere her zaman bakabilirsiniz.

Pivot Tablolar

Excel’in yerleşik işlevlerinden biri, pivot tabloları ve grafikleri kullanmaktır. Büyük miktardaki verilerinizi özetleyen etkileşimli bir araçtır. Bu şekilde, sonsuz ham veri koleksiyonunu kendi başınıza işlemek zorunda kalmazsınız. Oluşturduğunuz pivot tabloların sizin için sıraladığı ve kategorize ettiği verilere kolayca ulaşabilirsiniz.

Bu işlev, proje yönetiminizi kolayca sindirilebilir ve organize edilebilir bir süreç haline getirir. Karmaşık ve dağınık verileri sıralamanıza gerek yok. Onlar için özetleme ve analizleri alıp oradan devam edebilirsiniz.

En Popüler Elektronik Tablo Programı

Okulda, üniversite derslerinizde, işte, zamanın bir noktasında Microsoft Excel kullandınız. Program 1985 yılında oluşturuldu ve o zamandan beri önde gelen elektronik tablo programı oldu. 1,2 milyardan fazla insanın dijital cihazlarında Office 365 paketi var. Excel programını her Microsoft Office müşterisi kullanmasa da Excel’in dünya çapında inanılmaz sayıda 800 milyon kullanıcısı olduğu tahmin edilmektedir.

*Microsoft Excel’den sonra ikinci sırada yer alan elektronik tablo programı Google Sheets’tir. Dünya çapında 160 ila 180 milyon kullanıcısı olduğu tahmin edilmektedir. Bu, Excel’in arkasındaki programdan neredeyse beş kat daha fazla kullanıcıya sahip olduğu anlamına gelir. *

Öğrenme Eğrisi Bulunmaz

Proje yönetimine ihtiyaç duyan hemen herkesin bir dönem Microsoft Excel kullanmış olması nedeniyle uzun bir öğrenme süreci yoktur. Ve Excel’de nasıl işlem yapacağınızı bilmeseniz bile, temel görevleri yapmayı sadece birkaç saat içinde kolayca öğrenebilirsiniz. Kullanımı basit ama rakiplerinden daha detaylıdır. Bu, Microsoft Excel’i proje yönetimi açısından rakipleri arasında ‘üstün’ kılar.

Proje Yönetimi ve Farklı Alanları İçin Excel

Excel’deki çeşitli görevleriniz ve sorunlarınız için tutarlı bir düzenleyici sağlamak amacıyla çeşitli farklı alanlarla uğraşmanız gerekebilir. Blog gönderisinin bu bölümünde, proje yönetiminin bazı önemli yönlerine dair ipuçlarını paylaşacağız.

Kapsamlı Bir Strateji

‘Yönetim’ planlamadır. Ayrıntılı ve kapsamlı bir plan olmadan bir proje yönetim sistemi çalıştıramazsınız. İster küçük ister büyük bir projeden sorumlu olun, başından sonuna kadar yönetimi üstlenmeniz gerekir.

Proje için iş stratejisi, iş yapmakla görevlendirilen çalışanlar, olası diğer yükleniciler, şirketiniz ve müşteriniz arasındaki iletişim, yolun her adımında sizin tarafınızdan sağlanması gerekecektir. Ayrıca, tarafların tüm sorularını yanıtlayan siz olacaksınız. Bu nedenle, Excel’i kullanırken bir plan yapın, strateji belirleyin ve buna bağlı kalın!

Veri Analizi

Yalnızca veriler, çalışanlarınızın adları, tarihler, teslim tarihleri proje yönetimi sürecinizde pek bir ilerleme sağlamayacaktır. Bu verileri analiz etmeniz ve bunu Excel’deki bir planlayıcıya koymanın bir yolunu bulmanız gerekir. Excel’in birçok yerleşik işlevini ve formülünü VBA ile kullanarak bunu manuel olarak yapmayı seçebilirsiniz. Veya başka bir seçenek olarak da zor işi sizin yerinize üçüncü taraf şablonların yapmasına izin verebilirsiniz. Bu şablonların ayrıntılı açıklamalarını aşağıdaki sonraki bölümlerde bulabilirsiniz.

Proje Yönetimi için Excel ile Bütçe Takibi

Müşterilerinizle konuştuğunuzda, hizmetiniz için bir fiyat üzerinde anlaşırsınız. Çalışanlarınızla konuştuğunuzda, çalışmaları için bir ücret veya maaş talep ederler. Her adımda bütçenizi takip etmeniz gerekir, aksi takdirde başarısız olmak işten değildir. Yönetim size bütçenin ne kadarını harcadığınızı ve ne kadarını harcayabileceğinizi gösterir. Yönetim ayrıca projenizi, işinizi ve şirketinizi ayakta tutmanıza ve ayrıca daha az para harcarken yöneticilerinizi de mutlu etmenize yardımcı olur!

