Plantilla Excel de Matriz de Asignación de Responsabilidades

Al definir claramente las funciones y responsabilidades, esta plantilla ayuda:

Evitar la duplicación de tareas
Reducir la confusión sobre quién hace qué
Mejorar la rendición de cuentas
Agilizar los canales de comunicación
Facilite una ejecución más fluida del proyecto
Sirve como única fuente de verdad para la asignación de funciones, accesible a todos los miembros del equipo.

Sean cuales sean los detalles del proyecto, una comprensión clara de las tareas y responsabilidades es el primer paso de una buena gestión de proyectos. Dependiendo de los detalles del proyecto, puede haber decenas de personas incluidas junto con varios roles y tareas. Dos herramientas excepcionales para facilitar la vida de los gestores de proyectos son la plantilla de Excel de la matriz de asignación de responsabilidades y la estructura de desglose del trabajo.

Nuestra Matriz de Asignación de Responsabilidades es una matriz estratégica para la asignación de tareas y funciones. Asigne eficazmente las tareas, agilice la coordinación de los departamentos y aumente la productividad del equipo.

Directamente accesible en Excel, nuestra plantilla RAM incluye tanto el diagrama EDT como el diagrama RACI -significa Responsable, Contable, Consultado, Informado- en un único archivo.

Además, esta plantilla Excel muestra información precisa sobre el papel de cada persona en cada tarea específica. Como es importante tener una comprensión visual del panorama general, la Matriz de Responsabilidades de Asignación está conectada con el diagrama de la Estructura de Desglose del Trabajo.

¿Qué significa RACI?

R - Responsable: La persona o personas encargadas de realizar el trabajo para finalizar la tarea. Les corresponde actuar y hacer que las cosas sucedan.
A- Responsable: La persona que tiene que responder de que el trabajo se haga bien y por completo. Para cada tarea, debe haber exactamente un responsable A.
C- Consultado: Personas a las que se pide su opinión antes de tomar una decisión o de hacer algo. Suele tratarse de un grupo de expertos en la materia.
I - Informados: Personas a las que se mantiene al corriente de los progresos y resultados pero que no trabajan directamente en el proyecto.

Con esta matriz RASIC o RASCI, racionalice la asignación de tropas, priorice la comunicación y mejore el compromiso para lograr la máxima eficacia. Además, puede utilizar esta plantilla como alternativa a Visio para ordenadores Mac, y realizar la asignación de funciones para sus equipos y el perfil de su personal.

Características de la matriz de asignación de responsabilidades

Construida en tres partes, nuestra Matriz de Asignación de Responsabilidades es una herramienta de gestión de proyectos sencilla pero completa. A saber, las secciones del diagrama RACI son: 1) Configuración, 2) Matriz de asignación de responsabilidades (RAM) y 3) Estructura de desglose del trabajo (EDT).

1. Ajustes

En esta sección definirá fácilmente las personas, los puestos y las categorías de asignación. Como resultado, la información que aquí figure se utilizará en el resto de la plantilla Excel. Los cuadros de ajustes son bastante sencillos:

En primer lugar, introduzca manualmente los datos del equipo o los nombres de los empleados. En segundo lugar, continúe incluyendo sus puestos y el acceso directo que le gustaría ver en el gráfico de matriz de asignación de responsabilidades. Si necesita más líneas, puede utilizar simplemente el botón «+» situado en la esquina izquierda de la hoja de ajustes para aumentar el número hasta un máximo de cien.

Después, puede avanzar con los ajustes de ‘Categorías de asignación’ para definir las etiquetas de categoría que desee y sus símbolos representativos. Mientras tanto, puede cambiar el nombre de cada etiqueta allí presente y rellenar las categorías hasta un máximo de 10 categorías de tareas diferentes.

2. Matriz de asignación de responsabilidades (RAM)

La matriz RAM es donde usted define todas las tareas de su proyecto. Aquí introducirá las descripciones de las tareas escribiéndolas y asignará las tareas a determinados miembros del equipo utilizando las opciones desplegables.