Son Tarih Takibi

Yalnızca bütçenizi değil, aynı zamanda son teslim tarihlerinizi de takip etmeniz gerekir. Son teslim tarihini geçen bir proje başarılı bir proje değildir. Proje yönetimi, çalışanlarınızın çalışmalarını görebileceğiniz ve güncelleyebileceğiniz şekilde size büyük resmi, tüm planı gösterir. Excel’deki bu ilerleme çizelgeleri, müşterinizle iletişim kurmanıza da yardımcı olabilir. Müşterinizi ilerleme konusunda düzenli olarak güncellemek, müşterilerinizle güven oluşturmak için çok yararlıdır. Ve bunu Excel’de oluşturulan sisteminiz sayesinde yapabilirsiniz!

Kalite Kontrol ve Güvence

Projenizi zamanında teslim ediliyor olması başarılı olacağı anlamına gelmez. Proje yöneticisi unvanına sahip olduğunuz için temel görevinizi projenizin kalitesini sağlamaktır. Çünkü o projede yüzlerce kişi çalışsa bile müşterinize sunum yapan siz olacaksınız. Ve bunun kalitesinden de siz sorumlusunuz. Şirketinizdeki üstlerinizi, iş teslim ettiğiniz müşteriyi ve o projede çalışmış çalışanları da güvence altına almalısınız.

Üretim Yönetimi

Üretim işindeyseniz, ürettiğiniz her ürünün düzgün bir şekilde üretilebilmesi için proje yönetimine ihtiyacı olacaktır. Ürün tasarımı yapıyorsanız, tasarımcılarınız ile aranızdaki verileri ve ayrıca üzerinde çalıştığınız bütçeyi koyabilirsiniz. Excel’de proje yönetim sisteminizdeki zaman çizelgenizdeki hataları ve gecikmeleri kolayca bulabilirsiniz! Üreticiler için bir başka avantaj da Excel’in pek çok özelleştirilebilir araç sağlamasıdır. Şirketinizin her projede baştan sona gerçekleştirdiği görsel süreci herkese sunabilirsiniz.

Proje Yönetimi için Excel Şablonları

Excel, proje yönetimi için harika bir araçtır… Bununla birlikte, harika şablonlarla Excel deneyiminizi genişletmenin herhangi bir zararı var mı? Hiç de bile! Someka’nın Excel şablonları, proje yönetimi sürecinizi hız, işlevsellik ve vakit kaybı açısından iyileştirecektir:

Proje Yönetimi KPI Dashboard

Bir iş modeli oluşturmak ve gerekli metrikleri takip etmek için inanılmaz miktarda araştırma yapmanız gerekiyor. Metrikleri bulmak ve verileri girmek için zaman ve enerji harcamanız gerekir. Someka’nın Proje Yönetimi KPI Dashboard Şablonu, proje yönetiminiz için en önemli 15 anahtar performans göstergesini (KPI) bulunur. Bu metrikler, Maliyet Performans Endeksi (CPI), Planlanan Varyans (SV) ve Kaynak Kullanımı gibi göstergeleri içerir. Metriklerin ve iş modellerinin karmaşık dünyasının derinliklerine dalmanıza gerek yok, bu şablon bunlardan ilk 15’ini sunuyor! Böylece zamanlama, bütçeleme ve harcama ve etkinlik kategorilerinde en gerekli araçlara sahip olursunuz.

Ayrıca, hedeflerinize ulaşmanız için aylık ve toplu dökümler hazırlar. Projenin sonunda nereye varmak istediğinizi görebilmeniz için hedef değerlerinizi belirlemenize yardımcı olur. Ayrıca, sonraki projelerinizin net bir şekilde anlaşılmasını sağlamak için önceki yıllara ait verileri de değerlendirebilir.

Şablon, yazdırmanız için hazırdır. Sunum yapıyorsanız, etkileşimli çizelgeler ve özelleştirilebilir grafikler konferans odasında harika bir görünüm sağlayacaktır. Kurulum gerektirmez; indirin ve Excel’de kullanmaya başlayın!

Proje Yönetimi için Excel Gantt Grafiği Oluşturucu

İster bir şirketin genel müdürü ister projenizin takım lideri veya bir çalışanı olun, bir Gantt şemasına mutlaka ihtiyacınız vardır. Someka’nın Excel Gantt Chart Maker, projenizin her bölümü için gereken zamanı tanımlamanızı sağlayacaktır. İş akışınızı da görselleştirerek, yönetim sürecinizi izlemek çok daha kolay ve hızlı hale gelecektir.

Otomatik olarak oluşturulan bu Gantt çizelgeleri, seçtiğiniz şekilde görevde ilerlemenizi günlük, haftalık veya aylık bir görünümde gösterir. Projeleriniz için zaman çizelgelerinizi ve kilometre taşlarınızı görselleştirebilirsiniz. Ayrıca Alt Görevler, Renklendirme, Görev Kategorileri ve ayrıca çalışanlar için Tatiller ve İzin Günleri için birçok farklı bölüm oluşturur. Someka , diğer karmaşık Gantt şeması araçlarının aksine, proje yönetimi sürecinize bu şablonla sadece 30 saniyede başlayabilmenizi sağlar!