En resumen, todos los miembros del equipo aparecerán automáticamente en el gráfico y lo único que tendrá que hacer es seleccionar la categoría de asignación para cada miembro, si la hubiera. Para facilitar su uso, la leyenda de la categoría de asignación estará situada en la parte superior de la hoja.

Si lo necesita, puede insertar o eliminar filas en la tabla. Si desea copiar y pegar algún dato, péguelo siempre como valores especiales. Aunque es opcional, la introducción de los ID es importante para crear la estructura de desglose del trabajo (EDT).

Sólo las tareas que tengan ID serán visibles en la sección EDT . Por lo tanto, si omite los ID, no verá ningún resultado en la sección de desglose del trabajo (EDT). Si hay algún problema con los ID, como una duplicación o un error tipográfico, verá un resaltado en las celdas correspondientes.

3. Estructura de desglose del trabajo (EDT)

Proporcionando una instantánea visual de las tareas, la Estructura de Desglose del Trabajo es la sección final de esta plantilla de matriz de asignación de responsabilidades. Se trata de una forma de árbol jerárquico, creado a partir de los ID y las descripciones de las tareas de la hoja RAM más las personas y los títulos establecidos en la hoja Configuración.

Puede definir lo que debe y no debe mostrarse en este gráfico utilizando las opciones desplegables «Contenido del gráfico».

Además, puede hacer uso de las opciones de filtrado para personalizar el gráfico EDT. Los filtros disponibles son ‘Rol asignado’ y ‘Persona’. El rol asignado indicará qué categorías de asignación se incluirán en el gráfico, mientras que la persona personalizará el gráfico resaltando las tareas que pertenecen a esta persona.

A efectos de impresión, el usuario también puede modificar aquí los detalles del proyecto y añadir un nombre de proyecto, una fecha y/o un supervisor responsable. Además, el área de impresión es dinámica, por lo que no tendrá que actualizarla manualmente. Tenga en cuenta también que el número máximo visible de personas o roles por tarea es de cinco.

¿Qué es la matriz de asignación de responsabilidades?

Una Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM) es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a establecer funciones y deberes claros para cada miembro del equipo en relación con determinadas tareas o entregables del proyecto. La matriz enumera todas las tareas, hitos y decisiones importantes que hay que tomar para finalizar un proyecto e indica a cada miembro del equipo cuál es su papel y su responsabilidad.

Esto ayuda a que todos los miembros del equipo comprendan lo que se espera de ellos, asuman responsabilidades y hablen mejor entre sí.

¿Qué incluye una matriz de asignación de responsabilidades?

Las siguientes partes componen una RAM típica:

• Tareas o Entregables: Se trata de una lista de todo lo que hay que hacer como parte del proyecto. Pueden ser tareas, actividades, resultados o entregables.
• Funciones: Una lista de todos los puestos o funciones del equipo del proyecto, como director de proyecto, desarrollador y diseñador.

Las asignaciones son los puntos en los que los roles se encuentran en la matriz y se les asignan funciones específicas para cada tarea o entregable. Normalmente, se utiliza para ello un sistema de codificación como RACI (Responsable, Contable, Consultado e Informado) u otros nombres personalizados.

¿Cuál es la diferencia entre RAM y RACI?

La gente suele utilizar las palabras RAM y RACI para referirse a lo mismo, pero no son exactamente lo mismo. Esto es diferente:

RAM significa Matriz de Asignación de Responsabilidades. Es el término general para cualquier matriz que divida las tareas del proyecto en funciones y deberes. No tiene por qué tener un formato determinado, y pueden utilizarse diferentes sistemas de codificación para mostrar quién es responsable de qué. Por otro lado, la RACI es un determinado tipo de RAM que utiliza cuatro nombres clave para dejar claros los roles.

Matriz de asignación de responsabilidades – Gráfico RACI Resumen de características:

• Herramienta de gestión de proyectos en Excel
• Cree, asigne y gestione tareas y responsabilidades para un trabajo en equipo eficaz
• Área de impresión dinámica
• Notas informativas incluidas
• No necesita instalación, listo para usar
• Funciona tanto en Mac como en Windows
• Compatible con Excel 2010 y versiones posteriores
• No incluye código VBA ni macros