Proje Yönetimi için Excel Yapılacaklar Listesi Şablonu

Proje yönetimi, görevleri belirlemek ve tamamlandıktan sonra üstlerini çizmek olarak özetlenebilir. Bu yüzden Someka’nın Yapılacaklar Listesi Şablonu, yönetim sisteminizi Excel’de oluşturmanız için en kullanışlı araçlardan biri olacaktır. Günlük, Haftalık veya Aylık olarak sahip olduğunuz her görevi takip edebilirsiniz. Görevlerin durumları, sizin için her şeyi çok daha kolay hale getirmek için görsel bir ilerleme tablosu olarak da gösterilir.

Bu basit tasarlanmış ancak ayrıntılı şablonun en iyi yanı, tamamen ücretsiz olmasıdır! İndirebilir ve proje yönetiminiz için hemen kullanmaya başlayabilirsiniz.

Ayrıca bu şablonun bir Google E-Tablolar sürümünü de kullanabilirsiniz. Çevrimiçi bir dosyayı tercih ederseniz, Günlük, Haftalık, Aylık Görev Listesi Google E-Tablolar Şablonu’nu indirebilirsiniz.

SWOT Analizi Şablonu

Bir şirket ne kadar büyük veya küçük olursa olsun, ürün veya hizmet lansmanlarının her etabında proje yönetimi sürecini uygulamak durumundadır. Someka’nın SWOT Analizi Şablonu size şirketiniz için büyük resmi sunar. Başarılar kadar kusurlar, güçlü yönler kadar zayıflıklar ve fırsatlar kadar riskler görülebilir olacaktır.

Yönetim ve organizasyonunuzu iyileştirmek istiyorsanız, nerede geriye düştüğünüzü veya şirketi nerede geliştirdiğinizi anlamak çok önemli bir adımdır. Bu ücretsiz şablonun profesyonel tasarımı, onu yazdırmanıza ve projenizdeki tüm çalışanlarınız, yöneticileriniz ve müşterilerinizle paylaşmanıza olanak tanır. Farkındalık, başarılı bir işi yürütmenin ve yönetmenin anahtarıdır.

Kanban Panosu Excel Şablonu

Someka’nın Kanban Board Excel Şablonu, yol boyunca her adımda tüm projenizi takip etmenizi sağlar. Görevlerinizin tutarlılığı ve kalitesi, bir proje yöneticisi olarak ilgilenmeniz gereken önemli hususlardan biri olmalıdır. Bu nedenle bu şablon, her projenizde bu özellikleri sağlamanıza yardımcı olacaktır.

Kanban Board Excel Template, dinamik grafiklerle gelişmiş raporlar sunar. Ayrıca bu çizelgelere bakarak çalışanlarınızın genel performanslarını da görebilirsiniz. Yalnızca gerekli verileri sisteme girmeniz ve bu ücretsiz şablonun sihrini gerçekleştirmesini izlemeniz yeterlidir!

Proje Yönetimi için Excel Sorun İzleyici Şablonu

Proje yöneticisi olmak sizi aynı anda birçok farklı projede çalışmaya zorlar. Bu projelerdeki tüm görevleri takip etmek bir kabusa dönüşebilir. Someka’nın Sorun İzleyici Excel Şablonu, tüm projelerinizden gerçekleştirmeniz gereken tüm görevleri tanımlamanıza olanak tanır. Dosyanıza tüm cihazlardan erişmek için Sorun İzleyici Google E-Tablolar Şablonunu da indirebilirsiniz .

Sorununuzun (görevinizin) adını özelleştirebilir, departman detayını girebilir, sorunun önceliğini seçebilir ve durumu güncelleyebilirsiniz. Ayrıca, sorundan sorumlu kişinin adını ve görevlerin tarihlerini de girebilirsiniz. Bu ücretsiz şablonu kullanmaya başladıktan sonra günlük iş hayatınız ve proje yönetim sisteminiz çok daha iyi olacaktır!

SONUÇ

Şimdiye kadar bilmeniz gereken önemli kısım, proje yönetiminin işletmeniz için bir seçenek olmadığıdır. Bu bir gereklilik! Şirketler ve özellikle yeni kurulan girişimler, proje yönetimini doğru ve verimli yapmadıkları için çok daha çabuk başarısız oluyorlar.

Hiçbir proje sizin için bir proje yönetim sistemi oluşturamayacak kadar küçük veya önemsiz değildir. Çünkü her proje işiniz için önemlidir. Şirketinizi ayakta tutan bu temel taşlardır. Proje yönetiminden yoksunsanız, para kaybetmeniz, güvendiğiniz müşterilerinizden ayrılmanız ve çalışanlarınızı kaybetmeniz daha olası hale gelir. Sadece proje yöneticisinin kullanması gereken bir araç değildir; her şirkete entegre edilmesi gereken önemli bir sistemlerdir.